如何做好企業(yè)的文書檔案管理工作

伏濤

摘 要：本文從企業(yè)文書檔案管理工作的前提、文書規(guī)范管理的主要做法，及制定好文書檔案管理制度、提升文書檔案管理人員素質等方面闡述了如何做好文書檔案的保管和利用，對文書檔案管理工作提出了一些思考。

關鍵詞：文書檔案；管理；探索

文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一。國有企業(yè)尤其是中央企業(yè)，規(guī)范的文書檔案管理是單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據(jù)，也是單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，文書檔案是一項繁瑣、嚴密的工作，檔案材料記錄了各項工作制度和相關工作要求，為今后有序開展工作奠定了堅實的基礎，是領導決策的重要依據(jù)。在文書檔案已走向網絡化和數(shù)字化形勢下，如何做好文書檔案的管理工作，使之規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網絡化，不斷適應辦公室工作變化的需要，也是擺在礦區(qū)物業(yè)服務企業(yè)面前的一個值得研究和探討的熱門話題。總結以往的工作實踐，本文就如何進一步做好文書檔案管理工作，談幾點粗淺的認識和體會。

一、規(guī)范管理是做好文書檔案管理工作的基本條件

我們嚴格以檔案管理制度為依據(jù)，規(guī)范管理，加強文書檔案材料的收集簽別和歸檔整理工作，具體把好“三關”。一是把好材料“入口關”。根據(jù)文書材料分類，及時完善檔案收集網絡，做好檔案材料收集歸檔工作，提高收集網絡人員的業(yè)務知識，將《檔案材料收集歸檔的要求和范圍》印發(fā)給有關科室和相關部門，確保了材料能夠及時歸檔，嚴格按照《檔案材料收集歸檔規(guī)定》確定的收集范圍，認真遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，進行材料收集，做到集中收集、主動收集、避免錯收和漏收，對符合歸檔要求的材料方可分類歸檔，不符合歸檔要求的材料不予歸檔，以高度負責和嚴肅認真的態(tài)度，把好材料入口關。二是把好檔案“整理關”。為了使檔案整理工作做到全面系統(tǒng)，條理清晰，標準統(tǒng)一，做到了分類明確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、標準統(tǒng)一。 三是把好材料“登記關”。使檔案的提供利用符合程序。先后建立健全各類登記簿，真實、及時地登記了檔案材料的直借閱等基本信息。做到檔案無特殊情況不出檔案室。對因工作需要查（借）閱的檔案，必須持有本單位的審批單，同時填寫查（借）閱登記冊，經部門領導批準后，方可查（借）閱，做到在制度面前人人平等，秉公辦事，堅決維護了制度的嚴肅性。

二、創(chuàng)新思維是做好文書檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)

我們在實際工作中抓住關鍵環(huán)節(jié)，加強和提升了檔案基礎業(yè)務建設。1、是在收集上下功夫。認真研究和制定歸檔范圍，建立健全文件材料收集工作體系，按照誰產生、誰錄入、誰負責的原則，將檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交等責任落實到人，使應歸檔的文件材料處于受控狀態(tài)。2、是在整理上變思路。隨著檔案管理系統(tǒng)的上線及推廣應用，本著簡化整理、提高效率的原則，實現(xiàn)了由繁瑣為簡化的轉變。對文書類檔案實行按“件”管理，并采取紙質文件與電子文件同時歸檔的方法，大大減輕了整理工作量、提高了整理效率。3、是在保管上謀安全。以滿足“八防”要求為主要內容，積極采取有效的防范措施，加強內部治安管理，關鍵部位都安裝了視頻防盜監(jiān)控系統(tǒng)，添置了專用設備，檔案人員定期做好安全檢查和庫房內外溫濕度檢查，不斷改善保管條件；同時積極創(chuàng)造條件，壓縮辦公用房，使檔案庫房、檔案員辦公室分開，定期檢查保密制度落實情況，多年來無失泄密事件的發(fā)生。

三、制度完善是做好文書檔案管理工作的重要保證

我們以《中國石油天然氣集團公司檔案工作規(guī)定》、油田公司《檔案工作實施辦法》為指南，結合服務處檔案工作實際，制定了《興慶路綜合服務處文書檔案管理實施細則》，對檔案工作的管理職責、管理內容、工作流程、工作要求及考核標準都做了詳細的規(guī)定。同時，我們始終堅持以規(guī)范化、科學化和有效利用為目的，從完善和落實檔案管理制度入手，建立了相關制度和兩項職責，即：保密制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案銷毀制度、查（借）閱制度等，檔案管理部門工作職責及檔案工作人員職責，并在工作中嚴格執(zhí)行，杜絕失密、泄密事件的發(fā)生。

四、平時積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑

檔案材料的收集是文書檔案管理工作中最重要的一個環(huán)節(jié)，也是整個文檔整理的第一步，收集要及時、全面，并注意做到以下三點：1、是健全規(guī)章制度，2、是加強催收，對領導忙于其他事務而容易忘記返還的文件進行催收，必要時給領導提個醒；3、是年終歸檔，根據(jù)文檔登記表，檢查是否有缺漏歸檔資料，如有缺漏務必想法補齊。所以，平時就注意收集，并根據(jù)預立卷制度將檔案資料整理齊全，按時間順序或文件內容歸檔，這樣對歸檔工作具有事半功倍的作用。堅持把服務作為檔案工作永恒的主題，積極改進服務手段，促進檔案利用高效便捷。

結語：文書檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。endprint