關于目前石油企業檔案管理中存在問題分析

張明珠

摘 要：石油企業發展日漸成熟，正逐步向著現代化、規范化的軌道前進，作為企業內部管理系統的檔案管理工作也面臨著轉型的挑戰。本文將著重從石油企業檔案管理的地位、發展面臨的困境以及相應的解決辦法三個方面來對石油企業的檔案管理問題進行探討。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；問題；解決方案；現代化

一、加強石油企業檔案管理必要性簡析

石油產業是我國經濟發展的支柱性產業之一，認真做好石油企業的檔案管理工作，促進檔案管理的向現代化、信息化和網絡化方向發展，從微觀方面看能搞提高生產效率，從宏觀方面看對于貫徹落實科學發展觀，全面建設小康社會都都是非常必要的。企業檔案作為單位資產的核心組成部分，做好檔案管理工作是一個企業建設要做大做強的基礎性建設環節。所說的石油企業的檔案，指的是石油企業在生產經營活動的最原始的記錄，既反映了石油企業的運營和盈虧狀況，體現了企業的發展歷程，同時也涵蓋了企業的諸多科技資源和知識信息，隱含著諸多的商業機密[1]。檔案管理的重要性在石油企業中表現的尤為明顯。因為石油企業一方面涉及的生產部門多，生產程序繁瑣，有效的檔案管理制度能夠實現資源的高效整合與發掘，另一方面，石油作為我國的支柱性產業，很多核心檔案屬于國家機密，傳統的紙質檔容易丟失或者毀損，給企業和國家帶來難以估量的損失代價。

二、現階段石油企業檔案管理問題透視

1、檔案管理被重視程度不夠

很多人認為，石油企業作為一個以資源輸出和加工為主要職能的企業，工作的重點只有產量和效益。認為檔案管理工作只是簡單的文字保管工作，不需要耗費太大的人力物力，也不需要頻繁的更新換代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是企業效益的重要保證[2]。正是由于一些人對于檔案現代化管理缺乏正確的認識，仍然采用傳統陳舊的檔案管理方式。嚴重影響了企業生產效率的提高。

2、檔案管理硬件設施不齊全

許多人認為所謂的現代化檔案管理，不過是把傳統的以紙質為主的記錄轉化為用電腦記錄。其實檔案管理工作遠不止做表和文檔這么簡單。正是出于這樣的誤解，公司企業往往會忽視硬件設備的投入，設施不齊全，很多檔案館甚至連必備的切刀和統一的檔案夾都沒有備置齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無法為企業提供高質量、高效能的服務。

3、石油檔案管理工作普遍缺乏專業部門和現代化人才

檔案管理要實現現代化首要的任務就是實現人才的現代化。檔案管理工作要求從業人員能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。而在現在的大多數石油企業中，石油管理人員多是“半路出家”，并沒有系統的學習過檔案管理專業，甚至有一些是身兼數職，僅利用閑暇時間處理檔案工作。正是由于從業人員不具有專業性，認為檔案工作就是簡單的資料收集和整合，所以導致檔案管理工作遲遲沒有取得長足的進步，許多先進的現代化方法沒有被及時的運用到工作中去，犧牲了企業效率。此外還有相當一部分的石油企業沒有專門的檔案管理部門，被合并在其他部門之下[3]。由于人才和部門缺乏專業性，無法把握企業的檔案管理全局，導致一些重要的資料流失，無關緊要的檔案反而被留存下來。

4、石油企業檔案管理信息化、網絡化進程推進緩慢

檔案管理現網絡和信息化是檔案管理工作大勢所趨，也是最終的發展方向。但從現階段來看，石油企業的信息化進程是比較滯后的，大多數檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺現代化設備那么簡單，而是要物以致用，既然實現了電子化，就要發揮電子網絡所特有的信息共享功能。

5、電子檔案自身的安全問題

企業檔案管理脫離紙質媒介是發展的必然趨勢，但由于電子檔使用了特殊載體，因此大大增加了信息安全的風險因素。電子檔案的安全主要分為兩個方面，一是傳輸過程的安全性，也就是網絡安全性問題，網絡傳輸一方面使得信息在大范圍內廣泛傳播得以共享，但同時網絡黑客和無孔不入的計算機病毒也給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。信息容易泄露也容易被刪改，并且不容易留下痕跡難以被察覺，更增加了企業的隱形風險。另一類風險指的是電子檔案一般以光盤和磁盤為載體，這一類載體的性能不穩定，不具有人為可控性，容易出現檔案失真等突發問題。并且這類特殊載體對于儲存條件要求也較高，像是極端溫度、潮濕、消磁等等問題都會造成載體失真進而引起數據的丟失。

6、對于檔案管理沒有形成健全的評估體系

很多企業對檔案管理處于“放養”的狀態，并沒有形成健全的管理體系，未執行崗位責任制，對檔案的管理工作欠缺了解和準確分析。

三、針對上述問題的解決方案

筆者經過長期來對石油企業檔案管理工作的觀察和分析，認為今后的企業檔案管理主要有三方面的發展方向：即“信息化”、“規范化”和“安全化”。下面將圍繞這三個發展方向展開。

1、提高檔案管理人員的專業素質，實行崗位責任制度

要想做好企業的檔案管理工作，第一步就應當從人才抓起，因為隨著現代化的發展趨勢，必將對工作人員的素質提出越來越高的要求。首先是要將檔案管理部門獨立起來，安排專人負責該項工作，實行崗位責任制。再者就是要對已經上崗的檔案管理人員組織定期培訓，既包括專業知識培訓也包括安全意識、信息共享意識的培養。在今后吸納新的檔案管理人員時，應著重招聘那些具有長期工作經驗、系統學習了檔案處理知識的人才。

2、加快硬件設施的完善，由外到內逐步推進現代化

設備的現代化更新需要資金支持，應當喚起企業管理層對于檔案工作的重視。要及時配備檔案現代化所必有的互聯網設備、掃描儀、計算機、光盤刻錄機等現代化的辦公機器設備，要充分利用現代科技，特別是光盤技術、微縮技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快推動檔案管理的信息化規范化進程。

3、嚴格規范石油企業的檔案管理制度

逐步實現規范化管理，沒有規矩不成方圓，如果檔案管理始終無法可依、無章可循，就難以走上規范化管理的道路。檔案管理規范化的目標是要建立最符合企業運營至于的檔案管理流程，指定與之匹配的評價標準。并且在標準最終確定之前，充分吸取采納其他相關部門的意見，促進各部門之間的協同合作和相互監督。

4、采取相關措施做好石油企業檔案的安全性防護工作

石油企業作為國家的支柱產業，應當響應國家號召，做好企業核心機密的保密工作。保護知識產權和商業機密。對于一些特殊載體，尤其是通過互聯網渠道傳輸的檔案文件，更要重點防護。加強對電子檔案的保管，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備，做好防塵防潮燈相關工作。同時謹慎起見，對于關鍵文檔還要做好數據備份工作。

結束語：在新的歷史階段，身肩國家經濟發展命脈的石油企業應當及時拋棄陳舊、低效的檔案管理模式，轉變發展觀念，培養管理人才，更新技術設備，推進現代化信息化和安全化進程，讓檔案的科學管理助力中國石油的快速發展。

參考文獻：

[1] 姚云霞.淺談企業中的檔案管理[J]. 中小企業管理與科技(上旬刊). 2010(11)

[2] 趙艷萍,伍明慧.做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考[J]. 哈爾濱職業技術學院學報. 2008(03)

[3] 李萍.淺談人事檔案管理中存在的問題及建議[J]. 東方企業文化. 2010(15)

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