淺析信息管理與企業秘書工作

沙爾拉

摘 要：社會主義市場經濟的發展，社會主義制度的建立與完善，使得我國的企業發展逐步成熟壯大，而秘書工作作為企業管理工作中必不可少的一部分，也面臨著諸多的挑戰。中國自加入WTO后，與世界接軌增多，企業信息化的發展也迅猛發展，將信息管理技術運用到企業秘書工作中，以增加自己在市場上的競爭力、爭取利益最大化，成為每個企業追求的目標。

關鍵詞：信息管理；秘書工作；企業管理；信息化

隨著我國市場經濟的發展，信息社會化給企業文秘工作的開展帶來了契機，計算機、網絡等現代化的電子工具對企業文秘的辦公產生了深淵影響。本文從介紹現代信息管理在我國發展狀況為基礎，詳細介紹了企業秘書工作在我國的發展趨勢與特點并提出了如何做好秘書的幾點建議，在此基礎上，深入探討了信息管理在企業秘書工作中的發展與應用。

一、現代信息管理在我國的發展

信息是主體所感知的能夠反映事物運動狀態及其變化特征的內容，是具有特定含義的數據，而管理信息系統則是以人為主導的，并利用計算機硬件、軟件、網絡通訊設備以及其他設備，進行采集、傳遞、儲存、加工、維護和利用的人機系統。現代信息管理作為信息系統管理的一部分，對我國企業尤其是秘書工作的開展提供了便利。信息技術孕育知識經濟，隨著信息化技術的快速更新發展支撐著現代企業的良好發展與未來道路的走向。

信息化發展已經成為我國制造業轉型升級的必走之路。信息化管理可以讓企業在未來發展的道路上走得更加長遠長久。

不過，我國現有許多企業還未看見信息化管理的優勢，不能清晰認識到信息化管理對于現有企業發展的一個助力。或者說只有一部分大型企業才開始引進信息化管理的理念，逐漸將信息化理念滲透到企業的內部，但是這僅僅是一部分的企業而已。所以我國企業中，信息化管理仍存在較大的問題，提高企業管理的信息化還是需要很長一段的路要走。在未來企業發展道路上，企業信息化管理是企業發展的一個必然趨勢。

二、企業秘書工作在我國的發展趨勢與特點

所謂秘書，是指組織或者主管的助手，其任務是在認可的職權范圍內，提供輔助工作于綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。秘書既是一個古老的職業，又是發展前途十分廣闊的職業，它隨著時代的前進而前進，隨著社會的發展而發展。我國現有的秘書制度并不完善，相對于國外一些先進的秘書制度而言，我國公司里的秘書并沒有相對而言那么多的法律地位和權力；因此，進行秘書制度的改革，為秘書工作立法，科學的確定秘書的地位，重新明確秘書的職權范圍，是我國秘書工作與世界接軌的主要措施。秘書工作的不規范，大部分行業都需要秘書這一職業的人來進行一部分工作，為行業帶來一定的收益與發展。但是我國大部分的秘書工作者對此項工作還是存在一些隨意性和跟隨自己的經驗性來進行工作。我國之后的秘書工作定會進行法律制度的完善、秘書工作的規范、秘書工作公文的統一標準、實現秘書工作手段的現代化。隨著時代的腳步，秘書工作的發展一定會更加完善、秘書一定會作為輔助管理的角色存在于企業之中。

三、如何做好企業秘書

企業秘書主要指在公司企業中工作的秘書職業。企業秘書的日常工作有：

第一，日常事務性工作。主要指秘書在沒有上司指示、授意和監督下履行的常規性工作。

第二，指派性工作。主要指上司臨時交辦的事項。這些工作大多時間緊、要求高，無慣例可循，綜合性強，要求秘書弄清上司的意圖，搞清工作的程序要求、時限，并能很好地分清主次，統籌兼顧，合理安排，準確、高效地完成。

第三，獨創性工作。是指秘書運用創造性主動性和積極靈活的工作態度和方法來幫助上司，根據公司的各項計劃和管理工作的某些可預見性的特點，積極挖潛，搶先做好某些工作。

作為一個合格的企業秘書，必須牢固樹立十種企業意識：學習意識、奉獻意識、嚴謹意識、效率意識、創新意識、超前意識、保密意識、形象意識、全局意識、守紀意識。存在意識就會存在發展的腳步，意識錯誤，腳步就會混亂，輕者停滯不前，重者企業破產。除去意識，秘書還必須具備并不斷提高的四種素質，過硬的政治素質幫助秘書人員在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學正確的方法處理日常事務；扎實的文字功底幫助秘書人員輕松撰寫材料；過硬的技術素質會滿足日益發展的現代化秘書工作要求；健康的身體素質有利于秘書工作的平穩順利的進行，促進企業內部的管理工作更加順利的發展。

四、信息管理在企業秘書工作中的發展與應用

信息化管理已然在現代企業管理中占有較大的份額，實施企業信息化管理是企業發展到一定程度時的必然需求，加快企業信息化步伐，促進信息經濟與傳統經濟的融合，是推進企業技術創新、管理創新和制度創新的有效手段，是企業獲得競爭優勢的最佳選擇和必由之路。進行信息管理必須進行秘書的信息管理意識的提高和工作態度、心里素質的培養。信息管理在企業秘書工作中的必須做到以下工作：（1）踏踏實實做好本職工作。做秘書，最根本的一條就是實事求是，盡心盡責的工作。（2）不斷強化信息管理意識，加強秘書在平時的工作中運用信息管理進行秘書工作。（3）實事求是，恪盡職守。只有不斷完善與加強本身的素質，才可以成為一個合格的秘書。

五、總結

通過以上研究與分析，不難發現，秘書工作在企業管理中扮演著重要角色，企業的健康穩定發展離不開完善的管理機制和高素質的秘書工作人員。企業秘書作為企業管理輔助的存在，必須要全力發揮秘書存在的作用。現有企業秘書工作存在各類的不足，在今后企業的發展中，秘書工作一定會更加盡善盡美，不斷發展，不斷進步。在未來的企業發展中，秘書工作是必不可少的，所以發展企業就要發展秘書，跟隨著企業的未來發展腳步進行。

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