G公司采購管理

付楚楚

摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的一體化，企業(yè)所面臨的環(huán)境發(fā)生了重大的變化。企業(yè)為了加強(qiáng)自身的競爭力，越來越重視采購成本，以提高公司盈利；也越來越重視采購進(jìn)度，以加速公司現(xiàn)金流動。尤其對于制造型企業(yè)，傳統(tǒng)的采購管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)開利公司的生產(chǎn)經(jīng)營，必須作為一個項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)處理，即運(yùn)用采購管理的思路，結(jié)合各種具體采購管理的方法來改進(jìn)制造型企業(yè)的采購流程和供應(yīng)商評價(jià)體系。

關(guān)鍵詞：采購管理模式；采購管理；供應(yīng)商評估體系

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和全球日益激烈的企業(yè)競爭，企業(yè)面臨著嚴(yán)峻經(jīng)濟(jì)形勢，而中國隨著人口紅利及低成本優(yōu)勢的逐漸消失，正處于產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型的特殊時(shí)期，走出國門的中國企業(yè)如何構(gòu)建競爭優(yōu)勢？是中國企業(yè)高層管理者不可避免的緊迫問題。

2 采購管理的作用

（1）保障企業(yè)以“最低的運(yùn)營成本”實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在保證質(zhì)量的前提下，適時(shí)適量地保證供應(yīng)。

（2）協(xié)調(diào)供應(yīng)商，管理供應(yīng)鏈。資源市場是企業(yè)的生命線，供應(yīng)商管理是采購的重要工作之一。

（3）保證企業(yè)利潤，提高企業(yè)資產(chǎn)收益率。這一作用主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，通過有效控制采購成本，可以提高利潤率；另一方面，通過加強(qiáng)采購管理，可以準(zhǔn)確把握采購數(shù)量和采購期，降低庫存，從而提高資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率。

（4）其它間接作用。如：采購部門作為信息源的作用；采購對效率、競爭地位以及企業(yè)形象的影響；采購領(lǐng)域提供的管理培訓(xùn)；采購在制定管理戰(zhàn)略、競爭戰(zhàn)略及公司政策中的作用等等。

3.G公司采購管理問題

（1）采購組織和業(yè)務(wù)流程問題

目前G公司各工廠的采購部門直接報(bào)給其所在工廠的總經(jīng)理，與公司其他分廠沒有從屬或報(bào)給的聯(lián)系。各分廠的采購獨(dú)立工作，相互之間沒有固定的聯(lián)絡(luò)接口。組織機(jī)構(gòu)上缺少一個中心部門的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，這造成很大的操作困難。這些困難是：需求信息，供應(yīng)商資源無法共享，采購政策不統(tǒng)一；無法做好供應(yīng)商資源開發(fā)計(jì)劃和進(jìn)度，通過全球采購來實(shí)現(xiàn)降低成本的目標(biāo)執(zhí)行。而根據(jù)流程，由于是沿用其他工廠的流程，其一：根據(jù)計(jì)劃需求與采購流程，采購的漲價(jià)流程審核過于繁瑣，需要采購經(jīng)理，成本分析，總經(jīng)理，和亞太地區(qū)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，往往會耽誤正常的下單時(shí)間以及交貨期。其二：根據(jù)收貨與采購流程：采購貨物的送達(dá)，是采購人員來簽收，產(chǎn)品到檢驗(yàn)后出現(xiàn)數(shù)量的缺失，無法判斷是哪一方的責(zé)任。

（2） 供應(yīng)商管理問題

目前G公司采用同一個供應(yīng)商選擇評估表對所有的供應(yīng)商進(jìn)行評估及管理，通過比較供應(yīng)商總得分的高低來對供應(yīng)商進(jìn)行排名，進(jìn)而以此為唯一標(biāo)準(zhǔn)確定采購合作的對象。這種完全基于打分的評價(jià)方式人為的因素太大，評分結(jié)果側(cè)重供應(yīng)商總的排名，對不同供應(yīng)商滿足G公司對不同物料特性需求的對比性根本就無法體現(xiàn)。

（3）管理信息系統(tǒng)問題

繁雜的文檔工作、不合理的處理流程。和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)往來仍進(jìn)行著大量煩瑣的文檔工作，使得采購人員還必須投入大量時(shí)間與精力做文本工作，轉(zhuǎn)移其工作重點(diǎn)，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)。采購信息流轉(zhuǎn)速度過慢，采購流程過于復(fù)雜，審批手續(xù)多，單據(jù)流轉(zhuǎn)慢。

4. 采購管理優(yōu)化

（1）G公司采購組織優(yōu)化

當(dāng)一個企業(yè)的業(yè)務(wù)活動分散在各分廠，就出現(xiàn)了協(xié)調(diào)問題，很大公司采取了集中式采購的模式。對G公司來說，交貨的集中采購模式應(yīng)為協(xié)調(diào)式集中采購，各個廠的采購人員更清楚當(dāng)?shù)毓?yīng)商，對緊急需求做出更快的反應(yīng)，更嚴(yán)格的控制，這樣，通過全球采購部門的協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)，既可以得到規(guī)模采購的價(jià)格優(yōu)勢和充分利用集團(tuán)庫存，還保持本地采購的靈活性，改進(jìn)的組織結(jié)構(gòu)參考模型。 G公司增加了總部的協(xié)調(diào)式集中采購的功能，即在集團(tuán)總部設(shè)立中心采購部門來協(xié)調(diào)不同廠間的采購需求，這種組織結(jié)構(gòu)根據(jù)物料特點(diǎn)，分別采取集團(tuán)集中購買貨分散的本地購買，既有聯(lián)合購買的實(shí)力優(yōu)勢，也有分散的各工廠進(jìn)行快速反應(yīng)的本地采購靈活性。

（2） G公司采購流程優(yōu)化

ASME表格是由美國機(jī)械工程師學(xué)會（American Society of Mechanical Engineers）提出的，ASME表格可以描述現(xiàn)有流程，記錄了流程中各環(huán)節(jié)的活動內(nèi)容、耗用時(shí)間及該項(xiàng)操作對整個流程的貢獻(xiàn)等。此方法的最大優(yōu)點(diǎn)是可以清晰的表達(dá)流程中的各個活動是否是增值活動，并清楚的顯示了非增值活動所在的環(huán)節(jié)，從而有利于我們后續(xù)對流程優(yōu)化工作的設(shè)計(jì)。ASME表格中橫排部分，將流程中的各活動分成了三大類：增值活動、非增值活動、可疑活動。其中可疑活動又分為：檢查、輸送、耽擱、存貯。“增值活動”是必不可少的、對整個流程起貢獻(xiàn)的關(guān)鍵活動，“非增值活動是非必要的、對整個流程沒有貢獻(xiàn)的活動，這是流程再造的重點(diǎn)考慮對象。“檢查”是指對數(shù)量和質(zhì)量的檢查；“輸送”代表人員、物料、文件及信息的移動；“耽擱代表在相繼的操作之間暫時(shí)的存放、耽擱或停滯；“存貯”代表受控存貯，如文件歸檔等操作。

（3）G公司采購信息系統(tǒng)改進(jìn)

在實(shí)施采購的過程中，一個關(guān)鍵的問題就是，供應(yīng)商和企業(yè)間各個部門保持信息的暢通。而要實(shí)現(xiàn)這點(diǎn)，就需要建設(shè)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以便讓供應(yīng)商能第一時(shí)間共享企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃和查詢更新后的產(chǎn)品需求日期和需求數(shù)量。為此，G公司特別建立了面向供應(yīng)商開放的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)平臺，方便供應(yīng)商查詢各項(xiàng)信息的網(wǎng)站的建立，體現(xiàn)了信息在采購中的重要性：

（1）信息加密

每個供應(yīng)商都需要注冊后，才能得到用戶名和密碼，從而有權(quán)進(jìn)入供應(yīng)商網(wǎng)站，這樣保護(hù)了供應(yīng)商和G公司企業(yè)之間的機(jī)密信息，避免供應(yīng)商和G公司受到損失。

（2）詢價(jià)和報(bào)價(jià)的確認(rèn)

（3）訂單接受和確認(rèn)

（4）生產(chǎn)過程中的不符合報(bào)告的提交

在這個網(wǎng)站，供應(yīng)商每天能夠查詢到屬于自己的訂單，并確認(rèn)自己的交期給G公司。這個操作縮短了供應(yīng)商的反饋時(shí)間，也使雙方能第一時(shí)間互相了解對方的生產(chǎn)信息，以便更緊密的合作，加深了彼此的信賴。也是供應(yīng)商及時(shí)獲得了G公司所需要物料的信息，對自身的生產(chǎn)進(jìn)度及時(shí)作出調(diào)整。

（1）查詢發(fā)票

供應(yīng)商能根據(jù)自己的發(fā)票號，在網(wǎng)站上查詢G公司的付款日期。方便了供應(yīng)商根據(jù)收款日期來合理支配現(xiàn)金流，避免因付款問題造成爭執(zhí)。

（2）下載培訓(xùn)資料和相關(guān)信息

供應(yīng)商通過這個網(wǎng)站，能夠第一時(shí)間的了解G公司的最新供應(yīng)鏈和采購管理的信息，也能及時(shí)的從網(wǎng)站下載相關(guān)的G公司的培訓(xùn)資料，調(diào)動了供應(yīng)商參與G公司的積極性，是大家取得一致的目標(biāo)。

綜上所述，面向供應(yīng)商的采購數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的建立，為G公司采購管理的順利實(shí)施打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)，也利于供應(yīng)商和G公司建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

5 結(jié)語

經(jīng)過對G 公司采購管理存在問題的研究，結(jié)合公司所在行業(yè)與市場需求的特點(diǎn)，企業(yè)若能從長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略角度考慮，企業(yè)實(shí)施.，實(shí)施采購管理是必須的，也是有條件實(shí)現(xiàn)的。經(jīng)過不斷地優(yōu)化改進(jìn)，G公司有很大改善。

參考文獻(xiàn)

[1]甘華鳴. 采購[M].北京：中國國際廣播出版社， 2002：P6.

[2]王槐林. 采購與庫存控制[M].北京：中國物資出版社， 2002：90-200.

[3]馬士華.供應(yīng)鏈管理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社， 2000：239-252.