議企業(yè)檔案強化管理與精細化管理

張璐

摘 要：企業(yè)檔案與企業(yè)的利益有直接的相關性。本文從企業(yè)檔案管理出發(fā)，深入探討了企業(yè)檔案的強化管理以及精細化管理的措施。其中加強制度管理以及工作人員的管理是檔案管理的重要工作。

關鍵詞：企業(yè)檔案；強化管理；精細化管理

企業(yè)檔案主要是用來記錄企業(yè)發(fā)展的歷程的，是企業(yè)向前發(fā)展的重要參考依據(jù)，因此它對企業(yè)經濟發(fā)展有著重要的影響[1]。加強企業(yè)檔案管理如今也越來越受到企業(yè)高層管理人員的重視，完善好檔案管理也是目前亟待解決的問題。

1.企業(yè)檔案強化管理措施

1.1 工作人員樹立好良好的工作作風

企業(yè)檔案管理工作是很神圣的職責，因為他們經常接觸企業(yè)重要的商業(yè)機密，如果企業(yè)的商業(yè)機密在沒有加強管理的情況被泄漏出去，這將會給企業(yè)帶來巨大的損失。因此企業(yè)涉密檔案的管理應該要嚴加規(guī)范。要提高檔案管理工作人員的素質修養(yǎng)以及責任意識，督促工作人員形成嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。檔案管理工作人員要提高警惕意識，避免在特殊場合中收人誘導，將頭腦中的企業(yè)檔案泄漏。在檔案整理過程中，要有序對檔案管理和存放，在企業(yè)中會涉及到很多種類的檔案，如果沒有對其合理地整理，日后勢必會造成不必要的麻煩。

1.2 對庫房硬件措施完善

庫房是存放檔案的場所，因此在加強檔案管理工作中必須加強對庫房的硬件設施的規(guī)范和維護[2]。按照國家相關法規(guī)規(guī)定，檔案庫房的設立必須單獨興建。庫房的基礎設施必須能夠起到防盜的效果，因此防盜窗以及防盜門的標準級別要高于一般建筑的要求，同時還要對防盜窗門進行加固，不給不法人員任何投機取巧的機會。另外監(jiān)控設備也要加強建設，庫房內外要多角度的安裝攝像頭。檔案庫房要與一般的辦公室以及閱覽室分開，并且檔案庫房的管理要設置專員，同時也要配設保安人員。制定嚴格的規(guī)章制度加強對企業(yè)內部工作人員的防范并且禁止一切無關人員的進入。提高防火意識，火災對于檔案庫房是毀滅性的，因此防御庫房火災十分有必要。在庫房內要配備齊全的消防設備，選用對檔案資料無破壞的滅火器，同時要加強管理工作人員的消防滅火措施的培訓。

1.3 加強檔案的保密工作

有資格借閱企業(yè)檔案的人員必須要根據(jù)合法、合理的程序才能進入檔案室。因此借閱人員應該要記錄自己的節(jié)約時間以及節(jié)約內容、在借閱之前要經過責任部門以及制定責任人的審核并簽字。管理工作人員在借閱結束之后要及時核對避免檔案資料遺失造成泄密。如果有發(fā)現(xiàn)泄密的情況一定要做好泄密補救工作。管理人員壓迫對檔案的內容和作用進行仔細的分析和科學地鑒別，鑒定檔案材料的保存價值以及保管期限，如果在保管時間內企業(yè)的資料唄泄漏會造成嚴重的經濟和名譽受損。

2.企業(yè)檔案精細化管理的措施

2.1 管理制度的貫徹落實

對于檔案管理的操作程序、監(jiān)督管理、責任落實等等規(guī)則必須要完善且細化。同時也要借助如今運用在檔案管理工作中的高科技技術加強管理和防范，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作要進行嚴格監(jiān)督和制約。中型企業(yè)以及大型企業(yè)中都會制定相關的《公司法》《保密法》《檔案法》，但是這些法規(guī)只是對公司事務的全局管理，對于精細化管理還是會存在缺陷[3]。因此在基于上述法規(guī)中，根據(jù)檔案管理的實際情況制定《檔案管理制度》《檔案利用制度》等一系列的檔案管理細則。這制度對檔案管理也許會比較繁瑣，但是必須要求管理人員嚴格按照公司規(guī)章制度嚴格執(zhí)行，不能因為同事之間的關系而疏忽了對制度的執(zhí)行。另外制度執(zhí)行要有易于操作并且不悖于公司的其他法規(guī)。

檔案工作人員要根據(jù)細則規(guī)定做好檔案收集、整理、編訂、保管、使用、解密以及這一系列的相關工作，在制度的嚴格約束下能夠督促工作人員不會在其中的任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生失誤，造成檔案資料不全或者檔案泄漏這些問題。如今的檔案資料載體形式更加豐富多樣化，雖然方便于檔案保存，但是對這些載體的保存會有比較大的麻煩。因此正對載體的管理要根據(jù)國家不同等級的機密保管制度，對這類檔案進行分門別類的不同等級管理。對于特殊的檔案需要更加嚴謹?shù)墓芾恚嚓P人員在結束后要經過管理員的嚴格審核和及時整理，嚴格禁止摘抄和復制等對檔案安全造成的威脅的情況。

2.2 審查工作的精細化

檔案管理審查工作也是防止工作人員工作的疏忽大意的有效措施，并且審查工作的越嚴謹檔案管理工作也就也就會越完善。在制度上防范以及技術上對檔案泄漏的方法都不可能做到十全十美的效果，只有工作人員的責任態(tài)度才是對檔案保密工作的關鍵因素。消除工作人員的有心竊密以及無知泄密需要管理人員對相關管理人員的思想教育以及嚴格的審查制度。工作人員定期對檔案收集，檔案整理、檔案借閱審核、密級管理和檔案的銷毀工作要嚴格核查，檢驗管理工作是否在規(guī)章制度中運行，統(tǒng)計的數(shù)據(jù)是否有誤、借閱程序是否合理等。核查是對管理工作的更加精細化的管理，在嚴格的管理下，檔案管理人員在日常生活中也會加強警惕，避免被他人利用，同時也能提高工作責任意識，完善好各項管理工作。管理工作人員的內部審查和監(jiān)督也是比較有利的管理措施，能夠提升整個團隊的責任意識，保證工作人員從內心深處消除不良念頭。

3.結語

檔案管理工作如今受到各大企業(yè)的重視，特別是重要產業(yè)的國有企業(yè)。檔案損壞或者泄密都會對企業(yè)造成難以估量的財產損失，嚴重還會造成國家利益受損，因此要加強對企業(yè)檔案的強化管理以及精細化管理，杜絕檔案管理工作出現(xiàn)問題。

參考文獻

[1]王巍.全面落實科學發(fā)展觀促進企業(yè)檔案工作可持續(xù)發(fā)展[J].機電兵船檔案.2009（01）

[2]黃肖青.企業(yè)檔案工作標準化建設的意義、價值與實施路徑[J].上海檔案.2010（09）

[3]連彬.精細化管理加強企業(yè)內部控制[J].現(xiàn)代經濟信息.2009（24）endprint