淺議如何做好基層單位人事檔案管理工作

杜猛

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，扮演著十分重要的角色。它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的軌跡，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵、懲罰等方面的原始記錄。人事檔案管理按照科學的方法整理、分類、保管，為組織人事工作提供服務。因此，應結合單位自身特點，培養檔案管理專業人才，創新人事檔案管理工作，以提供更加優質的服務。

關鍵詞：基層單位；人事檔案；人才信息；檔案管理

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）15-0096-02

1 人事檔案工作的重要性

人事檔案是我國人事管理制度的重要特色，它是記載個人身份、學歷、資歷和德、能、勤、績、廉等方面的證據，與個人待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡和單位選拔使用干部的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。人事檔案工作是人事部門工作中的重要組成部分，它直接影響到干部職工工作的效率和質量，同時，也是衡量一個單位、一個部門干部職工工作水平的標志之一。無論在什么條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、保管等人事檔案工作。因此，要正確認識人事檔案的價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用。

2 創新管理工作和提高管理水平

2.1 提高認識，加強領導

檔案工作是一項默默無聞的工作，但如果對這項工作的重要性認識不到位，它就很容易被忽視。因此，單位領導的重視和支持，是做好人事檔案工作的前提。單位領導要提高認識，把檔案工作放在單位職工隊伍建設的高度來對待，納入到議事日程，建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促。形成“主要領導重視抓、分管領導負責抓、檔案人員具體抓”的良好格局，確保檔案工作有人抓、有人管、有人開展。逐步探索、建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性、定量考核，分級、分類指導，等級升降的動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化。

2.2 充實力量，提升素質

檔案工作人員在人事檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，建設一支高素質的檔案管理人才隊伍，是提升檔案管理水平的根本。因此，必須加強人事檔案工作的力度，提高人事檔案管理人員的素質，選擇具有責任心強、勤于學習、忠于職守、嚴守機密、甘于寂寞、不計名利和職業道德過硬并掌握相關理論知識的人員從事檔案管理工作。做好人事檔案管理人才的培養，充分發揮他們的積極性和創造性，并從工作和生活上關心他們。做到每隔2年對檔案管理人員進行一次業務知識和技能培訓，重點培訓檔案管理業務知識。通過系統培訓，使他們不斷豐富專業技術、管理知識，完善現代化管理手段，增強創新意識，了解管理檔案的重要性，增強責任心。發揮檔案人員的“傳、幫、帶”作用，切實提高檔案操作的水平。

2.3 建章立制，規范管理

制度建設是做好檔案管理工作的保障，人事檔案是一項頭緒多、瑣碎、繁雜的工作，如果沒有制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，要建立健全單位人事檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉遞等各項規章制度，做到制度上墻。全面推進人事檔案規范化的裝訂工作，為了避免重復勞動，保持美觀，切實做到分類準確、編排有序、目錄工整、加工規范、裝訂整齊，確保達到完整、真實、條理、精煉、實用的規范化要求。此外，嚴格執行人事檔案管理制度，規范運作，避免人事檔案涂改、遺失等狀況出現，做到制度落實、操作規范、便捷查閱。

建立人事檔案信息系統，提高管理服務水平，充分利用先進技術和手段管理人事檔案，對檔案庫房內人事檔案進行快速查詢、瀏覽、編輯、刪除和統計。與此同時，將逐步建立、完善個性化人事檔案信息管理系統，把人才信息數據化，能夠充分呈現人才優勢，進而實現對人才、人事信息的科學管理和維護工作，使人事檔案管理人員將更多精力投入到更高層次的、更富創造力的管理服務中，為組織選人、用人提供準確、全面的信息。同時，還要建立責任追究制度，對私自涂改檔案、報送虛假材料等，要追究相關材料填寫人、主管領導的責任。

2.4 嚴格程序，狠抓落實

全面規范單位工作人員人事檔案的查、借、用、轉等管理程序，堅決做到“五不查、四不借、三不轉”。五不查即無介紹信不查，非正式黨員不查，涉及本人不查，牽扯親屬不查，未經批準不查；四不借即未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借；三不轉即個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉。此外，為防止單位人事檔案泄密和丟失現象發生，檔案管理人員嚴格按照相關規定，堅持做到定期、不定期地予以核對，確保做到人檔相符。

2.5 檔案內容，收集充實

檔案材料形成的各個環節中，收集工作在整個人事檔案管理工作中占有十分重要的地位，是人事檔案工作的重點和關鍵環節，也是人事檔案工作的難點和重點。具體分為以下三個方面：①建立干部職工工作業績檔案，及時將干部職工的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況歸檔，為干部職工考核提供必要的依據。②重點收集干部職工個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，并通過這些內容，把干部人事檔案變成反映干部職工真實面貌的“鏡子”，記錄干部職工成長的“錄像”，以便組織全面了解干部職工。有條件的還應向上級部門推薦優秀人才，把人事檔案庫變成人才信息庫，把沉默的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。③要轉變思想，變坐等材料為主動索取材料，經常對檔案進行清查，建立缺少材料臺賬，催促相關單位及時補交。嚴把材料審核關，堅決做到審核不合格的檔案不接收，材料不符合要求的不歸檔。

3 加強人事檔案的保密工作

保密工作是檔案管理中的一項重要工作，貫穿了檔案收集、整理、利用、保存的各個環節，是維護檔案安全的重要手段，是檔案事業持續、科學發展的重要保障。人事檔案管理部門保管著大量人事檔案材料，涉及職工個人資料，有很多涉密內容。一旦出現泄密，不但造成個人隱私的泄露，還會影響單位的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門的重要職責。

4 加強信息化建設

隨著網絡技術的飛速發展，檔案管理作為信息源的重要組成部分，必然成為單位精細化管理不可或缺的部分。檔案管理具體分為以下兩個方面：①扎實推進人事檔案信息化、職工的人事檔案信息庫的建設。鑒于人事檔案的動態性、保密性、嚴肅性，對干部職工個人信息要實行動態管理。根據工作變動情況，對其工資、職級、學歷、崗位變動、獎懲、業績等動態信息適時更新，確保檔案的時效性、真實性和準確性。充分發揮現代信息技術在人事檔案管理工作中的作用，建立干部職工電子信息檔案，提升查閱效率。②建設信息化檔案管理人才隊伍。在信息時代，檔案管理人員的工作對象從有形的檔案實體擴展到數字代碼，工作方式也從傳統的檔案管理模式演變為網絡管理模式，工作角色也從被動管理檔案轉變為主動提供檔案服務。

面對檔案信息化帶來的挑戰，應加強單位檔案人力資源建設，具體分為以下兩個方面：①檔案工作者應該不斷學習信息技術、網絡技術，適應檔案信息化時代的新要求；②要加快引進與檔案管理工作直接相關的檔案業務工作者、檔案行政管理人員以及檔案系統開發人員，完善檔案管理人員結構。培養出一支思想過硬、作風扎實、樂于奉獻、業務精通的復合型檔案管理人員，從而實現單位人事檔案管理工作信息化建設新的飛躍。

〔編輯：張思楠〕