基于高校收費流程再造視角的高校收費管理系統(tǒng)自動化、一體化

福州大學(xué)計財處 福建福州350108）

一、引言

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的興起，越來越多的信息手段被運用到高校財務(wù)工作中，高校財務(wù)信息尤其是收費信息如何有效融入高校數(shù)字化校園建設(shè)平臺體系，如何利用數(shù)字化校園信息平臺，實現(xiàn)收費管理自動化、一體化，解放大量、繁重復(fù)雜的原始和傳統(tǒng)的手工操作，提高工作效率，提高高校收費管理水平，已成為高校財務(wù)信息建設(shè)亟待解決的重要問題。

本文在充分研究高校收費系統(tǒng)及業(yè)務(wù)操作流程的基礎(chǔ)上，以信息化建設(shè)需求為出發(fā)點，梳理現(xiàn)有收費業(yè)務(wù)流程，研究信息化背景下高校對學(xué)費管理系統(tǒng)的新需求，提出新的拓展思路，以求達(dá)到收費系統(tǒng)的整合和統(tǒng)一，推進(jìn)高校收費自動化、一體化的建設(shè)。

二、高校收費管理自動化、一體化建設(shè)的意義

伴隨著高校后勤社會化改革的深化及招生規(guī)模的逐年擴大、收費項目的增加、收費范圍的擴大，高校收費業(yè)務(wù)日益繁雜。傳統(tǒng)的收費模式下，收費方式人工依賴程度高，如針對新生而言，收費人員需要設(shè)置各類代碼 （包括班級代碼、專業(yè)代碼、收費區(qū)間、收費項目、學(xué)生基礎(chǔ)信息等），再根據(jù)不同性質(zhì)的學(xué)生分別設(shè)置應(yīng)收數(shù)；在收費模式上主要采用現(xiàn)金繳費、POS機繳費、銀行代收等幾種人工操作方式。這些方式都具有一個共同的特點就是需要耗費大量的人手進(jìn)行手動操作，繳費效率低，工作量大，無法實現(xiàn)無人值守的自動化收費模式。而且由于數(shù)據(jù)信息是依靠人工進(jìn)行交換以及導(dǎo)入，容易導(dǎo)致繳費數(shù)據(jù)的時效性甚至準(zhǔn)確性出現(xiàn)問題。因而實現(xiàn)收費管理自動化、一體化，把大量的勞動力從繁重復(fù)雜的原始和傳統(tǒng)的手工操作中解放出來，提高工作效率，對提高高校收費管理水平意義重大。

三、目前高校收費現(xiàn)狀及存在的問題

目前多數(shù)高校都使用了天津神州浩天軟件技術(shù)有限公司開發(fā)的“天財高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)”、上海科發(fā)有限公司開發(fā)的“學(xué)生收費管理系統(tǒng)”，甚至有些高校自行開發(fā)收費系統(tǒng)，基本實現(xiàn)學(xué)生信息的基本管理、收費欠費統(tǒng)計、查詢等基本功能，但是仍然存在諸多問題。

（一）信息孤島現(xiàn)象無法消除

目前我國大部分高校各職能部門的系統(tǒng)相對獨立，現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)是面向部門、局部進(jìn)行開發(fā)的，沒有共享的應(yīng)用架構(gòu)和共享的技術(shù)架構(gòu)，通過一個個相對獨立的系統(tǒng)完成相應(yīng)的工作，系統(tǒng)管理分散、重復(fù)，信息無法共享，彼此形成獨立的信息孤島。

信息孤島現(xiàn)象不僅存在于部門與部門之間，在財務(wù)部門內(nèi)部不同子系統(tǒng)之間也存在彼此孤立的現(xiàn)象，如收費系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法共享等。隨著近幾年高教事業(yè)的不斷發(fā)展，財務(wù)管理工作越來越復(fù)雜化、多樣化，收費管理系統(tǒng)作為單一、孤立的系統(tǒng)，已不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需求。財務(wù)信息化建設(shè)要求各子系統(tǒng)要實現(xiàn)真正的統(tǒng)一化、集成化、智能化，使各子系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作、共享資源、交互使用，達(dá)到系統(tǒng)整合的要求。

（二）高校內(nèi)部各部門數(shù)據(jù)共享問題

高校收費在傳統(tǒng)的單機和內(nèi)部局域網(wǎng)環(huán)境下，財務(wù)收費各類數(shù)據(jù)與各個部門的信息編碼不同，各部門系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法交互，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的，同類信息重復(fù)設(shè)置，缺乏財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性、系統(tǒng)性。

（三）學(xué)生繳費意識薄弱

在傳統(tǒng)的收費模式下，由于學(xué)校收費數(shù)據(jù)相對獨立，不能與相關(guān)教務(wù)、研究生等職能部門相互形成聯(lián)動、制約關(guān)系，學(xué)生繳費依靠個人自覺將學(xué)費存入規(guī)定的銀行卡，由財務(wù)部門統(tǒng)一扣款形式，繳費相對比較被動。財務(wù)部門無法對欠費學(xué)生進(jìn)行制約，學(xué)生繳費意識相對比較薄弱。

四、高校收費業(yè)務(wù)流程一體化建設(shè)的思考

高校傳統(tǒng)的收費流程首先由各高校財務(wù)部門根據(jù)各部門人工提供的學(xué)生信息設(shè)置應(yīng)收數(shù)，通過銀行扣款、現(xiàn)金、刷卡等方式收費后，再由手工將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到查詢系統(tǒng)。

傳統(tǒng)的收費業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，對此，本文在充分考慮各方面的因素，在高校收費管理平臺的基礎(chǔ)上，從重構(gòu)收費業(yè)務(wù)流程著手，提出高校收費一體化建設(shè)思路，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與信息的無縫對接，保證收費管理工作的正常運行。

筆者認(rèn)為高校收費一體化系統(tǒng)應(yīng)在數(shù)字化校園共享數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上運作，按照業(yè)務(wù)流程重新構(gòu)建收費業(yè)務(wù)流程。首先由教務(wù)部門、研究生部門提供學(xué)生基本信息，而高校財務(wù)部門僅僅設(shè)置不同類型學(xué)生的收費標(biāo)準(zhǔn)，由系統(tǒng)自動生成應(yīng)收數(shù)，由財務(wù)部門收費后，將收費結(jié)果自動反饋到數(shù)字化校園共享平臺，各業(yè)務(wù)部門再到數(shù)字化校園的共享平臺提取相關(guān)收費信息，控制學(xué)生注冊或選課等行為。流程如下圖：

如上圖所示，重構(gòu)后的高校收費流程有效優(yōu)化傳統(tǒng)收費流程，實現(xiàn)了收費自動化、一體化的建設(shè)目標(biāo)。高校收費一體化建設(shè)首先從技術(shù)手段解決各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)共享問題，由源頭控制學(xué)生基本信息，通過由數(shù)字化校園搭建的共享數(shù)據(jù)庫平臺，對各業(yè)務(wù)部門之間數(shù)據(jù)進(jìn)行交換，消除各業(yè)務(wù)部門信息孤島的現(xiàn)象，實現(xiàn)收費數(shù)據(jù)共享的目的；其次在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)應(yīng)收款自動生成的功能，打破傳統(tǒng)由人工設(shè)置應(yīng)收款的局限性，采用學(xué)生信息自動傳入并自動生成應(yīng)收數(shù)的方式，有效提高財務(wù)工作效率；最后創(chuàng)新了收費模式，財務(wù)部門將收費信息自動傳遞到共享平臺后，與教務(wù)、研究生、宿舍管理中心等業(yè)務(wù)部門聯(lián)動，根據(jù)學(xué)生繳費信息自動控制學(xué)生注冊或選課，學(xué)生繳費由被動交費轉(zhuǎn)為主動繳費，有效提高高校收費率，保證高校收入的實現(xiàn)。

五、建設(shè)高校收費管理自動化、一體化的措施

（一）統(tǒng)一代碼規(guī)則，實現(xiàn)各部門間數(shù)據(jù)共享

學(xué)生收費管理工作中，涉及到高校內(nèi)部多個職能部門，如財務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)生處、研究生院、各院系等。由于涉及部門多、時間跨度大等特點，造成收費管理協(xié)調(diào)難等問題。在傳統(tǒng)收費操作中，高校財務(wù)首先需設(shè)置有關(guān)學(xué)生信息的系列代碼，將教務(wù)、研究生院的相關(guān)招生信息手工導(dǎo)入到收費管理系統(tǒng)，過程繁雜，容易出錯。若在部門之間實現(xiàn)相對統(tǒng)一代碼后，收費一體化系統(tǒng)才可能實現(xiàn)自動接收來自教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)或宿舍系統(tǒng)等相關(guān)部門的學(xué)生信息。

（二）高校財務(wù)部門建立數(shù)據(jù)傳輸?shù)年P(guān)鍵點，便于收費數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控和對比分析

高校收費管理自動化、一體化建設(shè)應(yīng)在數(shù)字化校園共享平臺的基礎(chǔ)上，設(shè)置收費數(shù)據(jù)傳輸關(guān)鍵點。首先，在自動生成應(yīng)收款時應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點，以便于核對所生成應(yīng)收款的準(zhǔn)確性。各業(yè)務(wù)部門將統(tǒng)一代碼后的學(xué)生基本信息（包括由教務(wù)、研究生部門提供學(xué)生學(xué)號、姓名、學(xué)生狀態(tài)等基本信息，由宿舍管理中心設(shè)置學(xué)生住宿信息等），學(xué)生基本信息共享在該平臺上。財務(wù)部門由共享平臺傳輸學(xué)生信息數(shù)據(jù)生成相應(yīng)的應(yīng)收款，并在該節(jié)點設(shè)置數(shù)據(jù)傳輸關(guān)鍵點。其次，在批量扣款、現(xiàn)金收款、網(wǎng)上銀行繳款等收款時，應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點，便于財務(wù)入賬，保證高校收入的實現(xiàn)。高校收費管理自動化、一體化建設(shè)應(yīng)在收費時，在日常收費管理工作中，對于每一筆數(shù)據(jù)的添加、變更、結(jié)算退費等記錄，必須按照會計標(biāo)準(zhǔn)自動生成記賬憑證，通過內(nèi)部控制審核，保證每一筆收費業(yè)務(wù)都有據(jù)可查。最后，在學(xué)工處發(fā)放學(xué)生獎貸勤工補助金時應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點，便于欠費學(xué)生抵扣學(xué)費。高校收費管理自動化、一體化系統(tǒng)應(yīng)做到學(xué)工部門在發(fā)放學(xué)生獎貸金時，自動從共享平臺獲取學(xué)生欠費數(shù)據(jù)，抵扣學(xué)費后，剩余部分進(jìn)行發(fā)放，并自動生成相關(guān)憑證，達(dá)到保證學(xué)校收入實現(xiàn)的目的。

（三）強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取有效防范措施

高校財務(wù)人員普遍存在對網(wǎng)絡(luò)安全不夠重視、安全措施落實不到位的現(xiàn)狀。由于收費數(shù)據(jù)庫需要實時與數(shù)字化校園共享平臺數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，收費系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)無法做到真正物理隔離，網(wǎng)絡(luò)安全及數(shù)據(jù)安全存在隱患。因此，財務(wù)人員尤其是管理員應(yīng)強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取有效的手段進(jìn)行防范，收費數(shù)據(jù)除了系統(tǒng)自動備份外，還要定期進(jìn)行雙機備份、異地備份；加強財務(wù)數(shù)據(jù)信息安全性，尤其應(yīng)避免泄露密碼，真正提高網(wǎng)絡(luò)安全意識和防范能力，系統(tǒng)管理員定期檢查上機操作日志，定期對系統(tǒng)軟件進(jìn)行安全性檢查。

綜上所述，財務(wù)部門要把學(xué)生收費管理工作從傳統(tǒng)、落后、繁雜的工作中徹底解脫出來，應(yīng)解放思想、開拓思路，梳理現(xiàn)有的收費業(yè)務(wù)流程，運用現(xiàn)代化的管理手段和完善的管理制度，進(jìn)行多層次、全方位的管理，實現(xiàn)收費管理的自動化、一體化建設(shè)，適應(yīng)新形式下高校收費管理的需要。