基于高校收費流程再造視角的高校收費管理系統自動化、一體化

福州大學計財處 福建福州350108）

一、引言

隨著高校數字化校園建設的興起，越來越多的信息手段被運用到高校財務工作中，高校財務信息尤其是收費信息如何有效融入高校數字化校園建設平臺體系，如何利用數字化校園信息平臺，實現收費管理自動化、一體化，解放大量、繁重復雜的原始和傳統的手工操作，提高工作效率，提高高校收費管理水平，已成為高校財務信息建設亟待解決的重要問題。

本文在充分研究高校收費系統及業務操作流程的基礎上，以信息化建設需求為出發點，梳理現有收費業務流程，研究信息化背景下高校對學費管理系統的新需求，提出新的拓展思路，以求達到收費系統的整合和統一，推進高校收費自動化、一體化的建設。

二、高校收費管理自動化、一體化建設的意義

伴隨著高校后勤社會化改革的深化及招生規模的逐年擴大、收費項目的增加、收費范圍的擴大，高校收費業務日益繁雜。傳統的收費模式下，收費方式人工依賴程度高，如針對新生而言，收費人員需要設置各類代碼 （包括班級代碼、專業代碼、收費區間、收費項目、學生基礎信息等），再根據不同性質的學生分別設置應收數；在收費模式上主要采用現金繳費、POS機繳費、銀行代收等幾種人工操作方式。這些方式都具有一個共同的特點就是需要耗費大量的人手進行手動操作，繳費效率低，工作量大，無法實現無人值守的自動化收費模式。而且由于數據信息是依靠人工進行交換以及導入，容易導致繳費數據的時效性甚至準確性出現問題。因而實現收費管理自動化、一體化，把大量的勞動力從繁重復雜的原始和傳統的手工操作中解放出來，提高工作效率，對提高高校收費管理水平意義重大。

三、目前高校收費現狀及存在的問題

目前多數高校都使用了天津神州浩天軟件技術有限公司開發的“天財高校學生收費管理系統”、上?？瓢l有限公司開發的“學生收費管理系統”，甚至有些高校自行開發收費系統，基本實現學生信息的基本管理、收費欠費統計、查詢等基本功能，但是仍然存在諸多問題。

（一）信息孤島現象無法消除

目前我國大部分高校各職能部門的系統相對獨立，現有的應用系統是面向部門、局部進行開發的，沒有共享的應用架構和共享的技術架構，通過一個個相對獨立的系統完成相應的工作，系統管理分散、重復，信息無法共享，彼此形成獨立的信息孤島。

信息孤島現象不僅存在于部門與部門之間，在財務部門內部不同子系統之間也存在彼此孤立的現象，如收費系統與賬務系統之間數據無法共享等。隨著近幾年高教事業的不斷發展，財務管理工作越來越復雜化、多樣化，收費管理系統作為單一、孤立的系統，已不能適應信息化建設的需求。財務信息化建設要求各子系統要實現真正的統一化、集成化、智能化，使各子系統協調工作、共享資源、交互使用，達到系統整合的要求。

（二）高校內部各部門數據共享問題

高校收費在傳統的單機和內部局域網環境下，財務收費各類數據與各個部門的信息編碼不同，各部門系統之間數據無法交互，達到數據共享的目的，同類信息重復設置，缺乏財務數據傳輸的實時性、一致性、系統性。

（三）學生繳費意識薄弱

在傳統的收費模式下，由于學校收費數據相對獨立，不能與相關教務、研究生等職能部門相互形成聯動、制約關系，學生繳費依靠個人自覺將學費存入規定的銀行卡，由財務部門統一扣款形式，繳費相對比較被動。財務部門無法對欠費學生進行制約，學生繳費意識相對比較薄弱。

四、高校收費業務流程一體化建設的思考

高校傳統的收費流程首先由各高校財務部門根據各部門人工提供的學生信息設置應收數，通過銀行扣款、現金、刷卡等方式收費后，再由手工將數據導入到查詢系統。

傳統的收費業務流程復雜，對此，本文在充分考慮各方面的因素，在高校收費管理平臺的基礎上，從重構收費業務流程著手，提出高校收費一體化建設思路，實現數據與信息的無縫對接，保證收費管理工作的正常運行。

筆者認為高校收費一體化系統應在數字化校園共享數據庫基礎上運作，按照業務流程重新構建收費業務流程。首先由教務部門、研究生部門提供學生基本信息，而高校財務部門僅僅設置不同類型學生的收費標準，由系統自動生成應收數，由財務部門收費后，將收費結果自動反饋到數字化校園共享平臺，各業務部門再到數字化校園的共享平臺提取相關收費信息，控制學生注冊或選課等行為。流程如下圖：

如上圖所示，重構后的高校收費流程有效優化傳統收費流程，實現了收費自動化、一體化的建設目標。高校收費一體化建設首先從技術手段解決各業務部門數據共享問題，由源頭控制學生基本信息，通過由數字化校園搭建的共享數據庫平臺，對各業務部門之間數據進行交換，消除各業務部門信息孤島的現象，實現收費數據共享的目的；其次在數據共享的基礎上，實現應收款自動生成的功能，打破傳統由人工設置應收款的局限性，采用學生信息自動傳入并自動生成應收數的方式，有效提高財務工作效率；最后創新了收費模式，財務部門將收費信息自動傳遞到共享平臺后，與教務、研究生、宿舍管理中心等業務部門聯動，根據學生繳費信息自動控制學生注冊或選課，學生繳費由被動交費轉為主動繳費，有效提高高校收費率，保證高校收入的實現。

五、建設高校收費管理自動化、一體化的措施

（一）統一代碼規則，實現各部門間數據共享

學生收費管理工作中，涉及到高校內部多個職能部門，如財務處、教務處、學生處、研究生院、各院系等。由于涉及部門多、時間跨度大等特點，造成收費管理協調難等問題。在傳統收費操作中，高校財務首先需設置有關學生信息的系列代碼，將教務、研究生院的相關招生信息手工導入到收費管理系統，過程繁雜，容易出錯。若在部門之間實現相對統一代碼后，收費一體化系統才可能實現自動接收來自教務系統、研究生系統、學工系統或宿舍系統等相關部門的學生信息。

（二）高校財務部門建立數據傳輸的關鍵點，便于收費數據的實時監控和對比分析

高校收費管理自動化、一體化建設應在數字化校園共享平臺的基礎上，設置收費數據傳輸關鍵點。首先，在自動生成應收款時應設置關鍵節點，以便于核對所生成應收款的準確性。各業務部門將統一代碼后的學生基本信息（包括由教務、研究生部門提供學生學號、姓名、學生狀態等基本信息，由宿舍管理中心設置學生住宿信息等），學生基本信息共享在該平臺上。財務部門由共享平臺傳輸學生信息數據生成相應的應收款，并在該節點設置數據傳輸關鍵點。其次，在批量扣款、現金收款、網上銀行繳款等收款時，應設置關鍵點，便于財務入賬，保證高校收入的實現。高校收費管理自動化、一體化建設應在收費時，在日常收費管理工作中，對于每一筆數據的添加、變更、結算退費等記錄，必須按照會計標準自動生成記賬憑證，通過內部控制審核，保證每一筆收費業務都有據可查。最后，在學工處發放學生獎貸勤工補助金時應設置關鍵點，便于欠費學生抵扣學費。高校收費管理自動化、一體化系統應做到學工部門在發放學生獎貸金時，自動從共享平臺獲取學生欠費數據，抵扣學費后，剩余部分進行發放，并自動生成相關憑證，達到保證學校收入實現的目的。

（三）強化網絡安全意識，采取有效防范措施

高校財務人員普遍存在對網絡安全不夠重視、安全措施落實不到位的現狀。由于收費數據庫需要實時與數字化校園共享平臺數據庫進行數據交換，收費系統運行的網絡無法做到真正物理隔離，網絡安全及數據安全存在隱患。因此，財務人員尤其是管理員應強化網絡安全意識，采取有效的手段進行防范，收費數據除了系統自動備份外，還要定期進行雙機備份、異地備份；加強財務數據信息安全性，尤其應避免泄露密碼，真正提高網絡安全意識和防范能力，系統管理員定期檢查上機操作日志，定期對系統軟件進行安全性檢查。

綜上所述，財務部門要把學生收費管理工作從傳統、落后、繁雜的工作中徹底解脫出來，應解放思想、開拓思路，梳理現有的收費業務流程，運用現代化的管理手段和完善的管理制度，進行多層次、全方位的管理，實現收費管理的自動化、一體化建設，適應新形式下高校收費管理的需要。