基于高校收費流程再造視角的高校收費管理系統(tǒng)自動化、一體化

福州大學(xué)計財處 福建福州350108）

一、引言

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的興起，越來越多的信息手段被運用到高校財務(wù)工作中，高校財務(wù)信息尤其是收費信息如何有效融入高校數(shù)字化校園建設(shè)平臺體系，如何利用數(shù)字化校園信息平臺，實現(xiàn)收費管理自動化、一體化，解放大量、繁重復(fù)雜的原始和傳統(tǒng)的手工操作，提高工作效率，提高高校收費管理水平，已成為高校財務(wù)信息建設(shè)亟待解決的重要問題。

本文在充分研究高校收費系統(tǒng)及業(yè)務(wù)操作流程的基礎(chǔ)上，以信息化建設(shè)需求為出發(fā)點，梳理現(xiàn)有收費業(yè)務(wù)流程，研究信息化背景下高校對學(xué)費管理系統(tǒng)的新需求，提出新的拓展思路，以求達到收費系統(tǒng)的整合和統(tǒng)一，推進高校收費自動化、一體化的建設(shè)。

二、高校收費管理自動化、一體化建設(shè)的意義

伴隨著高校后勤社會化改革的深化及招生規(guī)模的逐年擴大、收費項目的增加、收費范圍的擴大，高校收費業(yè)務(wù)日益繁雜。傳統(tǒng)的收費模式下，收費方式人工依賴程度高，如針對新生而言，收費人員需要設(shè)置各類代碼 （包括班級代碼、專業(yè)代碼、收費區(qū)間、收費項目、學(xué)生基礎(chǔ)信息等），再根據(jù)不同性質(zhì)的學(xué)生分別設(shè)置應(yīng)收數(shù)；在收費模式上主要采用現(xiàn)金繳費、POS機繳費、銀行代收等幾種人工操作方式。這些方式都具有一個共同的特點就是需要耗費大量的人手進行手動操作，繳費效率低，工作量大，無法實現(xiàn)無人值守的自動化收費模式。而且由于數(shù)據(jù)信息是依靠人工進行交換以及導(dǎo)入，容易導(dǎo)致繳費數(shù)據(jù)的時效性甚至準確性出現(xiàn)問題。因而實現(xiàn)收費管理自動化、一體化，把大量的勞動力從繁重復(fù)雜的原始和傳統(tǒng)的手工操作中解放出來，提高工作效率，對提高高校收費管理水平意義重大。

三、目前高校收費現(xiàn)狀及存在的問題

目前多數(shù)高校都使用了天津神州浩天軟件技術(shù)有限公司開發(fā)的“天財高校學(xué)生收費管理系統(tǒng)”、上海科發(fā)有限公司開發(fā)的“學(xué)生收費管理系統(tǒng)”，甚至有些高校自行開發(fā)收費系統(tǒng)，基本實現(xiàn)學(xué)生信息的基本管理、收費欠費統(tǒng)計、查詢等基本功能，但是仍然存在諸多問題。

（一）信息孤島現(xiàn)象無法消除

目前我國大部分高校各職能部門的系統(tǒng)相對獨立，現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)是面向部門、局部進行開發(fā)的，沒有共享的應(yīng)用架構(gòu)和共享的技術(shù)架構(gòu)，通過一個個相對獨立的系統(tǒng)完成相應(yīng)的工作，系統(tǒng)管理分散、重復(fù)，信息無法共享，彼此形成獨立的信息孤島。

信息孤島現(xiàn)象不僅存在于部門與部門之間，在財務(wù)部門內(nèi)部不同子系統(tǒng)之間也存在彼此孤立的現(xiàn)象，如收費系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法共享等。隨著近幾年高教事業(yè)的不斷發(fā)展，財務(wù)管理工作越來越復(fù)雜化、多樣化，收費管理系統(tǒng)作為單一、孤立的系統(tǒng)，已不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需求。財務(wù)信息化建設(shè)要求各子系統(tǒng)要實現(xiàn)真正的統(tǒng)一化、集成化、智能化，使各子系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作、共享資源、交互使用，達到系統(tǒng)整合的要求。

（二）高校內(nèi)部各部門數(shù)據(jù)共享問題

高校收費在傳統(tǒng)的單機和內(nèi)部局域網(wǎng)環(huán)境下，財務(wù)收費各類數(shù)據(jù)與各個部門的信息編碼不同，各部門系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法交互，達到數(shù)據(jù)共享的目的，同類信息重復(fù)設(shè)置，缺乏財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性、系統(tǒng)性。

（三）學(xué)生繳費意識薄弱

在傳統(tǒng)的收費模式下，由于學(xué)校收費數(shù)據(jù)相對獨立，不能與相關(guān)教務(wù)、研究生等職能部門相互形成聯(lián)動、制約關(guān)系，學(xué)生繳費依靠個人自覺將學(xué)費存入規(guī)定的銀行卡，由財務(wù)部門統(tǒng)一扣款形式，繳費相對比較被動。財務(wù)部門無法對欠費學(xué)生進行制約，學(xué)生繳費意識相對比較薄弱。

四、高校收費業(yè)務(wù)流程一體化建設(shè)的思考

高校傳統(tǒng)的收費流程首先由各高校財務(wù)部門根據(jù)各部門人工提供的學(xué)生信息設(shè)置應(yīng)收數(shù)，通過銀行扣款、現(xiàn)金、刷卡等方式收費后，再由手工將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到查詢系統(tǒng)。

傳統(tǒng)的收費業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，對此，本文在充分考慮各方面的因素，在高校收費管理平臺的基礎(chǔ)上，從重構(gòu)收費業(yè)務(wù)流程著手，提出高校收費一體化建設(shè)思路，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與信息的無縫對接，保證收費管理工作的正常運行。

筆者認為高校收費一體化系統(tǒng)應(yīng)在數(shù)字化校園共享數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上運作，按照業(yè)務(wù)流程重新構(gòu)建收費業(yè)務(wù)流程。首先由教務(wù)部門、研究生部門提供學(xué)生基本信息，而高校財務(wù)部門僅僅設(shè)置不同類型學(xué)生的收費標準，由系統(tǒng)自動生成應(yīng)收數(shù)，由財務(wù)部門收費后，將收費結(jié)果自動反饋到數(shù)字化校園共享平臺，各業(yè)務(wù)部門再到數(shù)字化校園的共享平臺提取相關(guān)收費信息，控制學(xué)生注冊或選課等行為。流程如下圖：

如上圖所示，重構(gòu)后的高校收費流程有效優(yōu)化傳統(tǒng)收費流程，實現(xiàn)了收費自動化、一體化的建設(shè)目標。高校收費一體化建設(shè)首先從技術(shù)手段解決各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)共享問題，由源頭控制學(xué)生基本信息，通過由數(shù)字化校園搭建的共享數(shù)據(jù)庫平臺，對各業(yè)務(wù)部門之間數(shù)據(jù)進行交換，消除各業(yè)務(wù)部門信息孤島的現(xiàn)象，實現(xiàn)收費數(shù)據(jù)共享的目的；其次在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)應(yīng)收款自動生成的功能，打破傳統(tǒng)由人工設(shè)置應(yīng)收款的局限性，采用學(xué)生信息自動傳入并自動生成應(yīng)收數(shù)的方式，有效提高財務(wù)工作效率；最后創(chuàng)新了收費模式，財務(wù)部門將收費信息自動傳遞到共享平臺后，與教務(wù)、研究生、宿舍管理中心等業(yè)務(wù)部門聯(lián)動，根據(jù)學(xué)生繳費信息自動控制學(xué)生注冊或選課，學(xué)生繳費由被動交費轉(zhuǎn)為主動繳費，有效提高高校收費率，保證高校收入的實現(xiàn)。

五、建設(shè)高校收費管理自動化、一體化的措施

（一）統(tǒng)一代碼規(guī)則，實現(xiàn)各部門間數(shù)據(jù)共享

學(xué)生收費管理工作中，涉及到高校內(nèi)部多個職能部門，如財務(wù)處、教務(wù)處、學(xué)生處、研究生院、各院系等。由于涉及部門多、時間跨度大等特點，造成收費管理協(xié)調(diào)難等問題。在傳統(tǒng)收費操作中，高校財務(wù)首先需設(shè)置有關(guān)學(xué)生信息的系列代碼，將教務(wù)、研究生院的相關(guān)招生信息手工導(dǎo)入到收費管理系統(tǒng)，過程繁雜，容易出錯。若在部門之間實現(xiàn)相對統(tǒng)一代碼后，收費一體化系統(tǒng)才可能實現(xiàn)自動接收來自教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)或宿舍系統(tǒng)等相關(guān)部門的學(xué)生信息。

（二）高校財務(wù)部門建立數(shù)據(jù)傳輸?shù)年P(guān)鍵點，便于收費數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控和對比分析

高校收費管理自動化、一體化建設(shè)應(yīng)在數(shù)字化校園共享平臺的基礎(chǔ)上，設(shè)置收費數(shù)據(jù)傳輸關(guān)鍵點。首先，在自動生成應(yīng)收款時應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點，以便于核對所生成應(yīng)收款的準確性。各業(yè)務(wù)部門將統(tǒng)一代碼后的學(xué)生基本信息（包括由教務(wù)、研究生部門提供學(xué)生學(xué)號、姓名、學(xué)生狀態(tài)等基本信息，由宿舍管理中心設(shè)置學(xué)生住宿信息等），學(xué)生基本信息共享在該平臺上。財務(wù)部門由共享平臺傳輸學(xué)生信息數(shù)據(jù)生成相應(yīng)的應(yīng)收款，并在該節(jié)點設(shè)置數(shù)據(jù)傳輸關(guān)鍵點。其次，在批量扣款、現(xiàn)金收款、網(wǎng)上銀行繳款等收款時，應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點，便于財務(wù)入賬，保證高校收入的實現(xiàn)。高校收費管理自動化、一體化建設(shè)應(yīng)在收費時，在日常收費管理工作中，對于每一筆數(shù)據(jù)的添加、變更、結(jié)算退費等記錄，必須按照會計標準自動生成記賬憑證，通過內(nèi)部控制審核，保證每一筆收費業(yè)務(wù)都有據(jù)可查。最后，在學(xué)工處發(fā)放學(xué)生獎貸勤工補助金時應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點，便于欠費學(xué)生抵扣學(xué)費。高校收費管理自動化、一體化系統(tǒng)應(yīng)做到學(xué)工部門在發(fā)放學(xué)生獎貸金時，自動從共享平臺獲取學(xué)生欠費數(shù)據(jù)，抵扣學(xué)費后，剩余部分進行發(fā)放，并自動生成相關(guān)憑證，達到保證學(xué)校收入實現(xiàn)的目的。

（三）強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取有效防范措施

高校財務(wù)人員普遍存在對網(wǎng)絡(luò)安全不夠重視、安全措施落實不到位的現(xiàn)狀。由于收費數(shù)據(jù)庫需要實時與數(shù)字化校園共享平臺數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交換，收費系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)無法做到真正物理隔離，網(wǎng)絡(luò)安全及數(shù)據(jù)安全存在隱患。因此，財務(wù)人員尤其是管理員應(yīng)強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取有效的手段進行防范，收費數(shù)據(jù)除了系統(tǒng)自動備份外，還要定期進行雙機備份、異地備份；加強財務(wù)數(shù)據(jù)信息安全性，尤其應(yīng)避免泄露密碼，真正提高網(wǎng)絡(luò)安全意識和防范能力，系統(tǒng)管理員定期檢查上機操作日志，定期對系統(tǒng)軟件進行安全性檢查。

綜上所述，財務(wù)部門要把學(xué)生收費管理工作從傳統(tǒng)、落后、繁雜的工作中徹底解脫出來，應(yīng)解放思想、開拓思路，梳理現(xiàn)有的收費業(yè)務(wù)流程，運用現(xiàn)代化的管理手段和完善的管理制度，進行多層次、全方位的管理，實現(xiàn)收費管理的自動化、一體化建設(shè)，適應(yīng)新形式下高校收費管理的需要。