探究分析高職院校學生學籍檔案管理的問題和策略

孫磊SUN Lei；朱桂平ZHU Gui-ping

（江蘇財經職業技術學院，淮安 223003）

（Jiangsu Polytechnic of Finance &Economics，Huaian 223003，China）

0 引言

隨著時代與科技的快速發展，高職院校隨之得到不斷的進步，高職院校是以培養職業人才為主的教育場所。所謂職業教育就是指學習者經培訓教育獲得相應的專業知識與專業技能，具備一定的職業能力與職業道德，二十一世紀以來，社會各界對人才的需求比較迫切，職業教育逐漸受到了國家政府的關注，在我國有關政策的扶持下，職業教育得到了飛速的發展，其投入資金不斷加大，國內各大高等職院資源配置得到全面的提升，辦學質量有了質的飛躍，整體辦學效益比較顯著。近年來，高職院校為社會輸送了一批又一批的專業人員，我國經濟建設得到蓬勃發展，在高職院校發展期間，不斷涌現許多有待解決的問題，作為學校工作的重要組成部分，學生學籍檔案管理工作存在不足，還需進一步妥善解決學生學籍檔案管理工作。

1 高職院校學生學籍檔案的構成

學籍檔案是學生在讀書期間詳細全面的記錄，學籍檔案內容包括學生的讀書院校記錄、獲得的表揚、受到的處分，可直接反映出學生在校時的學習狀態、生活狀態、個人思想道德及品質、社會實踐、專業研究等。高職院校學生學籍檔案的主要組成包括以下八個方面，首先是學生考學的入學信息，其中包括每年到校報道生的花名冊、考試檔案、學生入學登記表、入學體檢表等記錄；學生在校期間的每學年所修課程的考試成績、學分，選修、必修課程的數量，有無存在重修課程；學生的學籍信息變更記錄，其中包括轉學、休學、退學、復學、專業變更等記錄；在校期間學生獲得的獎勵及受到的處分記錄；在校期間學生的思想品質、政治表現記錄；學生有無如期畢業、結業、肄業等信息，相關學位證書、學歷證書的發放記錄等；學生有無就業，若學生已就業，應留存派遣證的存根聯；所有關于學生個人的存檔信息，具有典型的存檔價值信息。上述八個方面共同組成了高職院校學生學籍檔案內容，學籍檔案的保存方式為紙質檔案、電子檔案，凡是打印的文本、手寫紙質材料均屬于紙質檔案，電子檔案主要保存在學生所讀高職院校的學籍信息管理系統中。

2 高職院校學生學籍檔案管理工作中存在的問題

2.1 學生學籍檔案管理工作不規范 當前我國相當一部分高職院校是由直接升格、中專合并而來，原本學校與晉升為高職院校的管理方式、辦學規模等不盡相同，致使高職院校學生學籍檔案缺乏規范性，傳統的檔案管理模式與現存的高職院校學生學籍檔案管理工作不適應，隨著時代的發展，傳統的檔案管理模式也應作出與時俱進的改變。部分高職院校的管理仍處于起步階段，校園工作尚在摸索當中，相關部門的建立不夠全面，制定的職能規范尚不完善，傳統的學籍檔案管理模式易造成學籍檔案的失真、缺失，時常發生學籍檔案丟失，學生學籍檔案管理工作缺乏獨立性，與檔案館、教務處、學生處等部門存在密切關聯，各職能部門間相互作用，管理中存在較多的不足，易于出現管理職能不清、管理混亂、管理漏洞等現象。

2.2 學生學籍檔案的整理工作不規范 學生學籍檔案的整理工作是學籍檔案工作中主要環節之一，學生學籍檔案的整理是指學生學籍檔案進行收集后的分類、處理等工作，學生在校期間的原始資料信息根據檔案分類法將其作出處理，做好檔案的分類、排列、組卷等工作。由于學生學籍檔案的整理工作量較大，對工作的規范性、有序性要求較高，在高職院校相關的考評工作中，學生學籍檔案管理工作也屬于考核的重點，建立以評促建的基本原則，促進學籍檔案工作的規范有序。現階段學生學籍檔案的整理工作仍存在許多的不足，如不統一的學籍檔案分類編排，檔案根據學生入學年份、畢業年份作出不同的編排，學生的學籍卡組卷缺乏一致的裝訂標準，根據一個班級、多個班級作出不同的裝訂形式，致使學籍卡組卷薄厚不一，不利于及時查找，同樣欠缺美觀性。學生在畢業前期的學籍檔案交予相關輔導員進行保管與填寫，不少輔導員欠缺一定的檔案意識，在填寫檔案時分別使用圓珠筆、鉛筆填寫，部分欄目填寫不規范，致使檔案內容缺乏正確性、標準性。

2.3 對于電子檔案認識不到位 高職院校的學籍檔案管理工作信息化、電子化程度不足，受到傳統思維管理模式的影響，部分高職院校的學生學籍信息按照以往手寫的形式進行錄入、查詢，電子檔案的功能性僅停留在查閱上，部分電子檔案沒有得到妥善的保存，易出現電子檔案信息丟失的情況。學生學籍檔案保存方式以紙質檔案、電子檔案為主，或者同時采用紙質與電子檔案，若只以一種形式保存學生學籍檔案，當檔案信息不全或丟失時，對學生、對學校而言，將是難以補償的重大損失。

3 加強高職院校學生學籍檔案管理工作的對策

3.1 提高對學生學籍檔案管理工作的重視性 高職院校學生學籍檔案對每位學生都有著重要的意義，記錄了學生所有的讀書生涯的信息，因此，高職院校的教職工與學生都應充分認識到學籍檔案的重要性，具備一定的檔案意識。尤其是掌管學生學籍檔案管理的工作者，首先在其投入工作崗位時，應對其檔案思想、專業技能進行嚴格的考核，定期對相關工作人員開展檔案職業道德素養、專業知識培訓。建立完善的學籍檔案管理考核制度與激勵機制，學校各個部門應對學生學籍檔案管理工作予以配合和支持，保證學生學籍檔案管理工作的順利開展，加強學生學籍檔案保存工作的通暢性，杜絕掉以輕心、相互推卸責任、敷衍的情況。

3.2 制定學生學籍檔案的基本規范 首先應統一學生學籍檔案使用表格，根據高職院校檔案管理規定建立不同表格的統一樣式，督促學校有關部門及人員在書寫學生學籍檔案時，應注重規范性，包括考試考核成績、學生的基本信息、表揚及處分內容、社會實踐意見等信息的填寫，應統一書寫標準，要求所填寫的信息具有真實性、客觀性，對書寫格式、用筆、字跡等進行規范，統一使用黑色簽字筆、碳素墨水鋼筆，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆，保持字跡的工整，不得任意修改檔案信息，這是對填寫檔案內容的統一標準，以此來保證學籍檔案內容的真實性、準確性、可用性。

3.3 加大電子檔案建設力度 隨著時代與科技的進步，互聯網技術在各行各業得到廣泛的應用，社會各界對信息技術予以高度重視，高職院校學籍檔案管理工作也應如此，這也是未來發展的趨勢與必然要求。在當前高職院校學籍檔案管理工作中應用科學技術，轉變以往的學籍檔案錄入、查閱方式，加強學院各部門信息化檔案管理工作的認識，在實際電子檔案建設中，應做好學院相關部門學籍管理系統與檔案管理系統的交流，構建完善的電子檔案平臺，使檔案管理工作效率與質量得到雙重提升。同時在加強建設電子化學籍檔案管理的過程中，除了關注電子檔案外，還需對紙質檔案予以重視，做到紙質檔案、電子檔案的相互補充、同存同用，促進高職院校學籍檔案管理工作的大力發展。

4 結束語

綜上所述，由于高職院校學生學籍檔案對每位學生的重要性是無可替代的，學生無論處于何等地位、何等環境，仍需要使用學籍檔案信息。做好高職院校學生學籍檔案管理工作，就是對學生負責，因此，學校內每位檔案管理人員都應重視學生學籍檔案工作，在實際的工作中不斷提高學籍檔案的服務能力、管理水平，保證學籍檔案信息的真實性、準確性、可用性。

[1]李霞.高職院校學生檔案管理的問題及對策[J].泰安教育學院學報岱宗學刊，2011（4）.

[2]何強.高職院校學生學籍檔案管理的現狀分析與對策[J].科技視界，2012（5）.

[3]卞婕.高職院校學生學籍檔案管理工作中的問題及對策[J].辦公室業務，2012（11）.

[4]董文英.高職院校學生學籍檔案管理工作的思考[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2013（7）.

[5]董利紅.高職院校學籍檔案管理的現狀及對策[J].時代教育，2012（13）.