新時期企業辦公室秘書工作探析

陳生軍

摘 要：在經濟快速發展帶動下，企業的發展速度不斷加快，在中央群眾路線及黨內廉政建設的開展下，對企業秘書工作的職業要求也日益嚴格，由于秘書在企業中處于十分關鍵的位置，所以其工作效率和綜合素質至關重要，作為現代化的企業更需要高素質的秘書人員來實現溝通及承上啟下的工作，從而使企業更快、更好的發展。文章從新時期秘書工作的職責、要求及綜合素質培養等方面對企業辦公室秘書工作進行了具體的闡述。

關鍵詞：新時期 企業 辦公室 秘書工作

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）06（b）-0190-01

目前我國處于信息化時代，知識經濟得到快速的發展，經濟管理工作呈現出信息化、全球化和專業化的發展趨勢，在這種情況下，秘書則以一種全新的思維方式開始在各個領域中得以廣泛的應用。秘書部門在各種組織和機構內得以設立。企業作為社會經濟發展過程中十分重要的一個組成機構，辦公室作為企業組織結構中十分重要的一部門，起著中心杻紐的地位，在工作中承上啟下，在企業發展過程發揮著內外溝通的作用，通過企業辦公室，可以使外界能夠更好的了解企業，是企業展示實力和形象的窗口。特別是在當前市場競爭日益激烈的情況下，辦公室作為企業的協調樞紐部門，其秘書面臨著更多的挑戰和工作任務，所以對其提出了更高的要求。

1 秘書工作的職責

在現代化企業當中，由于信息化技術的快速發展，企業管理工作日益復雜化，對秘書工作的技術性和專業性也有了更高的要求。秘書作為領導的重要助手，其不僅要具有專業化的知識，而且還要學會有效的利用內外信息網絡的功能和作用，能夠準確的領會領導的意圖，實現對信息的采集、分析、加工和處理，為領導的決策和管理工作提供高質量的信息預案，確保領導管理決策的科學性和合理性，更好的履行秘書崗位的重要職責。

長期以來在我們印象中，秘書工作只是收收文件、接下電話、傳達下領導精神等一些瑣碎性的輔助工作，但在當前知識經濟時代，這些輔助性工作已無法體現現代秘書工作的本質特征。作為新時期企業的秘書，需要對國家的各項方針政策進行熟悉，對全球經濟技術的最新動向進行掌握，對企業的動態隨時進行了解，不僅會經營管理，而且還具有組織協調、運籌策劃、隨機應變及綜合分析能力，需要秘書人員具有較高的智能、知識和能力，能夠在諸多問題及表象中及時捕捉到各種信息，對事物的發展趨勢進行判斷和預測，從而為領導的決策做好輔助工作，而且還要跟蹤決策的落實情況，這是新時期秘書工作重要標志。

2 新時期秘書工作的職業要求

企業秘書工作的主要特點就是協助辦公室主任配合企業領導完成工作，要充分發揮參謀作用，為領導提供有價值的建議和意見，在領導做任何決策的過程中要積極地為領導提供具有真實性、實用性的相關信息，為領導的決策提出有效性的建議。對領導的最終決策要經過合理的分析，并且結合實際情況制定出科學的實施方案。要想做好秘書工作，不能只對領導安排的工作言聽計從的實施，而是要對工作內容進行深入的分析和仔細的研究，如果遇到問題，要能及時的提出自己的看法以及解決問題的辦法。一名合格的秘書人員，必須要具備較強的處理問題的能力、深入分析研究的能力以及參與決策的能力。在處理工作的過程中要做到精益求精，避免出現任何差錯，秘書工作本身存在一定的復雜性，因此，一定要穩抓工作重點，做好與領導之間的交流溝通，對領導安排的工作要做到積極主動和盡職盡責，要對企業的重點問題進行研究分析，提出有價值的意見，以滿足領導的決策需要。要實時嚴格要求自己，盡量把領導安排的每項工作落實到位。當面對千頭萬緒的工作時，一定要分清輕重緩急，抓住重點工作進行及時的處理。秘書人員必須具備時間觀念，對于領導交代的任務，必須按照規定的時間內完成，從而形成良好的工作效率。在工作的過程中要培養自身的分析研究能力，通過仔細的研究和分析，對一些實質性的工作進行提前安排，能有效地提高解決問題的能力。要通過在工作中的實踐經驗，掌握企業的發展規律，并嚴格按照企業的相關規定進行相關工作的處理。要站在領導的角度去看待問題，為企業的發展提出一些實質性的建議，要在工作中結合領導的觀點和看法，盡量做到讓領導滿意，要盡可能的掌握領導的習慣和處事風格，做到能準確的領會領導的意圖，滿足領導對工作的要求。在對領導安排的工作進行處理的過程中，如果發現問題，要及時地向領導反映，養成敢于進言、善于進言的工作習慣，通過提出有效的建議，幫助領導改正問題和解決問題。

3 新時期秘書工作中的綜合素質培養

秘書工作對于辦公室工作的正常運行起著至關重要的作用，進而在整個企業的正常運行中也發揮著不可替代的作用，一名優秀的秘書必須具備較強的綜合素質以及職業能力。在發現問題和處理的問題的時候一定要善于運用靈活性思維。要對企業的相關規定進行帶頭執行，對企業的任何決策都要做到親自參與、仔細研究。必須要具備一定的職業素質，對于企業的保密文件要做到按照保密紀律來嚴格執行，堅決做到不該看的不看，不該聽的不聽，經手的保密性文件堅決不外傳。企業的秘書工作不僅僅是要為領導服務，也要為企業的職工服務，要做好與職工的溝通交流工作，協調好企業領導與企業職工的溝通關系。要做好調查研究工作，為領導提供有價值的信息，結合工作的實際情況為領導的決策出謀劃策。

秘書工作不僅瑣碎，而且較為復雜，是一項十分累的工作，這就需要秘書人員要具有良好的職來道德和不怕苦、不怕累的犧牲精神。秘書工作涉及的范圍較廣，工作內容也較多，這就需要秘書在處理問題時在具有足夠的耐心和細心，避免由于自己的疏忽而給企業帶來不必要的損失。對于領導的批評要正確對待、虛心接受，找出自身的不足，及時加以改正，從而提高工作效率。要在工作的過程中不斷地提高自身的靈敏反應能力以及綜合協調的能力等，促進自身的業務能力達到理想的水平。要在實際工作過程中不斷地學習，掌握工作的特點和規律，提高理論知識水平，要能通過事物的表面現在看出本質，通過了解事物發展的規律來有條不紊的工作。在實際工作中學習經驗是一個長期且循序漸進的過程，要不斷的更新自身的知識結構，在工作中獲取新的知識，通過不斷地學習知識來充實工作過程，從而提高自身的綜合素質。

4 結語

在企業發展建設過程中，秘書工作具有極其重要的作用，特別是在當前我國社會主義現代化建設的關鍵時期，對企業的秘書工作提出了更高的要求，所以企業需要對秘書工作進行重新定位，確保秘書工作嚴格在職業規范內進行實施，強化秘書人員綜合素質的提升，加強對問題的處力能力，在工作中在及時更新的自身的知識及思維模式，加強工作經驗積累，輔助領導決策及決策的落實，做好參謀的作用，從而為企業的健康、有序發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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