醫院照片檔案管理工作中存在的問題探討

趙丹超

摘 要：醫院的照片檔案作為特殊的載體，是醫院建設和發展的真實寫照與原始記錄，照片檔案不僅具有查考價值，而且它的生動性、形象性是文字檔案無法比擬的，本文對醫療機構的照片檔案在收集歸檔過程中存在的一些問題進行探討，分析原因，提出了做好醫院照片檔案管理工作的應對之策。

關鍵詞：醫院 照片檔案 問題探討

中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（a）-0216-01

醫院的照片檔案真實、形象、直觀地記錄了醫院在醫療、護理、科研、管理、教學、基礎建設等方面的資料。照片檔案以其富有感染力的獨特記錄形式，在檔案利用中發揮著重要作用，利用照片檔案進行醫德教育、對外宣傳、出版畫冊等，不僅從中了解醫院的發展歷程，在今昔對比中感受醫院取得的成就，還能激發醫務人員拼搏進取的精神。但筆者調查發現，目前很多醫院的檔案管理工作普遍存在“三不”現象，即照片檔案收集不齊、整理歸檔不規范、開發利用不夠等，這些問題迫切需要采取有效措施加以改進和提高。

1 醫院照片檔案管理工作存在的問題

1.1 照片檔案收集困難，流失嚴重

筆者在區衛生系統每年的檔案檢查中發現，各醫療衛生單位的檔案室，除了保存一些特別重大活動的照片，如醫院新大樓的建立，大型的義診活動，其他的能夠直觀地反映醫院的臨床、護理工作、公共衛生工作及科研成果等的照片寥寥無幾，特別在基層醫療機構，這種現象尤為明顯。其實該區目前的所有的醫療機構都配備了相機，每次組織活動，召開重要會議都會安排人員攝影，形成了很多有價值的照片檔案，經常也會有照片登報，但卻不能在檔案室找齊這些原始檔案。分析原因有三點：一是檔案管理人員為兼職人員，多是從行政、護理等部門轉崗過來，沒有經過專門的照片檔案業務培訓就上崗，對照片檔案的重要性和專業歸檔知識不了解，缺乏主動收集照片檔案的意識；二是照片檔案起步較晚，人們對其了解程度不及紙質檔案，認為有紙質檔案就行，照片檔案是附屬的，存不存檔都無關緊要，甚至有人認為照片是自己拍攝的，屬于作品，應由本人自行保管，造成工作中忽視照片檔案；三是醫院的照片檔案收集工作涉及面廣、人員變動性大，期間形成的檔案材料沒有在相關部門的統籌下集中統一管理，缺乏照片歸檔的控制措施，造成照片檔案丟失。

1.2 照片檔案管理不嚴，制度陳舊

目前，所有公立醫療機構的檔案室都已建立了照片檔案歸檔制度，但制度尚不完善、不健全，缺少具有指導性和可操作性的實施細則，對照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及照片檔案的利用等未做出具體的規定。同時對管理規定執行不嚴格，缺乏力度，照片檔案想交就交，不想交就不交，對未按規定移交檔案室的部門和個人沒有采取任何措施，因而導致了檔案室收集照片檔案全。

1.3 照片檔案注重實體管理，利用率不高

當前，醫療機構的照片檔案存在“重藏輕用”的情況，醫院對照片檔案的開發利用重要性認識不足，缺乏主動參與醫院建設意識，照片檔案的利用面較窄，利用率不高，照片檔案表現為一種靜態的、封閉的資源，照片檔案工作出現了一種高積累、低附加值的現象，比如當前醫患關系比較緊張的主要因素是醫患缺乏溝通，但很少有醫院會利用照片檔案讓患者了解醫院，理解醫生的工作，醫院利用照片檔案在醫院發展中發揮的作用十分有限。

2 加強醫院照片檔案管理工作的思考

2.1 增強全員照片檔案意識，加強專業隊伍建設

增強醫院職工的照片檔案意識是做好醫院照片檔案管理工作的前提。要組織職工宣傳、貫徹、執行《檔案法》《照片檔案管理規范》《醫院檔案工作條例》等法律、法規，普及照片歸檔相關知識；利用各種形式開展宣傳，提高職工的檔案意識和檔案法制觀念；邀請相關人員參加檔案工作會議，使職工了解醫院照片檔案工作的相關內容，從而使全院職工重視在工作中形成的照片檔案，主動做好各種照片檔案的形成、積累和整理工作，共同推進醫院照片檔案工作發展。醫院的檔案管理人員是醫院檔案規范化管理的具體實施者。要將檔案管理人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、繼續教育、晉職晉級等提高檔案管理人員的業務技能，為照片檔案管理提供人才隊伍保障。同時要對大量形成照片檔案相關部門的工作人員、攝影人員進行專業知識培訓，明確歸檔范圍，做好不漏歸檔，也不濫歸檔。

2.2 狠抓各項制度落實，確報照片檔案管理質量

要改變醫院照片檔案管理不規范的現狀，必須從狠抓制度建設入手，要從照片的收集、歸檔到移交檔案室，制定嚴格的管理制度，進行集中統一的管理。醫院要改變照片檔案長期保存個人手中或科室內的傳統習慣和做法，明確規定相關部門每年都要將本部門形成的照片即使移交檔案室統一保管。為了確保照片檔案收集齊全完整，可以積極采取多種渠道做好照片檔案的收集工作。每個部門確定一名兼職檔案員，對他們進行業務培訓，要求他們按照片檔案的收集范圍，如：本院主要職能活動和重要工作成果的照片、醫院領導和著名人物參加本院有關重大公務活動等的照片隨時收集，并寫清照片的事由、時間、地點、人物、攝影者，分年度類別裝入相冊，待相冊滿后或年終及時移交醫院的檔案室。檔案室的管理人員對所有照片進行細心篩選，選擇有代表性、有保存價值的照片存檔。同時要完善檔案管理的考核制度，將各部門照片歸檔工作納入科室的年度考核，獎罰分明，確保相關制度真正落實到位。

2.3 提高照片檔案的利用率，服務醫院的發展

醫院照片檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，我們要充分發揮照片檔案在醫院各項重大工作中的作用，如醫院上等級、評優創優等，除了要有充分的文字外，還必須提供有說服力的照片證明，增強它的可信度。醫院照片檔案可以從三個方面進行開發利用：一是用于編撰史志，展示醫院的文化內涵。我區目前兩家三級乙等醫院臺州市立醫院、臺州市中醫院都編撰了院志，其中收集了大量的新老照片，真實地再現了醫院的輝煌業績，生動地記錄了醫院的發展歷程，醫務人員通過今昔發展變化記住了走向成功背后的艱難、經驗和教訓，也激起了他們對明天前程的拼搏；二是用于醫院文化建設，營造良好的氛圍。從2012年起，區衛生局每年編印一本椒江衛生年終特刊，比如2013年“服務健康、健康服務”的年終特刊就用圖文并茂的形式從數說、關愛、足跡、展望等四大方面，全方位、多角度地向人們展示了醫療機構在完善服務機制、延伸服務觸角、創新服務方式、深化服務內涵、提升服務質量等方面取得的成果，宣傳了衛生文化，弘揚了職業精神，為推動衛生事業又好又快發展提供強大的精神動利；三是用于臨床教學，提升專業技術水平。醫院照片檔案能為臨床教學提供生動的示范教材，如在臨床教學期間，需要利用大量的醫療照片檔案作教材，在病歷討論時需要提供照片檔案進行手術前、后的對比，提高了感性認識，鞏固了理論知識。

參考文獻

[1] 劉艷麗.照片檔案的整理[J].檔案天地，2003（2）.

[2] 竇暉.照片檔案在醫院文化建設中的作用[J].中國當代醫藥，2009，16（6）：3-5.