關于自來水總公司檔案管理創新策略研究

徐佳

摘 要：本文以自來水總公司的檔案管理為研究對象，文章分析了自來水總公司檔案管理的現狀，并且指出了自來水總公司檔案管理中存在的問題，并針對性地提出了加強自來水總公司的檔案管理的創新策略，為提高自來公司的檔案管理效率提供建議。

關鍵詞：自來水總公司 檔案管理 問題 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（b）-0156-01

1 自來水總公司檔案管理的現狀

廣東潮州自來水總公司主要經營供水業務，是一家典型的國有中型企業，承擔著為市區居民供給自來水的重要任務，為潮州經濟的跨越式發展提供了供水保障。自1971年以來，潮州市自來水總公司已經下屬設有三家自來水廠，全市日供水能力由原來的29萬噸增加到44萬噸，有效地解決夏季用水高峰期市區供水緊張的問題，不過由于業務量巨大，要求自來水總公司能對自己的業務有效地管理，因此自來水總公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。

2 自來水總公司檔案管理存在的問題

2.1 檔案資料信息不全面

檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。

2.2 檔案管理信息化程度低且缺少統一管理

自來水總公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，公司下屬的分公司之間的檔案缺乏統一管理，許多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。

3 加強自來水總公司檔案管理的創新策略

3.1 重視自來水總公司檔案管理

自來水總公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。

3.2 提高檔案管理信息化水平

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水總公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水總公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強自來水總公司的檔案安全管理

由于自來水總公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。

參考文獻

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