簡析電子信息管理平臺構建過程及要點

劉安平　裴沛

摘 要：隨著企業信息管理難度的加大，電子信息管理平臺的作用日益突出，值得推廣應用。文章首先闡述了構建新管理平臺的必要性，然后從準備和設計開發兩個階段對其進行仔細分析。

關鍵詞：電子信息管理平臺；數據處理；計算機技術

1 構建電子信息管理平臺的必要性

調查統計、計劃制定、文件編制、經營銷售等活動都是在對大量信息資料進行分析的基礎上開展的，信息是否真實全面直接關乎決策的可行性，所以企業必須建立一個健全的信息管理機制。尤其是當前市場競爭加劇，信息管理顯得更為重要，如何在海量信息中盡快找出有效信息并加以分析利用是各企業考慮的重點。

電子信息管理平臺是以計算機技術為基礎建立的系統，具有信息采集、信息傳遞、自動儲存、分析處理、安全維護等功能。可實時掌握企業的運行狀況，并根據采集的信息對未來發展趨勢進行預測，在當前企業管理中的地位越來越重要。一般結構如圖1所示。

2 構建電子信息管理平臺的準備階段

2.1 決策分析

某公司為進一步擴大規模，需建立一個現代化電子信息管理平臺，決策者考慮的重點有兩點，一是成本，二是效益。成本又涉及3方面：公司人員花費、咨詢顧問和系統軟件成本。公司人員負責聯系咨詢顧問公司，與其合作商量平臺的各項要求；軟件公司負責軟件的研發工作。該公司用了近兩個月引進了SAP系統，共花費50萬美元。隨著各種新技術和新元件的應用，成本投入可能會更高。

2.2 宣傳培訓

為保證系統研發工作順利開展，需挑選一些高素質人才成立專門領導小組，并得到高層許可。然后積極學習新管理模式，通過與高級員工的交流，盡快掌握電子信息管理的有關知識。同時應在公司內部加大宣傳力度，使各部門能接受新管理模式。新管理平臺最終是由員工操作的，所以必須確保員工能夠接受，如開展培訓、召開會議等。

2.3 數據處理

公司每一項活動的開展都會產生大量數據資料，需及時進行統計處理，所以在新管理系統設計之前就應將各種數據清單主備齊全。在分析整理后，需確保數據不能混亂，應能夠清晰明了地反映企業運行狀況，為下一步工作提供便利。

2.4 內部調查

現代企業規模較大，內部結構復雜，需對其內部展開詳細的調查并整理成統計報告。如果企業內部過于混亂，有必要進行優化、重組業務流程。另外，在企業運行中，難免會存在一些不規范行為，若不處理則必將影響到后續工作。所以需在業務流程規范化之后才能開展新系統的研發工作。要想使電子信息管理平臺更好地運行，必須提高企業業務流程效率，因此要重組業務流程實現高效化的流程。

3 電子信息管理平臺的設計研發階段

3.1 研發方法

新管理平臺幾乎涉及到企業的每一項活動和每一個部門，需投入大量的人力物力，其研發建設是一項長期工作。所以要制訂科學合理的指導計劃，采用有效的研發方法。通常會選擇系統開發生命周期法，加工整個過程分為若干彼此相連的階段。關于該方法，往往是對其幾種類型的變體加以利用，而很少直接使用其過程。其變體可分為以下幾個：（1）基于生命周期的變體。其關鍵在于各階段之間的順序，某一階段結束后決不能回頭修改，如瀑布模型等。所以在設計時要提高計劃的精確度，細心布置每一個細節。如此一來，能夠精確地控制開發進度，使得完成時間也更加明確；（2）基于迭代的變體。關鍵在于每階段之間要保持高度的迭代性，設計中難免要做修改，迭代次數隨之增加，直至接近最終目標，如蛛網模型等。在一些信息環境較為復雜且需經常性改變的環境才行；（3）以用戶為中心的變體。以社會技術系統為例，由社會和技術兩部分組成，關鍵在于用戶的參與。

3.2 實際研發

3.2.1 計劃階段。在這個階段，主要的任務是確定新系統的作用域，確保項目的可行性，制定項目的開發進度表，分配資源并進行項目開發的預算分析。其中，最重要的可能就是確定新系統的作用域，即確定新系統將要解決的問題與這個問題所需要的解決方案的范圍。下一步，確定項目是否可行。這將包括財務可行性、技術可行性與進度可行性等三個項目的分析。然后，制定出大致的項目開發進度表，為每個進度分配人員與資源，同時生成一份預算報告。最后，正式啟動項目。

3.2.2 分析階段。主要任務是了解確定企事業單位的商業需求與處理要求，并整理出書面的文件。包含收集系統信息、確定系統需求、建立需求原型、劃分需求的優先級、提出幾個可以互相替代的解決方案、選定方案等幾個步驟。

3.2.3 設計階段。正式進入系統的設計、編碼階段。其主要部分是設計工作：設計并集成網絡、設計應用程序結構、設計用戶界面、設計系統界面、設計并集成數據庫、設計系統的細節部分、集成系統控制。

3.2.4 實施階段。主要任務是建立、測試、安裝最后的系統。但是，這個階段的任務不僅僅是提供一個能夠運行的電子信息管理平臺，而是要確保培訓所有的用戶并使企事業單位得到切實的利益。具體包括構造軟件的最后部件、檢驗與測試、整理文檔、安裝系統、確保與舊系統的切換等。

3.2.5 支持階段。這個階段是在系統開始正常運營之后開始的，其目標是在今后的一段時間里確保系統的正常運營，這主要包括兩個部分：對最終用戶的支持與對系統的增強與維護。這個階段將一直持續到系統升級為止。

3.3 系統結構及其功能

最終建立起的電子信息管理系統包括以下4個子系統：

3.3.1 市場經營管理子系統。主要是為決策者提供必要的市場信息，具體可分為市場研究、銷售分析、訂貨分配、顧客服務等模塊。

3.3.2 物資供應管理子系統。主要是為生產提供所需信息，同時也負責控制生產進度、計算資源消耗、產品質量控制等。具體又包括產品設計、庫存管理、生產計劃和控制等模塊。

3.3.3 人事資源管理子系統。主要是為合理分配人力資源而采集的各種有效信息，也負責處理人事管理中的獎罰問題。可分為人事計劃、檔案管理等模塊。

3.3.4 財務管理子系統。可提供并分析有效信息，幫助財務人員解決預算、融資、資產利用、降低成本等問題。直接關乎企業利益，具體可分為會計核算、總賬維護、財務計劃和財務報表等模塊。

4 結束語

電子信息管理平臺可提高企業處理信息的效率和質量，從而為企業帶來更多利益。在合理設計研發的同時，還應做好相關培訓工作，如程序員培訓、員工培訓等，使新系統能夠盡快投入使用。

參考文獻

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