淺析電力企業(yè)檔案管理存在問題及解決措施

劉艷 張寧

國網(wǎng)冀北大城縣供電有限公司 065900

摘要：檔案作為企業(yè)的一項重要的基礎(chǔ)工作，其作用的大小，價值的體現(xiàn)和地位的高低是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認識的不斷深化而不斷提高。電力企業(yè)檔案管理的利用是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，是電力企業(yè)贏得市場競爭主動權(quán)的有力保證。本文就電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及解決措施做分析介紹。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；具體措施

一、電力企業(yè)檔案管理的意義

作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和原始憑證，電力檔案包含著許多內(nèi)容，涉及到方方面面。檔案是企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實寫照，涵蓋著豐富的科技資源和知識信息，是一筆不可估量的財富。檔案管理是保證電力企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要，是提高工作質(zhì)量和工作效率的有效手段。目前我國電力企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實際，轉(zhuǎn)變思想，以科學創(chuàng)新的理念加快企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，構(gòu)建合理、有效的管理機制，不斷完善檔案管理工作，為促進企業(yè)發(fā)展壯大提供有力的信息保障。

二、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

1、檔案工作硬件投入不足

隨著電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營步伐的加快，原有檔案用房過于狹小，檔案管理設(shè)備陳舊，已不符合檔案保管的標準。從總體情況看，普遍存在投入不足、檔案管理的硬件建設(shè)嚴重滯后等問題，硬件建設(shè)已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸。檔案綜合管理的要求無法實現(xiàn)，成為空中樓閣。由于重視不夠，不能達到檔案管理的要求，仍然使用非標準檔案柜，大多數(shù)檔案庫房缺少防高溫、防潮濕、防蟲措施，不少未按要求安裝防盜設(shè)施。檔案室專用微機、打印機、刻錄機幾乎未能完全到位，從而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫的建立，勢必影響了檔案工作的正常開展，也嚴重制約了檔案的信息化建設(shè)。

2、檔案資料收集不全面

當前對電力企業(yè)管理人員往往僅對工程進度、工程質(zhì)量有較高的要求，而對檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動的局面，只能依靠手工操作和憑經(jīng)驗進行管理，從而嚴重了檔案功能的發(fā)揮，與當前電力工程日益增多的工作需要極不適應(yīng)。再有，多數(shù)檔案歸檔不及時，沒有從簽訂合同準備開工就開始，而是等到工程接近完工時，才加班加點進行檔案歸檔，導(dǎo)致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補記錄等方法進行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。

3、檔案管理信息化建設(shè)落后

信息化是檔案管理工作的發(fā)展方向，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，電力企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)還比較落后，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的投入不夠；相關(guān)政策、制度、標準不健全，實際開展過程中缺乏具體的措施和依據(jù)；很多企業(yè)雖然配備了相關(guān)的數(shù)字化硬件設(shè)施，但利用率很低；企業(yè)對檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實現(xiàn)資源共享；專業(yè)人才匱乏，制約了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

4、對檔案管理認識不足

“電”是工業(yè)革命的產(chǎn)物，中國電力的大發(fā)展也就近幾十年時間，一直以來，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。

三、提高電力檔案管理的措施

1、配備必要的檔案設(shè)備

檔案改革的硬件是必不可少的條件，那就是檔案的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案現(xiàn)代化管理體制自然要配以現(xiàn)代化的設(shè)施。現(xiàn)代社會是網(wǎng)絡(luò)信息化的時代，人們都借助網(wǎng)絡(luò)信息了解事物和解決問題。檔案管理工作也就必然要借助網(wǎng)絡(luò)向人們傳遞它的訊息，提供它的利用價值。從而原始的傳統(tǒng)的人工的檔案工作方式、方法已經(jīng)限制了檔案工作的發(fā)展，使檔案工作變得死氣沉沉，嚴重阻礙了電力企業(yè)的向前發(fā)展。取而代之的是計算機技術(shù)在檔案管理工作中地廣泛運用。因而企業(yè)就要為檔案工作開發(fā)或購買必要的檔案管理軟件，改造或新建檔案庫房，將鐵柜換成現(xiàn)代化的密集架，購置現(xiàn)代化管理所需的計算機、復(fù)印機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機、數(shù)碼相機和數(shù)碼攝像機、光盤庫等。

2、加強檔案的信息開發(fā)利用

電力企業(yè)檔案管理的目的就是開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。企業(yè)檔案工作的服務(wù)由過去的封閉型轉(zhuǎn)換為開放型，改變了以往重視管理，忽視開發(fā)利用工作的弊端。增強了信息的開發(fā)意識，積極開發(fā)檔案信息資源，真正體現(xiàn)檔案的實際價值，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)提供及時、準確、系統(tǒng)、全面的服務(wù)。企業(yè)檔案打破傳統(tǒng)服務(wù)方式，更新觀念、轉(zhuǎn)變作風、主動出擊，把握市場動態(tài)、預(yù)測企業(yè)要求，了解捕捉市場經(jīng)濟和企業(yè)所需的檔案，從而主動地、有針對性地做好服務(wù)工作。企業(yè)檔案部門要及時了解企業(yè)各階段中心工作和重點工作開展情況，擴大充實檔案資料的信息量，為企業(yè)發(fā)展決策提供可靠依據(jù)，以增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3、提高檔案管理人員的思想覺悟

作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率直接影響著檔案工作的質(zhì)量和結(jié)果。檔案管理工作不僅是一項業(yè)務(wù)性工作，同時也是一項服務(wù)性工作。檔案人員除了要有扎實的業(yè)務(wù)功底，還要具備較強的服務(wù)意識，增強工作責任感。檔案管理人員應(yīng)明確自身的職責，規(guī)范各類檔案資料的管理，保證檔案的完整性、真實性和保密性，同時，還要對檔案的信息資源進行開發(fā)利用，以更好地為企業(yè)服務(wù)，促進企業(yè)發(fā)展。因此，首先要讓管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，明白數(shù)字信息化檔案管理、聲像檔案管理等的重要性，認識到檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、人員配備等的重要性；其次，可以通過檢查等方式，使工程技術(shù)管理人員、檔案管理人員等從思想上認識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理工作的重要價值和作用。

4、提高檔案管理人員管理能力

在新形勢下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。其中崗位培訓是提高其管理能力的最主要途徑。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結(jié)合起來，是受訓人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過加強業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。

結(jié)語

電力檔案管理人員，一定要更新觀念，提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)21世紀新時代的要求。要樹立與時俱進、勇于探索、積極創(chuàng)新的時代理念。全面加強對電力檔案的收集、整理、保護、開發(fā)與利用，不但要為電力事業(yè)的今后發(fā)展留下寶貴的檔案資料，還要不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，爭取為電力事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

[1]張媛.試論電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2011年20期

[2]周慧.電力客戶檔案實現(xiàn)倉儲管理策略研究及應(yīng)用[J].廣東電力.2011年07期

[3]潘經(jīng)華.利用檔案資源.助推供電企業(yè)創(chuàng)一流[A].齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2008年學術(shù)年會會刊[C].2008年.

[4]徐嘉康.合肥市電力公司檔案室.電力企業(yè)數(shù)字檔案館館員素質(zhì)探析[N].安徽經(jīng)濟報.2010年