公司的合同法務管理問題探析

摘 要 作為現代企業，公司在其日常經濟交往中，合同是必不可少的法律手段，合同是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議，是商品交換的法律表現形式。公司能否做好合同的管理工作，是現代公司經營管理一項重要因素。因此，合同的管理和簽訂對于公司正常經濟往來起到關鍵性作用，本文擬就公司中合同的簽訂、管理問題進行簡單探討。

關鍵詞 公司 合同 管理 簽訂

作者簡介：仇兆波，陜西財經職業技術學院，法學副教授，法學碩士，研究方向：法學及法學教育。

中圖分類號：D922.29 文獻標識碼：A 文章編號：1009-0592（2014）12-205-02

社會主義市場經濟究其本質就是法治經濟，換言之也稱其為契約經濟。現代公司經營中，原材料的采購，產品的銷售，一般都都是以訂單、合同、發貨單、發票等為表現形式，其中，合同是確保公司合法權益的最關鍵、最重要的證據材料。公司合同管理是指公司對合同的立項、簽訂、備案審核、履行、變更、轉讓、終止、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。現代公司通過加強合同的規范管理，依此營造在市場交易中受法律保護的法律權利基礎。其目的是提高合同質量，保證合同的全面履行，使企業的合同交易依法良性進行，從而最大限度的維護公司的經濟利益。因此，合同管理是現代公司依法治理的重要組成部分。

一、公司的合同管理存在的主要問題

合同管理是公司管理非常重要的內容，各公司都在建立或者加強自身的合同管理工作，合同管理是全過程的動態系統工程。實踐中，公司的合同管理主要存在以下問題：

（一）合同主體不適格

在建筑行業中這一問題尤為突出，法律規定，施工企業只有在取得相應的資質證書后，才能進入建筑市場，并且只能在資質等級許可的范圍內與發包方簽訂建設工程施工合同。但是由于我國建筑市場承包人競爭相當激烈，于是就出現了沒有資質的個人、單位向有資質的建筑施工企業借用資質，或者低資質的建筑施工企業向高資質的建筑施工企業借用資質以求與建設項目要求相適應，這種行為在法律上被稱為“掛靠”，這是一種嚴重主體不適格的合同。若不注意此類合同主體，到頭來受損失就得不償失了。

（二）合同條款文字不規范，內容不完整

依法訂立的有效的合同應當具有準確、明晰的合同文字表述，不能引發歧義和誤解，否則，會導致合同履行不能或引起合同糾紛。另外，實踐中，有些合同出現條款不全面存在許多缺位的地方，例如，有些合同漏掉了違約條款，這類合同若發生違約，在合同中根本找不到違約處理之約定，使得受害方陷于被動境地，不能依約依法主張自己的權利。

（三）不注重簽名蓋章的法律效力

合同糾紛訴訟中，最有力和有效的證據當然是有蓋章或簽名的合同之原件，尤其要注意的是有些合同在其條款中特別約定“本合同自雙方當事人簽名并且蓋章之日起生效”，這類合同就是所謂的附條件生效的合同，判斷其是否生效就有了雙方簽名加上蓋章這一標準，但實踐中當事人只有簽名沒有蓋章或者只有蓋章而沒有簽名，這對于合同的效力產生訴訟的嚴重障礙。

（四）應當追究責任而沒有追究，而想到追究時卻過了訴訟時效

現代經濟交往中公司被拖欠合同款項的情況很常見，《中華人民共和國合同法》賦予了合同當事人同時履行抗辯權、先履行抗辯權、后履行抗辯權等十分有效的抗辯權利，但大多數公司不懂行使，也沒有及時訴諸法律，當起訴時已超過訴訟時效，喪失了勝訴權，導致合同中的權利再也無法實現。

二、公司合同管理中存在問題的主要原因

公司的合同管理是全方位的、從意向性接觸到交易完畢的全過程的工作，千頭萬緒，出現以上問題在所難免，究其原因主要有以下幾點：

（一）管理模式原因分析

現代公司采取公司法律顧問部門統一管理和各業務部門分口管理的模式。在市場經濟條件下，公司通過合同所確立的民事關系，是一種受法律保護的民事法律關系，這些法律關系與公司的經營、內部的生產、財務、人力資源、技術的更新改造截然不同，涉及的是法律專業問題，所以大多數公司采取公司法律顧問部門管理合同的制度。一般情況下，公司設立法律顧問部門對公司的合同統一管理，公司的各個業務部門及下轄分公司、事業部作為合同次一級管理主體，負責本部門的合同管理，但實踐中，法律顧問部門由于其工作積極性不夠，獎懲制度不明晰，而且大多公司的法律顧問工作是和律師事務所簽訂法律顧問合同的方法進行的，沒有將法律顧問部門管理職責強化，從而導致相應問題的產生。

（二）制度建設原因分析

1.缺乏對合同簽約人員和管理人員的培訓教育。合同簽約人員和管理人員的業務素質的高低，直接影響著合同及其管理的質量。只有通過專門的學習培訓，使合同參與人員掌握合同法律知識和簽約技巧，提高了合同法律意識、增強合同相關人員的業務技能，才能保障所簽合同的有效及完整。

2.相關部門監督管理職責確失。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發生，對合同的各個環節的工作進行有效監督是一項非常重要的工作。通過監督可以隨時掌握公司各類合同的履行情況，及時發現影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發生。實踐中，相關部門監督管理職責確失，沒有同法律顧問部門及其他相關部門如財務部門配合，把好合同的管理關口，從而導致對合同簽訂及合同履行的監督。

3.違約糾紛沒有及時處理。合同體現的是一種受法律強制力保護的權利和義務關系，若當事人違約，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時一定要結合該合同的特點、對方當事人的具體情況，選擇行之有效的違約責任條款，若對方當事人違約，應當及時處理，不要等到時效已過，使自己陷于被動局面。在法定的時效期內，采用仲裁或訴訟等方式，才能減少公司的經濟損失，維護公司的合法權益。

4.沒有建成現代合同管理網絡。建立和健全合同的管理機構（包括專職機構和兼職機構），使公司合同管理覆蓋公司的每個層次，延伸到各個角落的有機的組織網絡；針對合同每個環節建立健全具體的可操作制度，使合同管理工作形成有章可循的組織網絡。通過以上網絡的建立形成行之有效的合同管理體系來保障合同各個階段的合法性、有序性。從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，有些公司并沒有形成嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發生的現代合同管理網絡。

三、解決公司合同管理中存在問題的法律對策

合同管理的諸多問題導致公司的合同權益不能得到有效的法律保障，其中，簽訂高質量的合同，是在將來可能發生的糾紛訴訟中，維護公司合法權益的重要前提，筆者認為簽訂合同時公司應特別注意以下法律事項：

（一）使用和簽訂合同一定要注意細節

注意合同名稱與合同內容是否一致，有些公司使用合同統一文本，但由于使用者對合同性質了解不清楚，審查不仔細，出現混亂使用現象。例如本是買賣合同，卻使用租賃合同文本，這樣的合同在后期的履行和適用法律條款方面爭議難免。是單價還是總價要注意區別，有些公司在銷售合同中，標的物并非單一，但只在合同中書寫各類標的物的總價款，卻不明確具體每種商品的單價，一旦履行一部分后發生爭議，就難以確定未履行的部分標的物之價款，從而引發不必要的矛盾和糾紛。

（二）嚴格審查對方當事人的主體資格

實踐中，由于各個合同的主體性質、種類繁多，各職能部門的管理不到位現象比較普遍。基于如此大環境，簽約時為預防被欺詐，降低合同風險，一定要嚴格審查對方當事人的主體資格、履約能力、企業征信情況等。在審查簽約主體資格方面一定要慎重謹慎，必須要求對方提供加蓋紅章的企業法人營業執照、組織機構代碼證等，確有必要時可到工商登記部門查看其登記資料，絕對不能僅僅憑名片、營業執照復印件而輕信對方草率簽約，一定要杜絕此類情況的發生，不要疏忽大意掉進合同陷阱。

（三）注意用詞嚴謹性和規范性

合同中的每一個字，每一個詞，每一句話，都具有其特定的法律意義，不能在合同條款表述中使用有歧義的詞句或多義詞。尤其要注意法律規定中有特別法律含義而又很接近的詞句，如欠條和借條在法律性質、訴訟時效起算是有區別的，在適用時一定要仔細斟酌。再例如“定金”與“訂金”一字之差，區別相去甚遠。定金屬于擔保方式，其法律依據是《中華人民共和國擔保法》。在買賣合同中若當事人約定買方向賣方支付一筆金額作為“定金”，那么此筆金額就具有擔保的法律效力，當賣方全面履行自己的合同約定義務后，定金應當抵作價款。給付定金的買方若違約時，無權要求返還定金；收受定金的賣方不履行約定的義務時，應當雙倍返還定金。可見定金具有懲罰違約方的法律功能，可以起到督促合同當事人積極履行合同義務之作用。簽約時若誤寫成“訂金”，就不能產生擔保作用，因為“訂金”在法律上是僅僅被認定為該筆交易的預付款，對違約方不產生任何懲罰性的法律后果。

（四）約定相應的違約責任條款

違約責任是合同當事人不履行合同或履行合同義務不符合合同約定所應承擔的民事責任。《中華人民共和國合同法》對違約責任均作了了明確的規定，特別是該法第一百一十四條規定，當事人可以約定一方違約時應當根據違約情況向對方支付一定數額的違約金。簽約人若能很主動而有技巧的運用以上法律的規定，當對方當事人違約時就可化被動為主動，依法要求違約方支付違約金，還可繼續要求對方履行合同義務，這樣就不拍對方違約，并且還有利于合同糾紛的迅速解決。

（五）管轄法院約定要明確，仲裁機構名稱書寫要具體

合同糾紛案件中，在訴訟管轄方面經常發生爭議，耗費時間和精力，我國《民事訴訟法》規定，合同的雙方當事人可以在書面合同中協議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標的物所在地人民法院管轄，但不得違反本法對級別管轄和專屬管轄的規定。在簽訂合同時，雙方一般比較友好，比較容易達成一致意見，應當事先約定明確的管轄法院，就不會給對方留下管轄權異議的機會。若是選擇仲裁應當注意選定明確，具有唯一性的仲裁委員會，對仲裁機構必須寫具體的名稱，如咸陽仲裁委員會、西安仲裁委員會。如果寫的籠統，會導致仲裁協議或仲裁條款無效的情況。

總之，公司合同管理是對自身為一方當事人的合同之訂立、履行、變更、終止等一系列法律行為的有效掌控，合同的管理和簽訂是現代公司經營中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，現代公司若能對合同實施有效管理，將為公司維護自身合法權益夯實相應的法律基礎。

參考文獻：

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