論信息系統項目的范圍管理

【摘要】2010年3月，筆者作為項目經理負責某市民政局民生信息系統的開發。該項目投資720萬元，工期1.5年。主要目標是構建覆蓋全市民政部門的寬帶高速網絡;同時在這一網絡上，建立集中的民政業務信息資源數據庫和用于數據分析處理的通用民政業務軟件平臺;并且開發運行在通用平臺上的各項民政業務管理軟件及辦公自動化系統，通過與勞動保障、建設、財政、公安等部門以及工會、殘聯等人民團體的數據交換和信息共享，實施各級民政業務和行政管理的信息化。該類系統在國內作為新興事物近年剛起步，開發的難度和風險較大。本文結合作者的實踐，以該項目為例，討論項目的范圍管理，并分別論述了與項目干系人溝通、范圍定義、范圍變更控制、舉辦項目評審大會管理過程和方法。針對該項目系統功能綜合性強，協調部門較多，數據交換復雜度高等特點，采用多種方式很好的保證了項目按質量完成。最后總結了該項目在范圍管理上的一些不足之處。

【關鍵詞】信息系統;范圍管理

為提升工作效能和服務水平，某市民政局決定建設民生信息系統，系統主要包括3大平臺、21個業務子系統，融業務辦理、數據處理、統計分析、比對監控、輔助決策于一體的綜合性系統，支持承載業務辦理全過程、記錄操作各環節，按照數據共享的目錄方式，建立系統間、部門間、上下級間的協同工作、數據關聯與資源共享，將市局、38個區縣、787個街鎮的個性化需求納入系統統一開發，做到兼容并蓄，同時還針對民政工作的特性和基層工作人員的文化素質和年齡狀況，要求系統操作簡便、智能。

該項目主要為網絡平臺建設，投資720萬元，工期1.5年，完成基礎網絡、數據共享交換平臺、門戶網站建設、核心應用系統及個人基礎數據庫框架搭建任務。根據“總體規劃、分步實施”的建設需要，分兩個階段完成項目的建設、實施。第一階段為2010年3月-2011年2月，完成試點工程的建設和基礎網絡、數據中心、門戶網站等基礎平臺的建設，完成設計規模的80%。并首先在3個區縣以及所轄的66個街鎮進行試運行。第二階段為2011年3月-2011年8月，在XX市其余35個區縣所轄的721個街鎮進行各系統平臺的應用推廣，推廣在條件滿足的前提下逐步進行，完成設計規模的100%。

本系統采用RUP軟件工程方法進行管理，并于2011年9月完全交付使用。基于涉及到的系統功能綜合性強，協調部門多，數據交換復雜度高等特點，為保證項目順利上線運行，我們把項目整體管理工作的重點放在了項目范圍管理。范圍管理是項目管理的基礎和重點，是指為了能夠交付信息系統項目所必須做的工作。范圍管理的好壞直接影響到項目的進度和成本，針對該項目的特點，我采取了以下的措施。

一、舉行項目啟動大會，與項目干系人溝通

由于系統功能綜合性強，牽涉面廣，干系人比較多，我們請到民政局領導、業務專家、業內技術專家、我方主要領導、技術骨干舉辦了一次項目啟動大會。在這次會上，我作為項目經理將項目的主要目標、范圍、范圍管理計劃、溝通方式、進度安排做了詳細的介紹，希望相關干系人能積極配合，確保項目順利上線。在這次大會上，民政局的項目干系人與我們積極互動，提出相關建議上百條，通過分析這些建議，我們有效地把握了需求，避免了一些我們想當然的做法。在與技術專家互動上，專家們肯定了我們自主開發工作流系統的功能，并建議我們盡量用已經掌握的比較熟練的技術，對于一些新技術，要慎重使用，不要“鍍金”，避免使項目范圍蔓延。

二、協同辦公，獲取需求，快速定義項目范圍

對于陌生的民政業務，我們如何做出讓專業人員滿意的系統，這是個不小的挑戰。只依靠我們的閉門造車是絕對行不通的。我與民政局領導進行深入溝通，爭取到民政局從各地抽調出業務骨干十余人，入駐開發現場，并提供專門的場地和設施便于相互溝通。

1.集中業務的培訓。通過舉辦培訓班的形式，讓大家對民政業務有了粗框架的認識，在這個階段，我不要求大家對業務知識有很強的認識，主要是要求開發人員對民政工作的業務流程審批，以及民政的組織機構和崗位要熟悉。這樣我們就可以快速定義出整套系統機構和崗位的結構樹，系統初始化方面的需求和開發可以早于業務需求。

2.與業務人員溝通，定義范圍。由于在同一個地方辦公，良好的氛圍和關系，讓我們很快分門別類地獲取到相關需求，定義出整個項目和子模塊的范圍。通過聽取民政業務人員的建議，我們將項目開發組又分為民間組織組、社會福利組、捐贈救助組、優撫安置組、基層事務組和外部接口組。

三、有效的范圍變更控制，保障項目范圍沒有“蔓延”

在項目的初期獲取項目范圍時候，小組組長普遍反映民政業務人員有提出變更的“愛好”，已經獲取好的范圍可能因為他們一時心血來潮增加不少功能，有些時候剛剛敲定好的流程又會在下一次碰頭會上被修改得面目全非。比如，民政局業務人員覺得項目要適應時代要求，需要增加福利彩票的網上銷售功能，這個功能是在起初是不在項目范圍之內的，增加該功能不僅要增加諸如網閘、內外網數據安全保證的防火墻等硬件設備，并且要新增數據庫設計，還要從購買人處獲取部分需求，這樣持續下去，我預感到項目進度和范圍嚴重受到影響，哪怕我用趕工等方式，項目的質量又會大打折扣，于是我們成立變更控制委員會（CCB）和使用變更控制系統，所有的變更和控制都必須通過變更控制系統和CCB的審批。

首先，任何的變更必須以書面的形式向CCB提出申請，提出變更的申請人不得直接與開發人員單獨接觸，避免提出的變更不合理或者變更后變更的緣由無處可查。

然后，Ccb對變更內容進行評估和評審，對于可控制的、有效的變更，通過并批準。對于影響項目整體管理的變更，委婉地拒絕變更，并與相關變更發起人做好解釋溝通。

最后，批準的變更發給項目經理我，進行備案，而后發給項目組組長，由他們分派任務下去進行變更實施。

通過有效的范圍變更控制以及耐心的解釋，民政業務人員終于同意不增加福利彩票的網上銷售功能，在向民政局領導申請后，該功能計劃作為二期項目上線，并給予資金和時間上的支持。

四、進行項目評審大會，確保獲得各方認可

在整個項目中我們按照實施的兩個階段確定了5個重要的里程碑，里程碑結束后邀請相關的項目干系人進行評審。其目的防止需求偏差、范圍遺漏和收集新的需求。

第一個重要里程碑是系統原型完成之后，邀請了所有項目干系人代表參與了原型的評審工作。

第二個重要里程碑是數據中心和網絡平臺完成之后，邀請了民政、勞動保障、建設、財政、公安等部門以及工會、殘聯等人民團體的業務負責人參與項目評審工作。

第三個重要里程碑是各應用業務系統完成之后，邀請了民政局各處室負責人、相關業務代表和部分社區居委代表參與了項目的評審工作。

第四個重要里程碑是OA平臺完成之后，邀請了民政局領導、各處室負責人和相關業務代表參加項目的評審工作。

第五個重要里程碑是系統基本成型之后，我們再一次組織了全體項目干系人，參加項目評審會議。

每次評審，我們都能獲得很好的意見，避免了業務范圍上的偏差，當然也有許多項目干系人提出了系統易用性上的建議。會后我們按照范圍變更控制流程對意見進行了篩選，將有益的意見包含在項目范圍管理計劃中。

最后通過項目組的共同努力，使得該項目在2011年9月上線運行，并順利通過驗收，也使作為項目經理的我充分認識到項目范圍管理在項目管理過程中的重要性。在項目實施過程中，我也遇到了一些問題，下面總結一下我的解決方案：

一是測試用例不夠充分，壓力測試不夠。由于剛上線的民政業務系統在進行數據錄入時，高峰時期數據并發數太大，導致系統反應速度較慢，最后通過調整優化中間件配置參數，修改操作系統內存的方式解決了此問題。

二是在整個開發過程中，團隊成員經常為一些技術問題而爭論，有時比較激烈，造成了組員之間的一些沖突，在解決沖突方面，我的工作有些欠缺，有時不得已采用妥協的方式，這在今后的項目管理實施過程中要進一步總結和完善。

以上是筆者在民政局民生信息系統項目管理的一些體會及措施，通過本項目的范圍管理，使我在實戰中積累了經驗，也使筆者深刻的體會到范圍管理的重要性，通過與項目干系人溝通、范圍定義、范圍變更控制、舉辦項目評審大會是整個項目成功的關鍵。

作者簡介：董心心（1978—），男，重慶人，碩士，現就讀于重慶工商大學融智學院教務處，研究方向：計算機應用、教育管理。