論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

【摘要】2010年3月，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)某市民政局民生信息系統(tǒng)的開發(fā)。該項(xiàng)目投資720萬元，工期1.5年。主要目標(biāo)是構(gòu)建覆蓋全市民政部門的寬帶高速網(wǎng)絡(luò);同時在這一網(wǎng)絡(luò)上，建立集中的民政業(yè)務(wù)信息資源數(shù)據(jù)庫和用于數(shù)據(jù)分析處理的通用民政業(yè)務(wù)軟件平臺;并且開發(fā)運(yùn)行在通用平臺上的各項(xiàng)民政業(yè)務(wù)管理軟件及辦公自動化系統(tǒng)，通過與勞動保障、建設(shè)、財政、公安等部門以及工會、殘聯(lián)等人民團(tuán)體的數(shù)據(jù)交換和信息共享，實(shí)施各級民政業(yè)務(wù)和行政管理的信息化。該類系統(tǒng)在國內(nèi)作為新興事物近年剛起步，開發(fā)的難度和風(fēng)險較大。本文結(jié)合作者的實(shí)踐，以該項(xiàng)目為例，討論項(xiàng)目的范圍管理，并分別論述了與項(xiàng)目干系人溝通、范圍定義、范圍變更控制、舉辦項(xiàng)目評審大會管理過程和方法。針對該項(xiàng)目系統(tǒng)功能綜合性強(qiáng)，協(xié)調(diào)部門較多，數(shù)據(jù)交換復(fù)雜度高等特點(diǎn)，采用多種方式很好的保證了項(xiàng)目按質(zhì)量完成。最后總結(jié)了該項(xiàng)目在范圍管理上的一些不足之處。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);范圍管理

為提升工作效能和服務(wù)水平，某市民政局決定建設(shè)民生信息系統(tǒng)，系統(tǒng)主要包括3大平臺、21個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，融業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析、比對監(jiān)控、輔助決策于一體的綜合性系統(tǒng)，支持承載業(yè)務(wù)辦理全過程、記錄操作各環(huán)節(jié)，按照數(shù)據(jù)共享的目錄方式，建立系統(tǒng)間、部門間、上下級間的協(xié)同工作、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與資源共享，將市局、38個區(qū)縣、787個街鎮(zhèn)的個性化需求納入系統(tǒng)統(tǒng)一開發(fā)，做到兼容并蓄，同時還針對民政工作的特性和基層工作人員的文化素質(zhì)和年齡狀況，要求系統(tǒng)操作簡便、智能。

該項(xiàng)目主要為網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，投資720萬元，工期1.5年，完成基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)共享交換平臺、門戶網(wǎng)站建設(shè)、核心應(yīng)用系統(tǒng)及個人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫框架搭建任務(wù)。根據(jù)“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的建設(shè)需要，分兩個階段完成項(xiàng)目的建設(shè)、實(shí)施。第一階段為2010年3月-2011年2月，完成試點(diǎn)工程的建設(shè)和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)中心、門戶網(wǎng)站等基礎(chǔ)平臺的建設(shè)，完成設(shè)計規(guī)模的80%。并首先在3個區(qū)縣以及所轄的66個街鎮(zhèn)進(jìn)行試運(yùn)行。第二階段為2011年3月-2011年8月，在XX市其余35個區(qū)縣所轄的721個街鎮(zhèn)進(jìn)行各系統(tǒng)平臺的應(yīng)用推廣，推廣在條件滿足的前提下逐步進(jìn)行，完成設(shè)計規(guī)模的100%。

本系統(tǒng)采用RUP軟件工程方法進(jìn)行管理，并于2011年9月完全交付使用。基于涉及到的系統(tǒng)功能綜合性強(qiáng)，協(xié)調(diào)部門多，數(shù)據(jù)交換復(fù)雜度高等特點(diǎn)，為保證項(xiàng)目順利上線運(yùn)行，我們把項(xiàng)目整體管理工作的重點(diǎn)放在了項(xiàng)目范圍管理。范圍管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，是指為了能夠交付信息系統(tǒng)項(xiàng)目所必須做的工作。范圍管理的好壞直接影響到項(xiàng)目的進(jìn)度和成本，針對該項(xiàng)目的特點(diǎn)，我采取了以下的措施。

一、舉行項(xiàng)目啟動大會，與項(xiàng)目干系人溝通

由于系統(tǒng)功能綜合性強(qiáng)，牽涉面廣，干系人比較多，我們請到民政局領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)專家、業(yè)內(nèi)技術(shù)專家、我方主要領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)骨干舉辦了一次項(xiàng)目啟動大會。在這次會上，我作為項(xiàng)目經(jīng)理將項(xiàng)目的主要目標(biāo)、范圍、范圍管理計劃、溝通方式、進(jìn)度安排做了詳細(xì)的介紹，希望相關(guān)干系人能積極配合，確保項(xiàng)目順利上線。在這次大會上，民政局的項(xiàng)目干系人與我們積極互動，提出相關(guān)建議上百條，通過分析這些建議，我們有效地把握了需求，避免了一些我們想當(dāng)然的做法。在與技術(shù)專家互動上，專家們肯定了我們自主開發(fā)工作流系統(tǒng)的功能，并建議我們盡量用已經(jīng)掌握的比較熟練的技術(shù)，對于一些新技術(shù)，要慎重使用，不要“鍍金”，避免使項(xiàng)目范圍蔓延。

二、協(xié)同辦公，獲取需求，快速定義項(xiàng)目范圍

對于陌生的民政業(yè)務(wù)，我們?nèi)绾巫龀鲎寣I(yè)人員滿意的系統(tǒng)，這是個不小的挑戰(zhàn)。只依靠我們的閉門造車是絕對行不通的。我與民政局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入溝通，爭取到民政局從各地抽調(diào)出業(yè)務(wù)骨干十余人，入駐開發(fā)現(xiàn)場，并提供專門的場地和設(shè)施便于相互溝通。

1.集中業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。通過舉辦培訓(xùn)班的形式，讓大家對民政業(yè)務(wù)有了粗框架的認(rèn)識，在這個階段，我不要求大家對業(yè)務(wù)知識有很強(qiáng)的認(rèn)識，主要是要求開發(fā)人員對民政工作的業(yè)務(wù)流程審批，以及民政的組織機(jī)構(gòu)和崗位要熟悉。這樣我們就可以快速定義出整套系統(tǒng)機(jī)構(gòu)和崗位的結(jié)構(gòu)樹，系統(tǒng)初始化方面的需求和開發(fā)可以早于業(yè)務(wù)需求。

2.與業(yè)務(wù)人員溝通，定義范圍。由于在同一個地方辦公，良好的氛圍和關(guān)系，讓我們很快分門別類地獲取到相關(guān)需求，定義出整個項(xiàng)目和子模塊的范圍。通過聽取民政業(yè)務(wù)人員的建議，我們將項(xiàng)目開發(fā)組又分為民間組織組、社會福利組、捐贈救助組、優(yōu)撫安置組、基層事務(wù)組和外部接口組。

三、有效的范圍變更控制，保障項(xiàng)目范圍沒有“蔓延”

在項(xiàng)目的初期獲取項(xiàng)目范圍時候，小組組長普遍反映民政業(yè)務(wù)人員有提出變更的“愛好”，已經(jīng)獲取好的范圍可能因?yàn)樗麄円粫r心血來潮增加不少功能，有些時候剛剛敲定好的流程又會在下一次碰頭會上被修改得面目全非。比如，民政局業(yè)務(wù)人員覺得項(xiàng)目要適應(yīng)時代要求，需要增加福利彩票的網(wǎng)上銷售功能，這個功能是在起初是不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的，增加該功能不僅要增加諸如網(wǎng)閘、內(nèi)外網(wǎng)數(shù)據(jù)安全保證的防火墻等硬件設(shè)備，并且要新增數(shù)據(jù)庫設(shè)計，還要從購買人處獲取部分需求，這樣持續(xù)下去，我預(yù)感到項(xiàng)目進(jìn)度和范圍嚴(yán)重受到影響，哪怕我用趕工等方式，項(xiàng)目的質(zhì)量又會大打折扣，于是我們成立變更控制委員會（CCB）和使用變更控制系統(tǒng)，所有的變更和控制都必須通過變更控制系統(tǒng)和CCB的審批。

首先，任何的變更必須以書面的形式向CCB提出申請，提出變更的申請人不得直接與開發(fā)人員單獨(dú)接觸，避免提出的變更不合理或者變更后變更的緣由無處可查。

然后，Ccb對變更內(nèi)容進(jìn)行評估和評審，對于可控制的、有效的變更，通過并批準(zhǔn)。對于影響項(xiàng)目整體管理的變更，委婉地拒絕變更，并與相關(guān)變更發(fā)起人做好解釋溝通。

最后，批準(zhǔn)的變更發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理我，進(jìn)行備案，而后發(fā)給項(xiàng)目組組長，由他們分派任務(wù)下去進(jìn)行變更實(shí)施。

通過有效的范圍變更控制以及耐心的解釋，民政業(yè)務(wù)人員終于同意不增加福利彩票的網(wǎng)上銷售功能，在向民政局領(lǐng)導(dǎo)申請后，該功能計劃作為二期項(xiàng)目上線，并給予資金和時間上的支持。

四、進(jìn)行項(xiàng)目評審大會，確保獲得各方認(rèn)可

在整個項(xiàng)目中我們按照實(shí)施的兩個階段確定了5個重要的里程碑，里程碑結(jié)束后邀請相關(guān)的項(xiàng)目干系人進(jìn)行評審。其目的防止需求偏差、范圍遺漏和收集新的需求。

第一個重要里程碑是系統(tǒng)原型完成之后，邀請了所有項(xiàng)目干系人代表參與了原型的評審工作。

第二個重要里程碑是數(shù)據(jù)中心和網(wǎng)絡(luò)平臺完成之后，邀請了民政、勞動保障、建設(shè)、財政、公安等部門以及工會、殘聯(lián)等人民團(tuán)體的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人參與項(xiàng)目評審工作。

第三個重要里程碑是各應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成之后，邀請了民政局各處室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)代表和部分社區(qū)居委代表參與了項(xiàng)目的評審工作。

第四個重要里程碑是OA平臺完成之后，邀請了民政局領(lǐng)導(dǎo)、各處室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)代表參加項(xiàng)目的評審工作。

第五個重要里程碑是系統(tǒng)基本成型之后，我們再一次組織了全體項(xiàng)目干系人，參加項(xiàng)目評審會議。

每次評審，我們都能獲得很好的意見，避免了業(yè)務(wù)范圍上的偏差，當(dāng)然也有許多項(xiàng)目干系人提出了系統(tǒng)易用性上的建議。會后我們按照范圍變更控制流程對意見進(jìn)行了篩選，將有益的意見包含在項(xiàng)目范圍管理計劃中。

最后通過項(xiàng)目組的共同努力，使得該項(xiàng)目在2011年9月上線運(yùn)行，并順利通過驗(yàn)收，也使作為項(xiàng)目經(jīng)理的我充分認(rèn)識到項(xiàng)目范圍管理在項(xiàng)目管理過程中的重要性。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，我也遇到了一些問題，下面總結(jié)一下我的解決方案：

一是測試用例不夠充分，壓力測試不夠。由于剛上線的民政業(yè)務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，高峰時期數(shù)據(jù)并發(fā)數(shù)太大，導(dǎo)致系統(tǒng)反應(yīng)速度較慢，最后通過調(diào)整優(yōu)化中間件配置參數(shù)，修改操作系統(tǒng)內(nèi)存的方式解決了此問題。

二是在整個開發(fā)過程中，團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常為一些技術(shù)問題而爭論，有時比較激烈，造成了組員之間的一些沖突，在解決沖突方面，我的工作有些欠缺，有時不得已采用妥協(xié)的方式，這在今后的項(xiàng)目管理實(shí)施過程中要進(jìn)一步總結(jié)和完善。

以上是筆者在民政局民生信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的一些體會及措施，通過本項(xiàng)目的范圍管理，使我在實(shí)戰(zhàn)中積累了經(jīng)驗(yàn)，也使筆者深刻的體會到范圍管理的重要性，通過與項(xiàng)目干系人溝通、范圍定義、范圍變更控制、舉辦項(xiàng)目評審大會是整個項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

作者簡介：董心心（1978—），男，重慶人，碩士，現(xiàn)就讀于重慶工商大學(xué)融智學(xué)院教務(wù)處，研究方向：計算機(jī)應(yīng)用、教育管理。