探究如何提高高校檔案的利用效率

姜霏霏

高校教育在我國教育系統中處于至關重要的地位，對我國教育事業的發展起到了重要的推動作用，高校檔案對學校發展具有重要的參考意義。高校檔案一般指針對學校各部門和師生進行各項活動的信息的記錄、收集和整理而形成的綜合文獻，主要表現形式為文字、圖片、圖表和其他載體。

一、提高高校檔案利用效率的重要性

（一）高校檔案不僅真實地記錄了學校發展的軌跡，還為學校開展各項工作提供了重要參考。一方面高校各職能部門為了更好地完成各項工作，必須建立在充分掌握相關文獻資料的基礎上，另一方面各職能部門的領導和工作人員在開展工作時，要經常對檔案文獻資料進行充分研究、深入了解，才能更好地完成工作。高校檔案詳細記錄了學校各個發展階段的重要事件，展示了學校發展變化情況，為高校管理人員進行科學決策、順利完成各項工作奠定了重要的基礎。

（二）高校檔案為學校開展各項教學管理活動提供了科學依據。教學活動是高校各項活動的基礎和中心，關系學校發展的前途。一方面，高校檔案對學校教學活動具有促進作用，主要表現為它通過提供成功的教學案例，使教學者獲得新的啟示，進而改革教學方法；它通過提供科學的方法和程序，使教學活動有計劃、有組織地協調進行。另一方面，高校教學活動豐富的實踐成果完善了檔案內容，是高校檔案的有機組成部分，是學校在發展過程中積累的寶貴財富。

（三）高校檔案為學校開展科學研究提供了借鑒。高校檔案中的一項重要內容是對學校科學研究成果的記錄，科學研究是一項逐步深入、不斷借鑒的過程，因此，高校檔案對高校科學研究的作用不言而喻。科學研究具有連續性，不能脫離原有科學成果的積累，否則很難開拓出新的研究領域。研究和分析高校檔案中記錄的科研成果，為學校科研進步和發展提供了極大的可能。

（四）高校檔案是學校開展教育宣傳活動的重要素材。高校檔案記錄了學校發展過程中的大小事件，這些重要事件真實、直觀地反映了學校的歷史，是學校開展教育宣傳活動的生動素材。利用這些素材對學生進行思想教育，不僅可以使學生了解學校的歷史，還可以啟迪和凈化他們的心靈。

二、發揮高校檔案的利用價值，促進檔案管理工作的進步

（一）發揮檔案的利用價值是高校檔案管理的根本目標。發揮高校檔案的利用價值是高校教育事業的有機組成部分，主要表現為為廣大教育者的教學研究提供參考依據和所需的各類文獻資料，并且為學生的學習工作提供必要的服務，這是高校檔案管理的根本目的和最終訴求。

（二）發揮檔案的利用價值是高校檔案管理的中心任務。高校檔案管理有其特定的流程，主要包括檔案收集、檔案鑒定、檔案利用和檔案編研等，只有按照特定流程科學地實施每一個步驟，才能很好地完成復雜的檔案管理工作。其中，檔案利用環節在高校檔案管理流程中起到了承前啟后的作用，并和其他環節相互影響、相輔相成。只有充分保證檔案信息的完整性、科學性，檔案信息才能真正發揮利用價值。檔案信息通過實踐可以檢驗其他環節的完成情況，為更好地開展其他環節的工作提供科學依據。

（三）發揮高校檔案的利用價值有利于密切相關部門及工作人員的聯系。做好高校檔案的利用工作，離不開各部門及其工作人員的緊密聯系和協調配合，在此過程中，檔案管理部門進一步認識了檔案管理的重要性，通過不斷實踐，逐漸探究出了更加科學的工作方法，有利于優化部門職能，提高部門工作效率。對工作人員而言，在挖掘檔案利用價值過程中，其自身管理水平進一步提高，工作能力顯著提高。

三、如何切實提高高校檔案的利用效率

（一）體現高校檔案工作的服務性質。管理高校檔案的最終目的是實現檔案利用，使檔案為高校發展服務。檔案管理的真正價值只有在不斷利用中才能體現，并且在利用過程中及時發現問題，進而改善管理方法。檔案管理人員應及時改變觀念，由管理者的角色變為服務者的角色。在工作過程中，還應妥善處理與其他部門之間的關系，主動為他們提供服務，改變一直以來被動服務的尷尬境地。

（二）做好檔案利用工作應具備開放性。要做好高校檔案利用工作，我們要具備開放觀念，不能墨守成規，正確認識和處理檔案實用性和保密性之間的關系，在堅持檔案機密性的基礎上，盡可能地發揮檔案的實際效用，更好地為學校發展服務。傳統的檔案管理觀念過于關注檔案的保密性，卻忽視了檔案的科學利用，不符合當今社會發展的大潮。在實際工作中，檔案利用工作應堅持適度開放和適度保密的原則。

（三）統籌兼顧，實現檔案信息的系統化管理。隨著時間的不斷推移，高校檔案信息的數量與日俱增，如何科學管理這些繁瑣的信息、協調好各部門的職責需要我們不懈探索。首先，高校檔案管理人員應充分熟悉檔案內容，熟悉檔案信息的編排規律；其次，高校檔案部門及其工作人員應加強管理手段的創新，使用檔案管理系統實現高校檔案的科學管理，掃描紙質檔案，實現檔案數字化，建立健全完整的目錄和全文數據庫；最后，檔案人員要調查研究學校教師和管理人員的不同需求，建立特色化服務。

（四）提高高校檔案質量，提升利用價值。高校各個立卷部門應該重視檔案的編輯和整理工作，嚴格按照學校制定的歸檔范圍和保管期限立卷，材料豐富、整理規范，才能保證檔案質量，從而更好地發揮檔案本身的價值。如果材料過少，或者重要的材料沒有歸檔，就無法為今后工作提供必要的參考和借鑒。高校相關部門領導和相關人員都應該盡職盡責，用嚴謹的態度對待檔案工作，保證檔案材料的質量，才可提升其價值。

總體來看，高校檔案管理工作是我國檔案管理系統的重要組成部分，有其規律。因此，我們要尤其注重研究高校發展的實際情況，結合新情況、新問題不斷調整檔案管理方法和工作思路。我們應特別重視高校檔案的利用工作，提高檔案的利用效率，增強高校檔案的服務性，使其更好地為學校改革和發展服務。

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