基于Lotus Notes的企業辦公自動化系統的研究

陳菊

【摘要】 本文對辦公自動化系統開發中Lotus Notes的特點進行系統性介紹，并與開發企業辦公自動化系統相結合，對該系統設計方案、總體需求以及系統實現進行闡述，并探討了系統的實施內容，實現將工作流、信息處理以及其他業務系統集成到一個協作平臺的OA 系統。

【關鍵詞】 Lotus Notes 辦公自動化 公文管理 特點

由于我國社會在近些年的迅猛發展與進步，使得企業辦公設備也隨之實現電子化、自動化以及無紙化。若要確保公司、企業以及集團間實現協同工作，并保證企業能夠以最小代價換得最大經濟效益，企業決策者一定要準確掌握辦公設備等各領域信息。而由于近些年通訊技術與計算機技術的發展與完善，使得企業通過準確、快速、高效措施實現內部信息存儲、收集以及加工處理工作[1]。到目前為止，辦公自動化逐漸成為當今社會發展的必然之需，Lotus Notes為企業辦公自動化的實現提供了科學、有效的軟件支持。

一、Lotus Notes 簡介

在業界，Lotus Notes可以說是唯一構建于統一、開放結構之上，且具備企業級協作、通信、Intranet、工作流以及Internet Web等綜合性應用功能的新型軟件平臺，可支持多領域應用是Lotus Notes的主要優勢。

Lotus Notes本身為文檔數據庫管理系統范疇，所有應用在該軟件平臺中都可通過數據庫方式呈現出來，數據庫文檔是Lotus Notes的實際處理對象。現階段，Lotus Notes被稱為全球最為先進、新型的群件產品，Lotus Notes集文檔存儲、通信處理、應用開發環境以及Web發布于一體，使其本身具有移動計算、安全管理、復制機制、Internet支持以及工作流等現代化技術特性，不僅可以提供Lotus Script 和公示語言兩種開發方式，同時還能夠支持Java、Java script等編程語言。在ADO、ODBC以及JDBC等相應的接口中，能夠對相關數據進行訪問。此外，Lotus Notes還能夠提供大量具有多功能的數據庫模板，通過這些模板，能夠有效降低對相關應用程序進行開發的工作量[2]。

Lotus Notes的重要特性是可以跨操作系統平臺，對網絡結構與操作系統結構等都具有支持性作用，而且還可以屏蔽系統間所存在的不兼容性與復雜性，該軟件平臺本身的復制技術比較突出，主要包括移動復制、雙向復制、字段級選擇復制、高效復制以及后端復制等，確保企業信息交互性能的大幅度提升，使企業辦公效率得以有效改善。

二、辦公自動化系統總體需求

2.1系統安全

a.備份數據。在系統數據備份過程中，將所需數據具體時間選擇提供出來，并提供有效的前臺操作功能；b.系統使用安全。具體包括權限設置和身份驗證；c.數據安全。支持磁盤陣列、聯機備份、RAID容錯及存儲等相關處理方式，以便于恢復系統原有機制。

2.2訪問方式

基于企業目前狀態，盡可能降低企業設備投資率，所以對服務器/客戶模式進行選用，而且客戶機無法安裝用戶端軟件，在計算機瀏覽器中就可以直接訪問。

2.3功能與目的

對于一個企業來說，開發辦公自動化軟件系統的功能與目的主要是確保企業日常辦公業務實現無紙化與網絡化，同時實現企業公文的科學、有效處理。

三、 Lotus Notes在辦公自動化系統中的整體設計

現階段，辦公自動化系統應用Lotus Notes結構模型主要有兩種，即：B/S結構、C/S結構。

3.1 B/S三層結構模型

由于Lotus Notes技術在近些年的迅猛發展，特別是以Web為平臺的信息檢查與發布技術，造成應用系統本身所具有的體系結構逐漸由C/S主從結構演變為多級分布式結構，這種演變過程的核心是Web技術，且為多級分布式結構范疇，即：B/S（瀏覽器/服務器）系統。

服務器與瀏覽器共同組成B/S模型應用系統，應用程序與數據都在服務器中放置，在服務器應用程序中，瀏覽器自身能夠實現動態擴展，從根本上說，瀏覽器本身存在多層結構，能夠動態擴展處理B/S系統所需的數據類型，而且在服務器中可以集中開發B/S模式的各類型的系統維護工作，不需要對客戶端進行維護，而且具有一致的操作風格，凡是有瀏覽器的計算機用戶，均能方便的使用[3]。B/S系統結構中，實現用戶界面的途徑主要是WWW瀏覽器，其中一些事物邏輯實現于前端，而多數事務邏輯均實現于服務器端。由此可見，B/S結構是通過瀏覽器技術，與瀏覽器Active技術與Script語言進行有效結合，以通用瀏覽器的方式，使原先較為復雜、繁瑣的計算機專用軟件本身的強大功能才能得以實現。圖1為B/S模型圖。

圖1：B/S 模型示意圖

3.2 C/S兩層結構模型

所謂C/S系統結構或者模型，指的是由多個或者一個服務器、客戶和下層通訊系統與操作系統所組成的可以分布式分析、計算以及表示的一種復合體系，該模型為兩層結構模型范疇，可將應用系統具體分為服務器與客戶機兩種，很多應用軟件在客戶端廣泛集中，由客戶端對系統應用進行處理，由服務器端處理事務管理與數據訪問等事務。圖2為C/S模型圖。

圖2：C/S模型示意圖

應用C/S模型機制的主要優勢包括：由計算機完成數據庫所有查詢操作工作，所有用戶都可以對高檔服務器及時查詢相關數據庫的優勢進行共享，服務器中數據庫服務進程也可以確保數據一致性。所以，在一段時間內，C/S模型被廣泛應用于辦公自動化系統中。

3.3 OA模型

相關研究結果表明，OA用戶群主要分為兩類，其中一類被稱為“近程用戶”，組織局域網內為其工作地點，通過OA系統實施工組走，往往會實施較為繁瑣的業務操作，具有比較強的交互性要求和較大信息處理流量；第二類則被稱為“遠程用戶”，用戶所需內容為信息錄入與查詢，和OA系統具有較弱的交互性要求，且具有比較小的信息流量[4]。

基于這種OA用戶群分類，可OA系統模型定義為：B/S模型和C/S模型混合的綜合型OA系統模型。A.B/S模型結構：這一結構主要確保“遠程用戶”辦公需求得以實現，像：電子論壇、公告板以及信息發布等；b.C/S模型結構：這一結構主要確保“近程用戶”辦公之需得以實現，像：公文流轉、協同辦公以及個人辦公等。

四、系統的實施

4.1數據庫實施

具體實施數據庫是依照設計階段的關系模式，通過數據庫系統所提供的語言對相關目標模式予以構建，實際上，目前很多數據庫系統中均含有對目標模式進行構建的工具，以此為設計工作者創建實際視圖、數據庫以及索引等提供有效幫助。

Lotus Notes技術將具有強有力的一種開發工具提供出來，即：Domino Designer，有助于開發者對視圖、數據庫以及索引等進行創建，便于對已有結構進行修改。此外，通常數據庫均構建有系統、有效的數據庫模板，保證設計的調試與修改不會對原先數據進行修改，以此實現數據與設計兩者的分離，進而使數據安全性與穩定性得以不斷強化。

4.2程序設計及系統測試

4.2.1基于Lotus Notes的程序設計

系統功能得以實現的重要環節就是程序設計，該環節根據系統設計成果，通過計算機程序語言對系統功能進行表述。在實施程序設計時，一定不能忽視以下問題：a.程序可讀性。對于程序運行速度與精煉程度不會過度追求，具體要求易讀、清晰，并對注釋予以大量使用，以便于日后系統維護工作[5]。b.可靠性。對于任何時期而言，系統可靠性均為對系統質量進行衡量的關鍵性指標，可靠性本身含義有多種：系統操作可靠性、程序運行可靠性、通訊可靠性以及數據存取可靠性等。根據計算機操作工作者水平，必須對數據錄入和差錯處理進行精心設計。C.柔性設計。盡可能獨立劃分模塊。借鑒面向對象理念，把模塊制作成能夠隨意組合的對象，便于日后系統的維護及擴展。

4.2.2系統測試

對于一個軟件系統而言，系統測試是一項關鍵性工作。系統測試對確保系統運行可靠性與軟件質量具有重要作用。系統測試方法主要有：分層次測試與分階段測試，具體測試方法在不同階段也有所不同，見圖3。

圖3：系統測試階段

①.行為測試。一般被用在可操作、高級別操作、功能級別的配置文件上和客戶說明書中出現的錯誤。②.結構測試。操作低級別配置文件中所出現的錯誤。③.現場測試。在系統前集聚專家、客戶及相關開發人員，鼓勵其盡可能避免系統發生故障。

五、結語

總而言之，電子公文系統本身具有時效性強、易于存檔、檢索便利以及保密性良好等優點，便于相關管理人員與用戶全面掌握及使用。在安徽省食品藥品檢驗所中，這種公文流轉系統被成功應用。本研究在辦公自動化系統開發中對Lotus Notes的安全機制、協調運行、工作流、信息集成以及信息通信等技術進行充分利用，確保企業辦公自動化系統中任務管理自動化與網絡化得以實現，而且也實現了各系統間信息共享機制。

參 考 文 獻

[1]武坤.中文Lotus Domino/Notes R7 應用開發指南[M].北京：機械工業出版社，2008.

[2]徐偉，李大興.Lotus Notes R5 本地化安全擴展設計與實現[J].計算機工程與設計，2007，28（2）：337-339.

[3]楊耿，李曉娟.基于Lotus Notes企業辦公自動化系統[J].計算機工程與設計，2009，30（10）：156-157.

[4]葛華.基于Lotus Domino/Notes的辦公自動化系統研究與實現[J].電腦知識與技術，2009，5（02）：123-124.

[5]程海英，張子剛.基于Lotus Notes的企業辦公自動化系統的研究[J].鄂州大學學報，2010，7（2）：154-156.