論檔案管理應急預案體系的科學構建

石毅

各類自然和社會突發事件的頻發，使得檔案的安全管理工作日益受到各級檔案部門的高度重視和關注。隨著計算機網絡技術的發展，各級檔案管理部門在電子檔案建設方面也取得很大進展，但也使得檔案電子數據管理面臨著網絡病毒和黑客惡意攻擊等突發事件威脅。檔案屬于寶貴的歷史記載與重要的人類文化遺產，在受到不可預見的突發事件破壞時，損失往往是慘痛和難以挽回的。

如2008年中國“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因為掩埋而遭受重創，給經濟和社會發展帶來嚴重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續的強暴雨襲擊，致使一部分公共機構及商業機構的檔案文件受到一定程度的損毀，不過這些機構都能夠科學有序地對于已經受損的檔案進行及時有效的搶救與修復。其中發揮積極作用的，就是澳大利亞國家檔案館的檔案搶救應急預案。所以，我國各級檔案部門要積極地預防和應對各類突發事件，必須不斷地提高檔案應急預案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發事件對于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。

1 加強應急預案管理是檔案部門成功處置各種突發事件的基礎和保證

檔案的應急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會所產生的各類突發事件的原因、經過與后果進行綜合分析，在有效整合檔案領域當中有關資源的基礎上，建立的一整套積極應對各類突發事件的事前防范、事中反應和事后處理的管理程序和手段。檔案應急管理通常具有突發性和非程序性的特點，但同時又必須滿足預見性、系統性和創新性的要求。所以應急預案也是成功處置各種突發事件的基礎和前提。

1.1 加強應急預案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國家的珍貴檔案資料，都曾經遭受自然和人為災害的毀滅性打擊，產生了巨大的難以估量的損失。如2001年發生在美國的“9·11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿中心的很多金融機構的計算機數據檔案瞬間被毀。而各類頻發的突發事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級檔案部門必須展開積極的行動，不斷加大應急預案的管理力度，以便于應對各類突發事件的發生。

1.2 應急預案管理能夠提升檔案部門的應急管理能力。實踐證明，應急預案是積極應對各類突發事件的重要手段，各級檔案部門通過制定和建立完善的應急預案體系，從而規范檔案部門對突發事件的應急處理能力，不僅有利于使各級檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風險防范意識，而且有利于及時鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強應急管理工作的能力，在針對突發事件的應急處置上，在應急預案的各個環節上，都能做到未雨綢繆，并提高應急決策的主動性、時效性與科學性要求。

1.3 應急預案管理可以增強檔案安全體系建設的保障力。2010年5月12日，國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據《檔案工作突發事件應急管理辦法》與《檔案館防治災害工作指南》等規定，明確要求我國各級檔案管理部門，必須重視應急預案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級檔案管理部門完善應急預案管理標準和要求。這也表明，強化檔案應急預案的管理工作，能夠促進檔案安全體系的構建，并為提升檔案管理安全增強保障力。

2 國外應對檔案管理突發事件的有效設計

2.1 重視檔案工作人員的責任與分工。在檔案部門應急預案體系的建設過程中，國外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊伍通常非常精簡，因此，要求各工作人員在平時的檔案管理突發事件中，各項預防工作和應急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學所制訂的檔案防災減災計劃把檔案工作人員分成三類，分別是災害預防小組和災害行動小組以及災后恢復小組，分別負責在檔案災害發生前的預警預防、災害發生時的應急救援以及災害后期的檔案修復工作，并且均依據不同的職責而有針對性地開展有關培訓工作。

2.2 加強檔案部門可能遭受的災害研究力量。在國外，檔案部門比較關注可能面臨的災害和突發事件研究，并熱衷于突發事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項預防策略。如美國檔案機構就非常重視自檔案館（室）建筑和應急設備以及應急人員培訓等各個方面來采取措施，以便于更好地降低對檔案機構的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會上，日本某檔案學界專家曾指出，對于文件管理機構來說，預防和及時處理突發事件，是保護檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設備都應當在緊急狀況時，確保檔案實體不會遭受嚴重的損壞。

3 目前檔案部門在應急預案管理工作中所存在的主要問題

3.1 檔案應急預案的嚴重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對于突發事件的應急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識，即使制定有應急預案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應的應急預案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點放在自然災害的應急預案制定上，往往忽視了事故災難、社會不穩定事件和網絡沖擊等應急預案的制定，比如對于網絡侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識，這就出現了檔案部門應急預案體系不夠健全和完善的狀況。

3.2 應急預案內容空洞，風險評估體系不夠合理。 現階段的各級檔案部門，在應急預案的內容方面，大多是因為僅僅注重形式而脫離實際，并且存在著相互抄襲的現象，結果造成在操作時受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風險等級評估體系，還沒有進行檔案的安全分級管理，這就造成在各類檔案的實際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進行集中存放，這樣一旦出現突發事件，就會亂成一團，反而使珍貴的檔案得不到及時搶救，造成巨大損失。

3.3 沒有明確的獎罰標準，缺乏行之有效的績效考核機制。在各級檔案部門已經公布的應急預案中，很多缺乏檔案應急管理的績效考核機制，這樣就會對于考核標準的界定不夠明確，缺乏績效考核的標準和獎勵機制，檔案應急管理工作的積極性與成就感就會明顯下降。而應急預案中由于缺乏科學的懲罰機制，主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據，無法實現績效考核的公正和公平，使各項工作難以推進。

3.4 應急預案的演練流于形式，其聯動能力缺乏協調和統一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠實現應急預案的演練和應急聯動能力的密切聯系。而事實上，應急預案的演練不足，則應急聯動的能力就必然較弱，結果造成檔案應急處置中出現“不聯不動，聯而亂動”的混亂現狀。在電子檔案信息應急處理方面，往往在廣域網外部線路中斷、局域網中斷，以及檔案館業務管理系統出現了嚴重漏洞，而造成業務數據錯誤和操作失誤時表現得束手無策。這在實踐中也必然會降低應急效率與水平。

4 檔案部門應急預案管理體系的科學設計與構建

4.1 加快檔案應急預案管理的職能和組織建設。要組建應急預案的編制隊伍，具體負責應急預案的各項管理工作。要明確預案編制小組的具體職能，不僅要確定預案編制小組的人員和職責，而且對于編制應急預案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請相關政府部門的應急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協作，真正實現明確分工，高效運行。

4.2 提高檔案管理內在風險的監控，及時排除安全隱患。當前檔案管理中存在的潛在風險，大部分可以從自然因素與社會因素兩個方面進行評估和預測。在特殊時期，檔案信息技術部門還要加強對網站、網絡運行和信息安全突發公共事件密切相關信息的收集整理與持續的監測。同時，還要從檔案部門的自身出發，及時排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風險因素產生的可能。

4.3 重視檔案應急預案的編制，努力完善應急預案的管理體系。科學嚴密的應急預案，能夠讓檔案部門的各項應急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應急預案的編制時，應當對內容框架進行科學設置，并明確應急預案編制的目的和依據及實施的范圍，力爭所制定出的應急預案，可以應付所有的突發事件發生。同時，對于檔案信息系統可能出現的突發事件，其應急處置預案應當盡可能細化，比如，在檔案館官方網站或者微博中，出現非法言論和黑客攻擊事件以及網絡病毒感染等，都有積極的應對措施。只有這樣，才能在確保應急預案擁有完善運行體系的基礎上，充分地發揮出積極功能和作用。

4.4 積極開展應急演練活動，以檢驗檔案應急預案的效果。實踐證明，積極開展應急演練，是考驗應急預案科學性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應急演練開始以前，應當預先熟悉已經編制的預案，充分了解該演練所主要考核的各項技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進度控制等演練模擬方案的要點。應急演練結束后，還應當迅速針對應急預案的效果進行科學全面的評估，從而確定是否需要進一步修訂和完善。只有通過這種方式的應急演練，才能檢驗應急預案的可行性，同時有效提高檔案部門的應急救援水平。

4.5 要重視應急預案的修訂和完善，保證檔案應急預案的及時有效。要重點把握好在進行應急演練模擬過程中所存在的嚴重問題，通過分析和總結，及時進行補充、修訂和完善工作，并及時對預案的版本進行升級。同時，檔案部門還要充分考慮環境的變化，根據實際情況，對應急預案進一步地修訂和完善，同時做到明確分工和明確職責，從而使應急預案能夠更加適合最新的檔案部門應急管理工作的實際。

（作者單位：鄭州市管城區檔案局 來稿日期：2014-08-19）