辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用探討

張楊

(山東藝術(shù)學(xué)院 現(xiàn)代技術(shù)教育部計(jì)算機(jī)中心,山東濟(jì)南 250014)

辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用探討

張楊

(山東藝術(shù)學(xué)院 現(xiàn)代技術(shù)教育部計(jì)算機(jī)中心,山東濟(jì)南 250014)

OA是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)和行為科學(xué)等先進(jìn)技術(shù),其主要的應(yīng)用熱點(diǎn)包括在企業(yè)中的應(yīng)用、在行政部門管理系統(tǒng)中的應(yīng)用和在政府財(cái)政部門中的應(yīng)用。其在應(yīng)用中具有以下優(yōu)勢:一是提高效率;二是應(yīng)用的空間巨大;三是具有較高的安全性;四是使用方便,隨著OA技術(shù)的飛速發(fā)展,其應(yīng)用領(lǐng)域必將越來越廣闊,具有非常寬闊的發(fā)展前景。

辦公自動化軟件 通信技術(shù) 多媒體技術(shù) 行為科學(xué)

辦公自動化系統(tǒng)(Office Automation System，OA)是一種將行為科學(xué)、通信、多媒體、計(jì)算機(jī)等技術(shù)綜合應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)，可以讓部分的辦公型業(yè)務(wù)通過對各種類型的辦公設(shè)備進(jìn)行借助，并且使得辦公設(shè)備和辦公的人員共同組建成能夠?qū)δ稠?xiàng)辦公目標(biāo)進(jìn)行服務(wù)的辦公目標(biāo)的一種人機(jī)結(jié)合信息系統(tǒng)。經(jīng)過了十幾年的迅速發(fā)展之后，OA辦公軟件已經(jīng)從原來的模式當(dāng)中脫胎換骨，產(chǎn)生了巨變，現(xiàn)今更是發(fā)現(xiàn)了許多新型的應(yīng)用型的熱點(diǎn)，這些應(yīng)用型的熱點(diǎn)能夠在行政管理部門的管理系統(tǒng)、政府財(cái)政部門的管理系統(tǒng)以及企業(yè)的管理系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行應(yīng)用。

1 OA在企業(yè)中的應(yīng)用

獨(dú)創(chuàng)的web型服務(wù)器、應(yīng)用程序的傻瓜化完全自動化的安裝、和數(shù)據(jù)庫是在企業(yè)的應(yīng)用當(dāng)中OA系統(tǒng)所占據(jù)的主要優(yōu)，僅僅需要幾分鐘就能夠使企業(yè)信息得到建立；客戶機(jī)不需要安裝專門的軟件，可以運(yùn)用瀏覽器達(dá)到全球化辦公模式；OA的無線新概念，同手機(jī)的短信相結(jié)合，無線的辦公應(yīng)用可以通過手機(jī)瀏覽器來實(shí)現(xiàn)；任意的成員或多級部門模式得到支持，可以將角色的權(quán)限進(jìn)行靈活的定義，對集團(tuán)的應(yīng)用進(jìn)行全面面向；內(nèi)部放置工作流系統(tǒng)，通過對同群進(jìn)行可視化的“智能表單設(shè)計(jì)”、自定義的靈活的圖形化流程的傲視，使得各種業(yè)務(wù)的流程管理、文件審批和流轉(zhuǎn)得到實(shí)現(xiàn)；菜單的自定義機(jī)制得到完善靈活，使得外部的C/S、B/S或者單機(jī)版的系統(tǒng)的掛接變得便捷，擁有較好的擴(kuò)展性；界面主題的獨(dú)特性，可以讓每個用過針對自己喜歡選擇桌面；也可以靈活的設(shè)置主界面的圖片以及文字；內(nèi)置Office文檔的在線編輯控件，可以對手寫簽名、全文批注、電子印章、文檔自動化上傳等進(jìn)行支持，可以對文件的打印和閱讀權(quán)限進(jìn)行設(shè)置；OA即可以成為企業(yè)和業(yè)務(wù)伙伴之間相互聯(lián)系的紐帶，也可以成為企業(yè)對外的窗口；為了保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和安全性，可以經(jīng)過USB對用戶進(jìn)行KEY身份認(rèn)證、系統(tǒng)的安全設(shè)置及訪問控制。重點(diǎn)在于運(yùn)用OA系統(tǒng)的企業(yè)有以下四種類型。

1.1 信息化尚未入門的企業(yè)

因?yàn)檫€沒有信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，先應(yīng)用辦公自動化(OA)，就會有著幾乎100%的成功率，對提高企業(yè)當(dāng)中各種級別的工作人員在計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際的操作能力以及自身的基本素質(zhì)方面十分有利，同時對企業(yè)今后的信息化工作和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的拓展更加有利。

1.2 信息化失敗的企業(yè)

信息化的失敗，尤其是一些大型的業(yè)務(wù)性管理系統(tǒng)的信息化失敗，例如ERP，會給企業(yè)的信心方面帶來十分沉重的打擊，所以應(yīng)用辦公自動化(OA)就會使企業(yè)在剛開始就可以回避一些風(fēng)險(xiǎn)，同時可以使企業(yè)重塑信心，因此企業(yè)選擇OA一種明智的選擇。

1.3 缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)

一般情況想信息化的投入會比較昂貴，在沒有看見實(shí)際的效果時，大多數(shù)的企業(yè)就會猶豫不決。所以對于這些資金部充裕或者是較為謹(jǐn)慎的企業(yè)來說，首先應(yīng)用辦公自動化(OA)，對企業(yè)進(jìn)一步的對企業(yè)信心化進(jìn)行了解十分有利，還能夠使得企業(yè)以后的信息化工作中存在的盲目性大大的減少。

1.4 已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)

對已經(jīng)擁有了業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)來說，應(yīng)用辦公自動化(OA)就可以對其本身的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行互為補(bǔ)充，能夠使企業(yè)的信息化工作的內(nèi)容和形式得到更好的完善和豐富。

2 OA在行政部門辦公中的應(yīng)用

OA主要面向的是業(yè)務(wù)的管理層次，能夠給各種不同類型的文案等工作提供支持，經(jīng)過對信息技術(shù)的應(yīng)用、對辦公室內(nèi)部各種信息處理工作的支持，來對不同的地域、職能、信息工作者之間的信息的聯(lián)系進(jìn)行支持，使得辦公的效率和質(zhì)量得到大大的提高。在不同的組織當(dāng)中辦公的業(yè)務(wù)也會不同，因此，不同的辦公系統(tǒng)之間的差別很大，但是通常情況下，辦公的自動化系統(tǒng)能夠?qū)ξ淖诌M(jìn)行自動處理、文檔進(jìn)行電子化管理、桌面印刷；經(jīng)過數(shù)字化的日歷以及備忘錄來對日程和計(jì)劃進(jìn)行安排；對數(shù)據(jù)庫經(jīng)過桌面型的數(shù)字化管理；經(jīng)過數(shù)字化傳真系統(tǒng)、電子郵件、語音信箱以及電視會議等模式來進(jìn)行信息的溝通和聯(lián)絡(luò)。

2.1 OA的應(yīng)用使公文流轉(zhuǎn)信息化

各省市辦公自動化系統(tǒng)都承載了各自財(cái)政公文流轉(zhuǎn)制度，構(gòu)建了財(cái)政公文運(yùn)轉(zhuǎn)體系。其將實(shí)際工作中公文的收發(fā)、起草、審核、簽發(fā)、印制等流程系統(tǒng)定制，實(shí)現(xiàn)了文檔電子化管理，并以電子簽章等安全技術(shù)為保障，簡單快捷地實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)的痕跡追蹤、督查督辦、信息傳達(dá)等智能管理，在提高財(cái)政工作效率的同時，也進(jìn)一步規(guī)范了財(cái)政公文處理行為。

2.2 OA的應(yīng)用使業(yè)務(wù)工作協(xié)同化

在實(shí)現(xiàn)公文處理功能的基礎(chǔ)上，部分省市不斷延伸辦公自動化系統(tǒng)范圍，與財(cái)政業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了有效整合。如河北省辦公自動化系統(tǒng)，分別與預(yù)算指標(biāo)管理系統(tǒng)和國庫執(zhí)行系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算指標(biāo)文共享、預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)推送等功能：預(yù)算指標(biāo)文經(jīng)辦公系統(tǒng)最終簽發(fā)，即可通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，傳輸?shù)筋A(yù)算指標(biāo)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動登記指標(biāo)賬，有效緩解了以往手工錄入指標(biāo)文的工作強(qiáng)度。

3 OA在政府財(cái)政部門中的應(yīng)用

辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)是財(cái)政信息化的“一體兩翼”，為進(jìn)一步提升財(cái)政辦公自動化水平，財(cái)政部對部分地方財(cái)政部門辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)情況進(jìn)行了調(diào)查研究。從調(diào)研情況看，目前大部分財(cái)政廳(局)建成辦公自動化系統(tǒng)，在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)“無紙化”辦公，財(cái)政系統(tǒng)文件采用電子化方式傳輸，并逐步建立了與行政管理和財(cái)政業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的連接，在智能文件流轉(zhuǎn)、促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同等方面應(yīng)用效果明顯。

3.1 OA的應(yīng)用使行政管理集成化

將公文流轉(zhuǎn)與行政審批進(jìn)行集成，通過辦公自動化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)人事、財(cái)務(wù)、后勤、會議等行政管理功能。如新疆等地辦公自動化系統(tǒng)集成了人事、車輛、餐飲等行政管理功能，諸如打卡請假、派車用車等日常性事務(wù)，只需登錄辦公自動化系統(tǒng)就可輕松解決，既為財(cái)政干部提供便利，也助推了行政管理水平的提高。

3.2 OA的應(yīng)用使辦公模式移動化

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和智能終端的普及，移動辦公已經(jīng)成為一種趨勢，很多省市也積極探索和實(shí)踐了移動辦公，并初步實(shí)現(xiàn)了辦公移動化。財(cái)政干部擺脫了時間和空間的束縛，可隨時隨地進(jìn)行辦公，工作效能大大提高。移動辦公確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全是首要問題。目前，各省市與當(dāng)?shù)匾苿油ㄓ嵾\(yùn)營商制定了安全接入和數(shù)據(jù)傳輸方式。如廈門市財(cái)政局移動辦公，主要由廈門市財(cái)政無線專網(wǎng)平臺保障，整合應(yīng)用成熟且已經(jīng)廣泛認(rèn)可的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)平臺的搭建。在平臺的設(shè)計(jì)上，分有不同區(qū)域，且分屬不同虛擬局域網(wǎng)，有效實(shí)現(xiàn)了管控分離。在技術(shù)上，采用中國聯(lián)通WCDMA(寬帶碼分多址)的3G網(wǎng)絡(luò)和WVPDN(無線虛擬撥號專用網(wǎng)絡(luò))技術(shù)實(shí)現(xiàn)接入，通過虛擬撥號技術(shù)建立虛擬數(shù)據(jù)專網(wǎng)，提供數(shù)據(jù)傳輸服務(wù)，對用戶接入進(jìn)行嚴(yán)格控制和多重認(rèn)證，多種先進(jìn)技術(shù)層層保護(hù)，確保了移動辦公平臺的安全性。

3.3 OA的應(yīng)用使系統(tǒng)功能實(shí)用化

各省市在建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)時，均能夠從實(shí)際出發(fā)，因地制宜，按需而建，設(shè)計(jì)原則大多強(qiáng)調(diào)“以人為本”和“簡單實(shí)用”。如四川省辦公自動化系統(tǒng)，自主設(shè)計(jì)研發(fā)，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)量身定制，設(shè)計(jì)理念類似于蘋果操作系統(tǒng)，系統(tǒng)界面簡潔干凈，操作流程全部封裝。用戶只需選擇辦公類型，即可一鍵完成所有工作流程，減少人為操作，使辦公更加高效，且整個系統(tǒng)建設(shè)過程“短、平、快”，在較短時間內(nèi)即收到了理想實(shí)效。

4 結(jié)語

辦公自動化系統(tǒng)是能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。它基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，其在應(yīng)用中具有以下優(yōu)勢：一是提高效率：特別是在企業(yè)中，日常工作繁多而且復(fù)雜，每個人都有可能接觸到企業(yè)事務(wù)的參與和決策，尤其是在那些分工細(xì)致，管理嚴(yán)格的企業(yè)。通過OA系統(tǒng)辦公，節(jié)省了時間，提高了效率；二是空間巨大：傳統(tǒng)的辦公手段在人少時操作方便，但員工規(guī)模較大時就顯得力不從心，OA辦公系統(tǒng)可以容納較大數(shù)量的信息和資源，空間巨大；三是安全性高：辦公系統(tǒng)都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進(jìn)入，保證了信息的安全；四是使用方便：其功能龐大，單位可以根據(jù)需要自己定制服務(wù)內(nèi)容，滿足不同的需求。

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張楊(1981—),女,山東高青人,本科,講師,現(xiàn)就職于山東藝術(shù)學(xué)院現(xiàn)代技術(shù)教育部計(jì)算機(jī)中心,研究方向:軟件工程。