國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理措施的探討

楊穎

(江西省核工業(yè)地質(zhì)局二六七大隊(duì),江西九江 332000)

國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理措施的探討

楊穎

(江西省核工業(yè)地質(zhì)局二六七大隊(duì),江西九江 332000)

在進(jìn)行國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的過程中,需要根據(jù)國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的實(shí)際情況,采取針對(duì)性的檔案管理措施,才能夠提高檔案管理水平,促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

國防科技工業(yè) 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目 檔案管理

國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目(以下簡稱投資項(xiàng)目)是準(zhǔn)公共品的投資項(xiàng)目。投資項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。在對(duì)其進(jìn)行檔案管理的過程中,檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到其檔案管理對(duì)投資項(xiàng)目的影響,如果檔案管理不善,將會(huì)造成嚴(yán)重的后果。因此,投資項(xiàng)目的檔案管理工作一定要做到具體和全面,并且需要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題,采取有效的措施進(jìn)行解決,實(shí)現(xiàn)對(duì)投資項(xiàng)目檔案的良好管理。

1 我國對(duì)投資項(xiàng)目檔案管理的要求

1.1 依法建立健全的檔案

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》要求,每項(xiàng)投資項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工階段的全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件建立全面、系統(tǒng)的檔案。檔案管理人員要依法對(duì)檔案進(jìn)行管理,嚴(yán)格履行自身的職責(zé),如果發(fā)生違規(guī)事件,需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

1.2 重視檔案管理工作

由于投資項(xiàng)目屬于公共品的投資,是百年大計(jì),關(guān)系到國計(jì)民生的大事,需要通過檔案的方式記錄整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的過程,檔案管理人員需參與項(xiàng)目的管理工作,如果領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目參與人員及檔案管理人員不重視檔案管理工作,勢(shì)必會(huì)造成檔案記錄方面和整理方面的失誤,這對(duì)于整個(gè)投資項(xiàng)目來說都會(huì)造成很大的影響,甚至?xí)斐身?xiàng)目無法實(shí)施下去,無法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的可追索性,因此,重視檔案管理工作是非常必要的。

2 投資項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)

2.1 收集過程復(fù)雜

由于投資項(xiàng)目一般工程量都較大,涉及到的內(nèi)容非常多,實(shí)施時(shí)間非常長,而在檔案管理過程中,收集檔案的過程比較復(fù)雜,收集檔案的時(shí)間長且分散[1]。另外,在進(jìn)行檔案收集的過程中,由于收集人員常發(fā)生變動(dòng),也增加了收集過程的復(fù)雜性。

2.2 參與部門多

在進(jìn)行投資項(xiàng)目檔案管理的過程中,還具有參與部門多的特點(diǎn),其主要是每一個(gè)投資項(xiàng)目在實(shí)施的過程中,會(huì)有很多的參建單位,并且每個(gè)參建單位都會(huì)有很多的部門,檔案收集工作非常的繁重,在收集檔案的過程中,需要與每一個(gè)部門進(jìn)行良好的溝通與協(xié)調(diào),才能保質(zhì)、保量及時(shí)的收集整理好完善的檔案資料。

2.3 整理難度大

整理難度大主要是由于投資項(xiàng)目規(guī)模較大,專業(yè)性強(qiáng),材料較多導(dǎo)致的。在將收集回來的資料進(jìn)行分析篩選的過程中,需要將有用的資料留下,沒用的資料篩除,工作量是非常大的,并且整理的難度隨著資料的增多也會(huì)增加[2]。因此,需要結(jié)合投資項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)采取針對(duì)性的管理措施,才能夠達(dá)到預(yù)期的目的。

3 投資項(xiàng)目檔案管理的措施

3.1 建立健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度是投資項(xiàng)目檔案管理順利進(jìn)行的有效保障,因此,建立全面、系統(tǒng)的檔案管理制度是重中之重,檔案管理人員只有嚴(yán)格的依照檔案管理制度進(jìn)行檔案管理,才能夠保證檔案管理的科學(xué)性和全面性。在建立健全的檔案管理制度方面,主要需要做如下幾個(gè)方面的工作。一、實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和工作崗位責(zé)任制,職責(zé)明確,相互協(xié)調(diào),充分發(fā)揮各級(jí)各部門的工作職能。二、制定檔案歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)。有了范圍和標(biāo)準(zhǔn),就可以為管理人員指明工作方向,減少失誤,提高檔案管理的質(zhì)量。

3.2 項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)工作同步進(jìn)行

從投資項(xiàng)目實(shí)施的那一刻起,就應(yīng)該開始項(xiàng)目檔案管理工作。項(xiàng)目建設(shè)單位需將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序,建立項(xiàng)目檔案管理制度。而很多的管理人員在投資項(xiàng)目實(shí)施很長一段時(shí)間之后才進(jìn)行檔案的收集整理工作,導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量方面出現(xiàn)了很大的問題,影響到檔案資料的真實(shí)性,對(duì)此,應(yīng)該確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)的同步進(jìn)行[3]。通過對(duì)投資項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程的跟蹤整理資料,才能夠保證檔案資料的全面性、真實(shí)性,進(jìn)而使投資項(xiàng)目的檔案具有更高的保存和使用價(jià)值。

3.3 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

由于投資項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔工作不是一個(gè)人或幾個(gè)人能完成,它是需要各相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合才能完成的,因此,要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,與各個(gè)建設(shè)單位良好溝通,對(duì)各個(gè)檔案工作人員進(jìn)行明確的分工、提出工作要求,如檔案資料的收集、檔案資料的篩選、檔案資料的整理以及最終的歸檔要求,這些工作都需要由檔案工作人員通過密切的合作才能完成[4]。

3.4 開展檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作

國防科工委、國家檔案局《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。”檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作主要是在投資項(xiàng)目竣工階段進(jìn)行的,通過對(duì)檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收,能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案中存在著哪些不符合實(shí)際情況的問題,并且通過及時(shí)的糾正,能夠確保檔案的真實(shí)性、完整性,進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量[5]。在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的過程中,應(yīng)該派專門的管理人員組成團(tuán)隊(duì)與建設(shè)單位共同進(jìn)行驗(yàn)收,這樣才能夠保證檔案專項(xiàng)驗(yàn)收落到實(shí)處,并且發(fā)揮檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的作用,促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

以本隊(duì)的軍工鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施“十一五”退役治理項(xiàng)目為例,該項(xiàng)目2007年3月申請(qǐng)立項(xiàng),2008年7月開始施工,2010年6月竣工,2012年已完成環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、財(cái)務(wù)審計(jì)、檔案等專項(xiàng)驗(yàn)收,2013年進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查驗(yàn)收后再進(jìn)行了竣工驗(yàn)收。大隊(duì)在實(shí)施該項(xiàng)目時(shí),成立了項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,制定了專項(xiàng)檔案管理制度,建立了一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。各參建單位配備了檔案資料管理人員,統(tǒng)一管理項(xiàng)目各階段的文件資料,并接受檔案部門的檢查指導(dǎo),確保資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。具體操作為:大隊(duì)安防環(huán)保部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目立項(xiàng)、調(diào)研等前期資料以及項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件和照片檔案的收集,并分類歸檔;大隊(duì)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理文件的收集、歸檔;施工單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目施工階段資料的收集、歸檔;監(jiān)理單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理文件的歸集和整理;項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,由大隊(duì)安防環(huán)保部門歸集,統(tǒng)一移交大隊(duì)檔案室。

4 結(jié)語

投資項(xiàng)目檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多,工作較為復(fù)雜,并且其中還涉及到項(xiàng)目的保密性,因而,投資項(xiàng)目的檔案管理與企業(yè)的檔案管理存在著很大的差別,在進(jìn)行投資項(xiàng)目的檔案管理中,應(yīng)該結(jié)合具體的情況以及投資項(xiàng)目的實(shí)際特點(diǎn),采取有效的措施進(jìn)行管理,這樣才能獲得檔案管理的良好效果。

[1]徐禮祥.全程管理原則在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用[J].沿海企業(yè)與科技,2012(12).

[2]侯偉霞.淺析固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].中國管理信息化,2012(13).

[3]范越,秦曉宇.國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的探討[J].項(xiàng)目管理技術(shù),2009(03).

[4]盧冬.對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的思考[J].經(jīng)營管理者,2009(09).

[5]張金花,李藝?yán)?固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)對(duì)方案[J].機(jī)電兵船檔案,2008(05).