基層檢察訴訟檔案工作存在問題與對策

郝東生+崔軍華

1 基層檢察院訴訟檔案工作的現狀

1.1 對訴訟檔案工作重視程度逐年增加。1950年11月滑縣人民檢察署成立時無下設機構，至1972年在公安編制內設立了“檢察股”，“文革”前的業務檔案留存在公安局。1978年滑縣人民檢察院恢復重建后，建院以來的檔案材料，由于重視不夠無專人管理，保存得不夠完整。1986年設立了檔案室，及時將保存在縣公安局“文革”前的業務檔案及資料歸入滑縣檢察院。自1979年恢復重建以來的各類文書檔案保管越來越得到重視，檢察機關檔案規范管理意識得到不斷提高，訴訟檔案歸檔及時性和優秀率均大幅提高。

1.2 訴訟檔案工作基礎不斷夯實。目前，滑縣人民檢察院通過辦理各類案件，履行法律監督職能形成文書檔案、訴訟檔案、財會檔案、聲像檔案、基建檔案、設備檔案等種類檔案。其中訴訟檔案數量在檔案全宗中比重較大。2000年7月，投資10余萬元，購置微機、密集型檔案架等檔案專用設施。2007年10月搬入“兩房”后，檔案室煥然一新，現占地面積80余平方米，可容納未來50年新增各類卷宗、影像檔案。

2 存在的問題與不足

2.1 干警檔案管理規范意識不強，不能及時歸檔。當前檢察工作普遍存在著重辦案、輕檔案思想，對檔案材料完整規范、及時準確歸檔關注得少；不能做到檔案材料及時結案、裝訂，需要不厭其煩地敦促，對歸檔的檔案材料重數量不重質量，頁碼重疊、順序顛倒等問題存在，給專職檔案管理人員增加了工作負擔。對檢察機關來講，沒有完整規范的檢察檔案作記錄，檔案的開發和利用就成為無源之水無本之木。

2.2 檔案案卷質量不高，檔案安全存在隱患。①卷內材料不全，卷內文件短缺。一旦有當事人提出異議，需要復查時，可能因缺乏某項內容而影響案件的公正性。②卷內材料排列順序混亂，目錄和卷宗封面、備考表填寫不全，歸檔卷宗的收案日期和結案日期填寫不規范。③許多案卷材料中夾帶金屬物，相當部分材料中存在劣質字跡（即鉛筆、圓珠筆、復寫紙、紅墨水等字跡）。目前，檢察系統檢查驗收訴訟檔案時，對劣質字跡的要求是復印，但復印材料本身也容易褪色。④許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現。總體來講，目前檔案室大多是館藏，內容龐雜、案卷數量多、時間跨度長，且多年來一直處于封閉式管理之中，加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同、整理規格不統一等，導致檔案基礎工作普遍較差。

2.3 檔案管理信息化程度不高。基層檢察院由于經費、科技條件的限制，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，該院計算機嚴重老化也很難適應數字化管理要求。

2.4 訴訟檔案保密要求與檔案利用存在矛盾。檢察機關的性質要求訴訟檔案做好保密工作，檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能查閱就行了。而檔案利用是實現檔案工作的關鍵環節，也是檔案部門賴以存在和發展的重要基礎。檔案工作者心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值檔案被束之高閣，2001年至2012年間，該院檢察檔案被借閱111次，從利用范圍來看，均為案卷復查和辦案需要的借閱。

3 改進檢察訴訟檔案管理的對策與建議

3.1 加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質。重視專兼職檔案人員業務提高，積極組織檔案人員參加上級業務培訓、學歷教育等，持續“充電”，不斷提高檔案人員業務水平，培養復合型專業檔案人才。

3.2 實行標準化、規范化管理方法，確保質量。訴訟檔案材料的收集、整理、裝訂、組卷要嚴格按照規定標準進行。一要層層把關、及時歸檔。訴訟案卷歸檔，要經各辦案部門負責人、內勤人員對承辦人整理的案卷材料逐一審查，發現遺漏及時補齊，然后向檔案室移交檔案和清冊，過期不交的檔案，檔案室應積極催交。二要嚴格按照實際辦案程序依次排列，主要證據在前，輔助證據在后，印件在前，底稿在后。立案、偵查、審判、執行監督，直接受理立案偵查，控告申訴，民事行政四類案卷材料的排列順序，按照高檢院和國家檔案局修改后的《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》附件的規定排列。

3.3 夯實物質基礎，確保保障到位。加強計算機軟件的開發利用，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助工作，提高效率，以實現快捷、準確、高效的檔案信息處理，增強檢察檔案資源開發利用的實用性、有效性和針對性。

3.4 處理好保密與利用工作的關系。涉密檔案保而不用，只會失去檔案的價值。檔案工作者要主動預測、捕捉檔案工作中出現的新情況、新問題，并作出相應對策，征求各方對檔案利用意見，公布或提供服務的范圍、內容，便于利用者了解室藏情況，服務范圍由嚴格限制向面向特定人群服務轉換。

（作者單位：滑縣人民檢察院 來稿日期：2014-08-18）