做好企業檔案管理工作的對策

曹滇俠

1 建立企業檔案組織

一個企業的檔案管理沒有一個歸口管理部門就會一盤散沙。例如，作者所處企業前身是平頂山高壓開關廠檔案室，改制后更名為平高集團檔案館，由原來分散管理改為集團公司統一管理。為了使公司檔案管理走向正規化、法制化道路，編制各門類檔案管理標準26項，并將國家檔案法律法規、檔案行業標準編入《平高集團公司檔案管理標準匯編》。同時組建了平高集團檔案工作網絡系統。公司檔案管理工作由公司總經理負責，公司檔案館是公司檔案管理工作的歸口管理部門，負責統籌、協調、組織、集中統一管理公司檔案工作，并對有關業務部門及所屬子公司進行檔案業務工作的培訓、指導、檢查和監督。

2 做好企業檔案收集

2.1 文件材料收集難。①集團與子公司之間的檔案管理權責未明確，造成雙方在交叉業務方面的權、責、利無法明確，多頭管理、審批無序、效率低下，嚴重制約檔案的收集、利用和發展。②檔案員身兼多職。由于多項工作繁忙，很難抽出空來專門關注檔案的收集工作，久而久之，越來越多的企業文件材料保存在單位和部門人的手中，收集工作越收越難。隨著人員的變動和部門的分組調整，企業材料丟失風險很大。還有部分人將重要文件材料鎖在自己辦公室資料柜中，信息資料不能共享，文件材料得不到及時收集。

2.2 企業檔案收集工作建議。①集中統一管理。近幾年來由于多種原因造成公司部分檔案分散管理，嚴重制約檔案利用和發展，建議公司明確將股份公司形成的科技、文書等檔案和其他子公司、注銷子公司的檔案統一移交公司檔案館，便于檔案的查閱利用。檔案人員應按照檔案管理的有關規定，對各類檔案進行鑒定、分類、整理立卷、歸檔、保管、銷毀、統計、提供利用。②文件收集納入企業考核目標。按照公司《檔案歸檔范圍和保管期限規定》收集并制定獎罰措施，同時建立企業文件材料收集工作行政監督機制，對企業各部門提出明確要求，分級負責，層層督導，加大企業文件材料收集工作監督力度。對重大文件材料丟失或由此造成企業合法權益嚴重損失等采取問責制度。③加強對基層檔案室監管力度。企業檔案館要定期檢查與監督下屬檔案室對企業文件材料的收集情況，對檢查情況進行網上公布，要求制定相應整改措施并考核。

3 提供檔案服務職能。

檔案工作雖然不能直接創造經濟效益，但它卻在企業中發揮著不可替代的作用，檔案不能用簡單的數據、指標來衡量，它發揮的作用滲透在整個經濟社會活動之中，企業檔案工作服務機制不完善，提供的檔案信息服務質量不高，都會抑制企業的發展。因此準確地提供檔案信息，對做好檔案服務工作極為重要。

4 提高檔案人員素質，加強培訓學習。

根據檔案工作的性質，企業要確定專人管理檔案工作，不斷提高檔案意識，強化教育培訓工作。針對管理人員素質差的情況，企業領導要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，同時要穩定檔案專業隊伍，做到獎罰分明。檔案事業的發展、服務質量的提高就在于檔案人員整體素質的不斷提高。要建立良性的運行機制，建立和健全繼續教育的管理制度，檔案人員要主動參加定期的繼續教育及培訓，更新知識，不斷提高業務能力及水平，適應新時期檔案事業的發展。同時還要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查、考核及監督，不斷提高檔案管理工作水平。

5 搞好企業檔案業務，加強組織領導。

企業只注重直觀的經濟效益，忽略了檔案在企業發展中的作用，其根本原因是，檔案沒有為企業直接創造價值。這就要求檔案人員必須從自身出發，提高檔案服務質量，贏得領導重視，保證檔案事業健康發展。首先要有一個積極的工作態度，工作熱情，愛崗敬業，使領導對工作滿意，讓大家對服務滿意。其次，經常向領導匯報檔案工作的情況，提供檔案服務企業的信息，使領導不斷增強檔案意識，提高重視檔案事業的觀念。

6 積極提供檔案利用，保障企業發展。

目前，企業檔案信息資源開發工作的成果主要表現在編研成果方面，如何利用好企業檔案，開發企業檔案信息資源，是企業檔案管理的目的，也是擺在企業檔案管理人員面前的一項艱巨任務。為此，企業檔案管理人員就要圍繞企業的發展，編寫多種檢索工具，全方位發掘、發揮每一份檔案的真正價值，做好檔案的編研工作，能夠更好地宣傳檔案工作，完整科學地記錄企業的發展歷程，為企業提供更多準確有效的檔案信息。

（作者單位：平高集團有限公司 來稿日期：2014-08-15）