淺談檔案資料管理存在的問題及對策

鄭偉華

[摘 要]隨著我國經濟社會的不斷發展，檔案已經成為我國國民經濟建設中一個重要的組成部分。如何才能有效地開展檔案資料的管理工作，爭取為我國的社會主義事業提供重要的依據，是現階段檔案資料管理人員需要研究的重要問題。本文將對檔案資料管理工作存在的主要問題和相應的解決對策進行簡要的分析探討。

[關鍵詞]檔案資料；管理；問題；對策

檔案資料管理對于國家、企業、單位和個人都具有重要的意義，這也是檔案資料管理工作的重要組成部分，是提高單位和企業工作效率和工作質量的重要依據，是歷史和個人真實面貌的重要憑證。對于檔案資料管理工作要用科學化、規范化和現代化的管理手段，這樣的檔案管理工作可以準確地衡量單位和企業的整體發展水平，對于研究單位的總體業績有重要作用，可以為單位發展提供真實可靠的原始資料，在企業科學分析和制定未來發展方向的過程中，檔案資料也是最好的教材和分析材料。做好檔案資料管理工作可以讓領導清楚地了解企業或者單位的發展狀況，然后準確地制定出未來的發展策略；同時社會也可以了解到企業或者單位的經營情況，為單位或者企業與社會各界的合作奠定了堅定的基礎。隨著我國社會主義市場經濟的蓬勃發展，做好檔案資料管理工作已經成為了一項重要的工作。所以檔案資料管理人員要緊跟時代的步伐，不斷更新檔案資料管理的觀念，摸索出新的管理方法，正確地反映出企業或者單位的發展水平，將檔案資料管理與經營管理相結合，這在決定企業未來的發展、管理水平的提高和實現盈利等方面都有重要的意義。所以，加強檔案資料的管理工作對促進經濟的發展和提高整體的競爭力都起到至關重要的作用。

一、檔案資料管理工作存在的主要問題

隨著科技的發展和網絡信息技術的運用，檔案資料管理的重要性慢慢地被人們所淡忘。甚至很多人對檔案資料管理的重要性缺乏正確的認識，認為檔案資料管理沒有太多實際的意義，可有可無。同時有些檔案資料的管理人員業務能力較低，而且自身素質也不高，在檔案資料的管理工作過程中沒有責任心和職業道德，在辦事的時候態度比較差，對檔案資料管理工作缺乏熱情和樂于奉獻的精神，在這樣的情況下，沒有能夠將檔案資料管理工作真正地落到實處，沒有真正實現檔案資料管理的意義。

有的檔案資料管理部門在自身檔案資料管理方面就存在缺陷，更不用說對其他部門的檔案資料的管理了。而且相關部門對檔案資料管理的宣傳力度還是不夠，沒能夠得到領導部門的足夠重視，這樣就導致了整體的檔案資料管理意識的弱化，這些問題都嚴重制約了檔案資料管理工作的有效開展，使得檔案得不到很好地管理。

同時在我國的檔案管理過程中，經常出現檔案殘缺不全的現象。檔案在使用以后，檔案管理人員不能夠很好地將其保存下來，將原件和附件等到處亂放，甚至有的單位還會偽造假的檔案，使得檔案沒有真實性，嚴重影響了檔案資料的質量，為以后的檔案使用留下了很大的問題。

二、提高檔案資料管理工作水平的對策

由于檔案資料管理是一項非常繁瑣的工作，而且勞動量也很大，只有采取正確有效的途徑才能將檔案資料管理工作做好，達到良好的效果。首先要對檔案資料進行有效地收集，因為檔案是在實際的生產活動中而形成的文件，而且各個單位或者企業的機構是非常分散的，在查找資料的時候還需要集中，所以就要將分散的文件進行分類和歸納，按照時間順序或者其他方法進行集中收集，并且實行統一的管理。檔案資料管理人員在收集整理的過程中要根據檔案的重要程度、時間的前后等方面進行整理和歸納，以確保檔案資料的完整性和準確性。同時要利用科學的方法對檔案資料分類，由于檔案的內容十分的復雜，數量很多，為了能夠查找方便就要分類整理，將檔案資料分門別類，按照主次來分類存檔，這樣就可以在需要的時候快速地找到相應的檔案資料。

保密性對檔案資料是至關重要的，檔案資料包含著國家、單位或者是個人的重要信息，是十分需要保密的。關系到單位或者是個人的利益問題。這樣就要求檔案資料的管理人員做好檔案資料的保密工作，在檔案資料的管理過程中做到不違規、不翻閱或者抄襲相關檔案資料。相關部門應該經常讓檔案資料管理人員參加檔案管理的培訓和保密方面的培訓，讓檔案資料管理的工作人員認識到檔案資料保密工作的重要性，嚴格根據我國的檔案管理保密的制度和檔案保密法等法律法規來要求自己，增強法律意識，做好檔案資料的管理工作，不泄露、不損壞、不借閱抄襲。同時要得到領導的足夠重視，只有得到領導的重視，檔案資料管理工作才能夠順利的開展。檔案資料的管理人員要愛崗敬業，做到及時匯報，引起領導的重視，讓領導也能夠積極的投入到檔案資料的管理工作中來。

總結

綜上所述，檔案資料管理工作對國家、企業、單位和個人都是非常重要的。檔案資料管理工作看似簡單，但是在實際的操作過程中卻是十分困難的。由于檔案資料是有保密性、專業性和政策性，所以一定要嚴肅地對待檔案資料的管理工作。檔案資料管理人員要有強烈的責任感和保密意識，具備很強的理論知識和較高的個人素質，緊跟時代的的步伐，將高科技運用到檔案資料的管理中來，不斷擴寬自己的知識，開拓視野，提高整體的素質。這樣才能更好地做好檔案資料的管理工作。

參考文獻：

[1]路鳳英，衣玉琛《社會信息化的發展和檔案工作的對策》[J]，《檔案學研究》，1999年03期。