淺談檔案資料管理存在的問題及對(duì)策

鄭偉華

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案已經(jīng)成為我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中一個(gè)重要的組成部分。如何才能有效地開展檔案資料的管理工作，爭取為我國的社會(huì)主義事業(yè)提供重要的依據(jù)，是現(xiàn)階段檔案資料管理人員需要研究的重要問題。本文將對(duì)檔案資料管理工作存在的主要問題和相應(yīng)的解決對(duì)策進(jìn)行簡要的分析探討。

[關(guān)鍵詞]檔案資料；管理；問題；對(duì)策

檔案資料管理對(duì)于國家、企業(yè)、單位和個(gè)人都具有重要的意義，這也是檔案資料管理工作的重要組成部分，是提高單位和企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的重要依據(jù)，是歷史和個(gè)人真實(shí)面貌的重要憑證。對(duì)于檔案資料管理工作要用科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理手段，這樣的檔案管理工作可以準(zhǔn)確地衡量單位和企業(yè)的整體發(fā)展水平，對(duì)于研究單位的總體業(yè)績有重要作用，可以為單位發(fā)展提供真實(shí)可靠的原始資料，在企業(yè)科學(xué)分析和制定未來發(fā)展方向的過程中，檔案資料也是最好的教材和分析材料。做好檔案資料管理工作可以讓領(lǐng)導(dǎo)清楚地了解企業(yè)或者單位的發(fā)展?fàn)顩r，然后準(zhǔn)確地制定出未來的發(fā)展策略；同時(shí)社會(huì)也可以了解到企業(yè)或者單位的經(jīng)營情況，為單位或者企業(yè)與社會(huì)各界的合作奠定了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，做好檔案資料管理工作已經(jīng)成為了一項(xiàng)重要的工作。所以檔案資料管理人員要緊跟時(shí)代的步伐，不斷更新檔案資料管理的觀念，摸索出新的管理方法，正確地反映出企業(yè)或者單位的發(fā)展水平，將檔案資料管理與經(jīng)營管理相結(jié)合，這在決定企業(yè)未來的發(fā)展、管理水平的提高和實(shí)現(xiàn)盈利等方面都有重要的意義。所以，加強(qiáng)檔案資料的管理工作對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和提高整體的競爭力都起到至關(guān)重要的作用。

一、檔案資料管理工作存在的主要問題

隨著科技的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，檔案資料管理的重要性慢慢地被人們所淡忘。甚至很多人對(duì)檔案資料管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案資料管理沒有太多實(shí)際的意義，可有可無。同時(shí)有些檔案資料的管理人員業(yè)務(wù)能力較低，而且自身素質(zhì)也不高，在檔案資料的管理工作過程中沒有責(zé)任心和職業(yè)道德，在辦事的時(shí)候態(tài)度比較差，對(duì)檔案資料管理工作缺乏熱情和樂于奉獻(xiàn)的精神，在這樣的情況下，沒有能夠?qū)n案資料管理工作真正地落到實(shí)處，沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的意義。

有的檔案資料管理部門在自身檔案資料管理方面就存在缺陷，更不用說對(duì)其他部門的檔案資料的管理了。而且相關(guān)部門對(duì)檔案資料管理的宣傳力度還是不夠，沒能夠得到領(lǐng)導(dǎo)部門的足夠重視，這樣就導(dǎo)致了整體的檔案資料管理意識(shí)的弱化，這些問題都嚴(yán)重制約了檔案資料管理工作的有效開展，使得檔案得不到很好地管理。

同時(shí)在我國的檔案管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案殘缺不全的現(xiàn)象。檔案在使用以后，檔案管理人員不能夠很好地將其保存下來，將原件和附件等到處亂放，甚至有的單位還會(huì)偽造假的檔案，使得檔案沒有真實(shí)性，嚴(yán)重影響了檔案資料的質(zhì)量，為以后的檔案使用留下了很大的問題。

二、提高檔案資料管理工作水平的對(duì)策

由于檔案資料管理是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，而且勞動(dòng)量也很大，只有采取正確有效的途徑才能將檔案資料管理工作做好，達(dá)到良好的效果。首先要對(duì)檔案資料進(jìn)行有效地收集，因?yàn)闄n案是在實(shí)際的生產(chǎn)活動(dòng)中而形成的文件，而且各個(gè)單位或者企業(yè)的機(jī)構(gòu)是非常分散的，在查找資料的時(shí)候還需要集中，所以就要將分散的文件進(jìn)行分類和歸納，按照時(shí)間順序或者其他方法進(jìn)行集中收集，并且實(shí)行統(tǒng)一的管理。檔案資料管理人員在收集整理的過程中要根據(jù)檔案的重要程度、時(shí)間的前后等方面進(jìn)行整理和歸納，以確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)要利用科學(xué)的方法對(duì)檔案資料分類，由于檔案的內(nèi)容十分的復(fù)雜，數(shù)量很多，為了能夠查找方便就要分類整理，將檔案資料分門別類，按照主次來分類存檔，這樣就可以在需要的時(shí)候快速地找到相應(yīng)的檔案資料。

保密性對(duì)檔案資料是至關(guān)重要的，檔案資料包含著國家、單位或者是個(gè)人的重要信息，是十分需要保密的。關(guān)系到單位或者是個(gè)人的利益問題。這樣就要求檔案資料的管理人員做好檔案資料的保密工作，在檔案資料的管理過程中做到不違規(guī)、不翻閱或者抄襲相關(guān)檔案資料。相關(guān)部門應(yīng)該經(jīng)常讓檔案資料管理人員參加檔案管理的培訓(xùn)和保密方面的培訓(xùn)，讓檔案資料管理的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案資料保密工作的重要性，嚴(yán)格根據(jù)我國的檔案管理保密的制度和檔案保密法等法律法規(guī)來要求自己，增強(qiáng)法律意識(shí)，做好檔案資料的管理工作，不泄露、不損壞、不借閱抄襲。同時(shí)要得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案資料管理工作才能夠順利的開展。檔案資料的管理人員要愛崗敬業(yè)，做到及時(shí)匯報(bào)，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓領(lǐng)導(dǎo)也能夠積極的投入到檔案資料的管理工作中來。

總結(jié)

綜上所述，檔案資料管理工作對(duì)國家、企業(yè)、單位和個(gè)人都是非常重要的。檔案資料管理工作看似簡單，但是在實(shí)際的操作過程中卻是十分困難的。由于檔案資料是有保密性、專業(yè)性和政策性，所以一定要嚴(yán)肅地對(duì)待檔案資料的管理工作。檔案資料管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和保密意識(shí)，具備很強(qiáng)的理論知識(shí)和較高的個(gè)人素質(zhì)，緊跟時(shí)代的的步伐，將高科技運(yùn)用到檔案資料的管理中來，不斷擴(kuò)寬自己的知識(shí)，開拓視野，提高整體的素質(zhì)。這樣才能更好地做好檔案資料的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]路鳳英，衣玉琛《社會(huì)信息化的發(fā)展和檔案工作的對(duì)策》[J]，《檔案學(xué)研究》，1999年03期。