社區公衛檔案管理的實踐與探索

邱敏

[摘 要]本文就社區衛生服務中心公共衛生檔案管理內容分類、整理、保管、業務指導及考核、管理成效及存在的問題等作一實踐總結，探索醫療衛生改革的新形勢下如何規范公共衛生檔案工作，推進社區衛生服務中心各項工作的開展。（“社區衛生服務中心公共衛生檔案”以下簡稱“社區公衛檔案”，不含城鄉居民健康檔案。）

[關鍵詞]社區衛生服務；公共衛生檔案管理

社區公共衛生檔案是指社區衛生服務中心在公共衛生服務活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公共衛生檔案是醫療衛生檔案的重要組成部分，在開展社區醫療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術指導等“六位一體”的服務中具有十分重要的作用。本文作者結合工作實踐，對社區公衛檔案管理進行探索，得到以下幾點認識。

一、準確區分社區公衛檔案的內容分類

社區衛生服務中心一般與基層醫院、衛生院實行“院站一體化管理”，社區公衛檔案納入社區衛生服務中心的總體分類方案和歸檔范圍。社區公衛檔案主要由疾病預防控制類、衛生監督類、婦幼保健類等組成，分別列入分類方案的一級類目設置。（一）疾病預防控制類包括：疫情、急性傳染病、免疫預防、艾滋病傳染性皮膚病、消毒與病媒、慢性傳染病、慢性非傳染性疾病、死因監督、人口監測、慢病監測、地方病、寄生蟲病、學生常見病、健康教育等。（二）衛生監督類包括：建立鄉鎮街道公共衛生站所的機構設置、職能、人員、經費等文件，衛生監測檢查員的聘任、培訓、考核材料，衛生監督所沒有歸檔保管的本地相對管理人名冊、經常性衛生監督檢查指導材料，群眾投訴舉報登記本和協查材料。（三）婦幼保健類包括：婦女保健、兒童保健工作材料。

二、嚴格社區公共檔案的整理質量

社區公共檔案的整理具體由各社區衛生服務中心的公衛科負責，公衛科長為第一責任人，具體整理工作由科室兼職檔案員負責，科室其他人員完成各自分管業務材料形成后的初步整理。按照《歸檔文件整理規則》的要求，社區公衛檔案首先區分年度，年度下按疾病預防控制類、衛生監督類、婦幼保健類分類，再區分內容按問題排列，按“件”整理裝訂。需要注意的問題：由于公衛檔案形成的特殊性，有些“件”頁數較多，如登記本（冊），為保持文件的內在歷史聯系，均應以一本（冊）為單位裝訂為一件，維持登記本（冊）的封面等原始面貌，每件內頁均打印頁碼，件內設置目錄以方便查找利用（特種載體另按要求整理歸檔）。

根據科室兼職檔案員較為熟悉業務工作的特點，歸檔文件的分類、整理、裝訂、排列、編號、編目、目錄的著錄一般由公衛科兼職檔案員負責，根據中心檔案室提供的EXCEL表格樣式進行著錄，著錄的標準同中心檔案室的要求一致。著錄完畢后由中心檔案員審核，并導入檔案室的專門檔案管理系統（龍宇數字化檔案管理系統單機版，如是網絡版就直接著錄到檔案管理系統中）。中心檔案室在檔案裝訂前負責對永久、30年保管期限的社區公衛檔案進行數字化處理。

三、強調社區公衛檔案的保管要求

鑒于社區公衛檔案內容的特殊性，上一年形成的檔案與下一年的工作密切相關，時常要查閱或參考，形成材料的科室利用檔案很頻繁。借鑒會計檔案形成后隔年移交的方法，社區公衛檔案采取在公衛科先暫存一年后，于次年一季度向中心檔案室移交統一保管。中心為公衛科配備標準檔案柜用于一年暫存期檔案的保管，明確檔案保管責任以及平時借閱利用登記制度，特別注意社區公衛檔案涉及到疫情、傳染病、艾滋病、死因、人口監測等管理，具有一定的保密性，一般只有本公衛科工作人員因工作需要可以借閱利用社區公衛檔案，其他人員利用須經得中心領導批準，按制度辦理借閱手續方可利用；強調社區公衛檔案一律不出借原件，以確保檔案的安全。

四、注重社區公衛檔案的業務指導及考核

市衛生局每年負責邀請市檔案局業務監督和指導人員對各社區衛生服務中心檔案員進行業務培訓和指導；每年要求中心檔案員完成省級檔案繼續教育培訓，不斷提高檔案業務水平。如有檔案員更換，則當年度必須參加省檔案管理崗位培訓取得上崗證。社區衛生服務中心的檔案員負責對公衛科檔案整理的監督和業務指導，對兼職檔案員進行業務培訓，以及年終對公衛科檔案工作的檢查評分。

市檔案局將社區公衛檔案工作列入社區衛生服務中心爭創市級“合格檔案室”的要求；市衛生局將檔案工作的考核列入對各社區衛生服務中心年度目標責任制的考核，尤以對公衛檔案的考核為重，與獎懲密切掛勾，年終評選系統檔案工作先進單位和先進個人；各社區衛生服務中心也將社區公衛檔案管理列入中心目標責任制考核的內容，形成環環相扣、層層負責的良好局面，促使社區公衛檔案得到較好的管理。

五、社區公衛檔案管理的成效以及存在的問題

根據嘉興市衛生局、檔案局關于印發《嘉興市鄉鎮街道衛生院（社區衛生服務中心》檔案管理辦法（試行）及配套文件的通知要求，桐鄉市衛生局下屬12個鎮街道社區衛生服務中心，結合市級“合格檔案室”的創建，對于2008年以來形成的社區公衛檔案，已在2013年上半年實現規范化管理。各社區衛生服務中心在2012年已全部配備龍宇數字化檔案管理系統，基本實現檔案信息化管理，這一成果在嘉興市五縣二區中位列前茅。

但對于2008年以前形成的社區公衛檔案，鑒于前期對此項工作的重視不夠，又因公衛人員崗位流動性大，對檔案保管不善，各社區衛生服務中心的公衛檔案均有散失和不完整現象存在；2008年前積存的社區公衛檔案由于公衛科工作任務重、人員少，一直得不到全部整理和數字化，也不能得到很好的利用；檔案信息化建設尚沒有納入社區衛生服務中心整體信息化建設規劃之中，龍宇數字化檔案管理系統還停留在單機版操作，如能適應信息化管理的發展升級到網絡版，將更有利于服務社區公共衛生事業的建設和發展。