試論檔案信息資源管理對醫院決策科學化的重要性

張連啟

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富。加強對這一信息資源管理對醫院決策科學化和醫院現代化建設極為重要。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

1、醫院檔案管理現狀

目前，醫院檔案管理中存在的主要問題有：（一）檔案意識不強，檔案利用率低。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。（二）檔案管理機構不健全、管理范圍不明確。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務科室自己管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化，各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。（三）檔案硬件投入不足。由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

綜上所述，醫院檔案管理面臨深刻的變化，這些問題的出現既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。因此，醫院必須正視現實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

二、建立科學規范的檔案管理體系

針對醫院檔案管理中存在的若干主要問題，通過展開深入細致的分析研究，進一步探索了現代化檔案管理在醫院建設和發展中的應用，需要加強如下各方面的管理。

（一）加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案法意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，不僅是檔案工作自身發展的需要，而且是影響市場經濟和知識經濟健康成長的一個不可忽視的因素。只有建立規范化的管理體系，才能使檔案工作順利開展。

（二）理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

三、逐步實現檔案信息資源管理對醫院決策的科學化

（一）檔案信息管理自動化。新時期醫院檔案工作主要是實行計算機輔助立卷，實現文檔一體化管理。把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來。所謂文檔一體化管理，就是指運用計算機技術對文書和檔案工作的全程實施自動化管理，其功能將涵蓋對檔案的數字化加工和數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用以及數字管理全過程。

（二）檔案信息存儲的數字化檔案信息存儲的數字化是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統的紙質形態轉向計算機管理為前提的數字形式，它包括檔案數字化的輸入和數字化檔案的接收兩個方面。檔案數字化的輸入是將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢。

隨著醫院信息化建設的不斷發展，醫院檔案工作發生了深刻的變化，檔案管理越來越重要，受到各醫院的重視，在醫院日常工作中發揮著重要的作用。