淺談醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

莊民

[摘 要]由于我國(guó)大力發(fā)展衛(wèi)生行業(yè)并對(duì)人事制度進(jìn)行了很大程度的改良，因此在管理人事檔案上出現(xiàn)許多紕漏并且越來(lái)越多人了解在使用和管理人事檔案上沒(méi)有很大的空間而使得工作難以展開(kāi)的情況。此篇論文研究了目前管理醫(yī)院人事檔案上的情形，以及引發(fā)問(wèn)題的因素，并進(jìn)一步討論解決問(wèn)題的辦法。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；管理人事檔案方式；目前情況

一、管理醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)狀

（一）“檔隨人走”的人事管理辦法面臨困難

隨著社會(huì)的發(fā)展，聘任制越來(lái)越受歡迎，人力資源分配制度則被淘汰。很多人不斷更換自己的職業(yè)，因此很多人失去自己的檔案。為讓市場(chǎng)供給與需求趨于均衡，一些公司不再?lài)?yán)格審查人事檔案，導(dǎo)致人事檔案的重要性降低。人們?cè)诟鼡Q工作時(shí)往往會(huì)因檔案的轉(zhuǎn)移非常復(fù)雜而選擇棄檔。為吸收更多優(yōu)秀人才，大部分的醫(yī)院不再使用硬性引進(jìn)方式，放松對(duì)人事檔案的要求，僅規(guī)定在合同中說(shuō)明每個(gè)人的權(quán)益范圍，在雙方簽訂合同后就正式聘用。除此之外，為留住更多的人才，某些醫(yī)院甚至不返還其人事檔案，進(jìn)行強(qiáng)制性挽留，使越來(lái)越多的人放棄檔案而走。

（二）不確定人事檔案是否為真

進(jìn)行人事檔案管理的目的是讓檔案不被摻假，具有一定的可靠程度和法律上的嚴(yán)肅性。但社會(huì)上仍反復(fù)出現(xiàn)假檔案或檔案不見(jiàn)的情況。為防止遇到未知困難或因某方面的考慮，個(gè)別醫(yī)院或人會(huì)將人事檔案偷梁換柱或捏造虛假，在檔案中填寫(xiě)、添加不實(shí)言論或直接更改最初的檔案，這樣人事檔案的真實(shí)度將極低，難以信任。使得想要聘請(qǐng)人才的公司轉(zhuǎn)主動(dòng)為被動(dòng)。大多數(shù)醫(yī)院在招聘時(shí)均先簽合同再調(diào)回其人事檔案，但一般在出現(xiàn)紕漏后才找到問(wèn)題所在，那時(shí)已無(wú)法挽回，覺(jué)得不妥的人會(huì)提早去解決，可是過(guò)程太復(fù)雜，沒(méi)辦法一一解決，所以只好睜一只眼閉一只眼。

（三）以往人事檔案的錄入范圍和內(nèi)容不能滿(mǎn)足當(dāng)今對(duì)人事信息的需求

在管理醫(yī)院的人事檔案時(shí)，主要存儲(chǔ)有用的資料信息，由于檔案一直沒(méi)更新，其內(nèi)容已過(guò)時(shí)，無(wú)法體現(xiàn)目前個(gè)人真正專(zhuān)業(yè)水平。一方面陳舊的信息無(wú)法幫助醫(yī)院招納優(yōu)秀人才，另一方面在各個(gè)部門(mén)中挑選優(yōu)秀人才及升職時(shí)無(wú)法提供合理憑據(jù)。在國(guó)家對(duì)人事制度進(jìn)行重大改良時(shí)，逐漸建立有效考核工作人員的幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，比如說(shuō)病人的滿(mǎn)意程度、科技研發(fā)及創(chuàng)新水平、招聘力度、門(mén)診效率、考察醫(yī)護(hù)人員應(yīng)有的職業(yè)道德、病房的工作量大小，但是人事檔案沒(méi)有更新以上內(nèi)容。

（四）不能向外泄露人事檔案造成其在管理和發(fā)展上的制約

由《干部檔案工作條例》可知，要嚴(yán)格保證檔案保密程度，不許借走或查看自己和相關(guān)人員的檔案信息。為避免檔案泄露，大部分人也許一輩子也不會(huì)接觸和了解自己的檔案，更加不會(huì)知道檔案內(nèi)容及保管人員和位置，如果檔案發(fā)生災(zāi)難，受傷害的只有檔案人自己。人事檔案的管理具有不對(duì)外開(kāi)放性及非多方式管理等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的展開(kāi)，讓人事檔案失去了原有的效用價(jià)值，不能對(duì)社會(huì)化提供幫助。

（五）人事檔案內(nèi)容分離度高，不能有效使用

科學(xué)研究及醫(yī)護(hù)工作者在工作過(guò)程中積累的工作成果構(gòu)成了人事檔案的內(nèi)容，實(shí)用程度高。可是現(xiàn)如今，人事檔案的作用僅限于供人查看其最初的紙質(zhì)檔案內(nèi)容。沒(méi)有廣闊的使用空間，人事檔案在信息服務(wù)方面不主動(dòng)且跟不上時(shí)代步伐，只遵循客戶(hù)自動(dòng)要求服務(wù)的原則，不利于促進(jìn)醫(yī)院的教學(xué)、科研、治病和管理四方面工作的展開(kāi)。為讓人事檔案體現(xiàn)其重要性，就要根據(jù)對(duì)信息的全面剖析和預(yù)料結(jié)果給出專(zhuān)業(yè)化的改善方案和主題信息[1]。

二、剖析引發(fā)目前情況的因素

（一）管理太松，制度實(shí)施不完全，管理的機(jī)制和方案有太多缺陷

管理人事檔案的方式一貫死板，不懂得變通，且管理體制過(guò)于雜亂。在醫(yī)院的人事檔案管理方式上，過(guò)去一直是不在乎服務(wù)質(zhì)量，過(guò)程復(fù)雜，實(shí)踐起來(lái)很困難，且管理程度低，跟不上國(guó)家改革的進(jìn)度。一般的醫(yī)院都會(huì)讓檔案管理部門(mén)建立一套完整的檔案管理方案，但是并不會(huì)完全實(shí)施，比如說(shuō)常見(jiàn)的隨意修改、更換、拿走檔案，或不按照流程傳遞人事檔案，沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)響應(yīng)回執(zhí)單，不記錄查詢(xún)過(guò)程等。除此之外，當(dāng)改革的涉及面越來(lái)越廣時(shí)，也深深的影響了檔案資料的各種管理層面范圍，比如在錄入、使用、業(yè)務(wù)領(lǐng)域以及保存檔案等方面，在現(xiàn)有管理體制當(dāng)中，有些管理辦法已相當(dāng)落后，需要得到能促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的改良。

（二）思想上認(rèn)識(shí)不足

第一、在醫(yī)院檔案處的工作人員不夠負(fù)責(zé)任。有些檔案管理者甚至“身在其位，不謀其政”，視業(yè)務(wù)規(guī)章制度如草芥，整理的檔案不規(guī)范；走捷徑，不嚴(yán)格將檔案材料收集歸檔；思想短淺，不愿學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技能。第二、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視。不解決人員配備、機(jī)構(gòu)設(shè)置、資金投入和庫(kù)房建設(shè)等是現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院人事檔案部門(mén)所面對(duì)的根本性的問(wèn)題，甚至很多醫(yī)院對(duì)人事檔案管理人員招聘兼職，這些人對(duì)該醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)不甚了解，又非自己主業(yè)，下的功夫本來(lái)就少，也無(wú)法真正將檔案管理工作做好。因此在很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種“三要”的尷尬地位，即：一、不要，忙起來(lái)不要；二、次要，抓起來(lái)次要；三、重要，用起來(lái)重要。

（三）服務(wù)理念沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)

在醫(yī)院，人事檔案處僅限于為各個(gè)組織部門(mén)和各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對(duì)象不僅少而且單一，不受領(lǐng)導(dǎo)重視，沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，因此人事檔案處的服務(wù)方法和手段都是老路子，只能夠使服務(wù)對(duì)象通過(guò)原始的紙質(zhì)材料來(lái)查閱檔案，更別說(shuō)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行微機(jī)檢索來(lái)查閱檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享了[2]。

三、就目前醫(yī)院人事檔案管理的改善方法

（一）摒棄舊的管理觀念，加強(qiáng)檔案服務(wù)與利用意識(shí)

醫(yī)院各個(gè)組織部門(mén)和各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不能固步自封，應(yīng)當(dāng)將人事檔案看成是信息資源，把人事檔案管理處看成是加強(qiáng)建設(shè)醫(yī)院人才隊(duì)伍的資源庫(kù)與參謀部，不僅從真正意義上落實(shí)對(duì)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的工作，還必須全面研究分析與開(kāi)發(fā)利用人事檔案信息，積極主動(dòng)的提供和利用人事檔案，拓寬人事檔案處的服務(wù)領(lǐng)域，將人事檔案服務(wù)從之前的“被動(dòng)”變成現(xiàn)在的“主動(dòng)”，推動(dòng)科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的醫(yī)院人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)將人事檔案工作從單一管理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)檠芯块_(kāi)發(fā)型服務(wù)的目標(biāo)。

（二）廢除舊的人事檔案材料收集機(jī)制，豐富醫(yī)院人事檔案內(nèi)容

要完善人事檔案內(nèi)容、改善醫(yī)院人事檔案工作。要展開(kāi)人事檔案的提供利用工作首先必須做好人事檔案的收集工作。檔案材料內(nèi)容決定了檔案的利用價(jià)值，所以必須完善檔案材料的內(nèi)容。可以根據(jù)不同的需要和對(duì)象對(duì)原有的檔案進(jìn)行補(bǔ)充，在改革人事制度之后，檔案管理內(nèi)容將納入對(duì)個(gè)人素質(zhì)優(yōu)劣評(píng)價(jià)的材料，同時(shí)為了提高人事檔案反應(yīng)個(gè)人綜合情況的“折射度”和“立體感”，人事檔案管理人員要經(jīng)常和各個(gè)相關(guān)部門(mén)聯(lián)系和溝通，不斷追加補(bǔ)充新的檔案材料，新收集到的檔案材料內(nèi)容要做到準(zhǔn)確、全面、實(shí)用、科學(xué)，檔案記載速度要跟上信息變化、人員變更的速度，廢除舊的人事檔案材料收集機(jī)制，全面落實(shí)對(duì)新機(jī)制的建設(shè)。

（三）全面落實(shí)信息化檔案管理

時(shí)代在進(jìn)步，在科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)下，紙質(zhì)檔案已然不能滿(mǎn)足大眾的需求，必須把信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)融入到人事檔案管理工作中，站在信息化發(fā)展的要求、保護(hù)人事檔案原件、提高人事檔案利用率和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公自動(dòng)化的角度上，展開(kāi)對(duì)檔案信息資源的保存、處置、提供利用和管理等工作。為實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，就必須建設(shè)完善的醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。為實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)人事檔案“存檔”，就必須利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，將人事檔案材料整理輸入電腦；為實(shí)現(xiàn)檔案信息具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，就必須用電腦對(duì)檔案的信息進(jìn)行查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)、更新等日常工作，建立適時(shí)更新檔案信息的制度規(guī)范。

（四）完善人事檔案管理制度，加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)

一個(gè)好的制度能夠使得一個(gè)工作盡善盡美，在考慮醫(yī)院人事工作的實(shí)際和現(xiàn)實(shí)社會(huì)需求的基礎(chǔ)上，必須規(guī)范各項(xiàng)人事檔案管理制度。為了人事檔案管理工作有根有據(jù)、井然有序的進(jìn)行，必須要建立良好的工作聯(lián)系制度、人事檔案整理工作細(xì)則、健全醫(yī)院人事檔案材料收集機(jī)制、建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度和情況通報(bào)制度等。要全面做好醫(yī)院人事檔案管理工作。僅僅在制度上的建設(shè)是不夠的，必須加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)，除了保證檔案工作人員的數(shù)量外，還得保證工作人員的“質(zhì)量”，在作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、思想政治素質(zhì)好的基礎(chǔ)上，年輕、學(xué)歷高、對(duì)計(jì)算機(jī)操作熟練的工作人員優(yōu)先考慮，后期的教育培訓(xùn)也必須嚴(yán)格執(zhí)行，為醫(yī)院人事檔案管理培養(yǎng)一批素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平較高的人事檔案工作人員[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]高德朋，呂萍.改革醫(yī)院人事檔案管理，促進(jìn)人才資源利用[J].中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2010，7（11）：113-114.

[2]任曉東.新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的革新[J].山西醫(yī)藥雜志（下半月版），2012，41（24）：1322-1323.

[3]鄧俞.試論醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)辦法[J].蘭臺(tái)世界，2012，（z3）：48.