如何做好照片檔案收集工作的探討

劉麗梅

隨著檔案管理工作現代化程度的提高，照片檔案技術得到廣泛的重視和普遍應用。因此，照片檔案的收集內容、手段、利用和管理，直接涉及到照片檔案的質量問題。就此談以下幾點看法：

一、照片檔案工作的重要性

照片檔案是國家機關，社會組織以及個人從事各種活動形成的，對國家和社會有保存價值的，并按一定原則和方法經過加工、整理、集中保管起來的各種照片（包括底片和文字說明材料）的總稱。照片檔案是以感光材料為載體，以形象反映方式為主線，由底片、照片和文字說明三部分組成的歷史真實記錄、是國家機構、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有著十分重要的保存價值。實現照片檔案管理現代化，才能更好適應科學技術的發展需要。照片檔案

二、照片檔案工作的特點

照片檔案的歷史雖比文字記載晚了幾千年，但它卻以形色齊全的姿態給檔案家族增添了新的光彩，給人類生活開辟了一個新領域。在社會生活中照片是攝影技術的結晶，是一種形象性的表現藝術，既是時代形象化的記錄，而且具有紀實性、可靠性和真實性的特點。

三、照片檔案的收集范圍

1.反映本單位主要職能活動工作成果和存在問題的資料；

2.各級領導人和著名人物參加的與本單位有關的重大活動的資料；

3.本單位有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的資料。

4.涉及本單位權益的資料。

5.其它單位形成的與本單位有關的重要資料。

6.其它具有保存價值的資料。

四、照片檔案收集工作內容和來源

照片檔案從藝術范疇來說，表現形式和內容極為廣泛，伴隨著科學發展和攝影技術的進步，大到宇宙，人類社會，小到一絲一線的微生物都可以通過照片表現出來。照片的時空感強烈，它不同于文學、圖表、音響，具有獨特的功能、可以把一瞬即逝的“容貌”記錄下來，予以再現，還可把多年積累下來的照片檔案，永久保存，具有很強的生命力。照片檔案收集主要來源于通訊社、報社、電視臺、圖書館等專業部門，還來源于黨政機關、群眾團體和企事業。具體有以下幾個方面：

一是新聞單位記者在國內外采訪拍攝的；二是通過使用傳真直接收來的，并通過國內外通訊社發表的新聞照片。三是從圖書館、紀念館征集的。四是通訊員和其他人員寄來的。五是從各類報刊、雜志、書籍上翻版的。六是從展覽會上接收的。七是從攝影部門征集得來的。八是從有關單位、家庭和個人那里收集的。但由于現代科學技術的飛速發展，攝影技術發展廣泛運用，照片檔案的形成渠道要迅速增多，所以，做好照片檔案的收集工作，是管理好照片檔案的前提。

五、照片檔案的編號

照片檔案分為二類，一類為工程類，一類為綜合類。兩類檔案檔號構成方式不同。

1.綜合類排列編號方法：按照形成年度、張號分別排列裝冊，一年一個流水號。

檔號由聲像檔案代碼、檔案類別代號、年度、張號組成。

2.工程類由一級類目代號、二級類目代號、項目代號、張號組成，用“-”連接。

3.同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。

4.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

5.編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為（檔案形態）檔號/（檔案形態）檔號。

六、照片檔案的收集手段、利用和管理

照片的檔案收集，過去并沒有引起我們的足夠重視。有些珍貴的照片長期存放在各單位或個人手里，由于保管條件差，出現發黃等現象，因此，及時搶救照片檔案，加強照片檔案的收集工作，必須納入各級檔案館（室）工作的議事日程，使之得到科學的妥善管理和利用。二十一世紀是個嶄新的世紀，照片檔案工作為必須重新確定其價值取向，那就是確定照片檔案工作的新思維和工作方法。更新觀念以迎接照片檔案工作的發展機遇和挑戰，認定新的工作方位，以利用現代化科學技術手段，全面、準確、完整、系統地收集、整理反映21世紀有本質特征的檔案材料，為推進社會的發展服務。

1.加強對照片檔案工作的領導，不斷提高對照片檔案工作的認識。首先要正確認識照片檔案在社會主義物質文明和精神文明建設中的作用。正確處理檔案與其他檔案的關系，擺正照片檔案在館藏檔案的位置。其次，各級檔案館領導要把照片檔案工作納入日事議程，統一布置，定期研究和檢查督促，使照片檔案和文書檔案、科技檔案一樣，得到健康的發展。

2.堅定不移的貫徹執行集中統一管理照片檔案的原則，這是保證照片檔案材料齊全完整的關鍵，檔案部門要廣泛深入地宣傳照片檔案的收集工作，使照片檔案達到齊全、完整、系統，最大限度的滿足社會各層次的需求和利用。

3.照片檔案的收集、整理、保管和提供利用，都是依據國家有關檔案工作的政策，以法管理，凡是編進了檔案的底片和照片，一般不得隨便抽出，任何單位和個人都沒有權利銷毀任何一張照片檔案。

4.建立照片檔案目錄體系，嚴格照片檔案歸檔制度。照片檔案的歸檔范圍包括原版底片、翻版底片、照片及完整的文字說明，其中原版底片最為珍貴，必須重點保存。歸檔的應按一定的順序排列好，全宗號、底片號、照片號應一致，填寫卷內目錄，注明保管期限，歸檔要排列整齊有序，編號并編制卷內目錄，完整照片檔案的整體功能。

5.檔案館（室）要把照片檔案的收集工作列為自己的一項重要任務。照片檔案和其它類檔案一樣，它屬于國家檔案全宗的組成部分，它是國家的寶貴財富，它將做為珍貴的文件遺產傳給子孫后代。全面、完整、系統地收集照片檔案，是檔案部門義不容辭的責任。

6.檔案部門要積極搞好照片檔案的提供利用，以促進照片檔案的收集工作。要有對工作認真負責的精神，積極熱情的服務態度，科學多樣的服務手段，從多方面滿足不同層次的需要，以擴大影響，取得領導的重視和群眾的支持。

7.在照片檔案工作中應采取多種途徑廣泛收集。由于各種復雜因素，有些很珍貴的照片檔案長期分散在各個部門或個人手中，依靠先正常的收集途徑和方法是很難辦到的，因此，必須廣門路，通過各種渠道各種方法廣泛征集。檔案部門要廣泛宣傳并采取有效措施和恰當的辦法，使人們認識照片檔案集中保管的重大意義，主動配合搞好照片檔案的收集工作。