提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

馮振龍

[摘 要]檔案是一種原始記錄形成的方式，它記錄著人們生產(chǎn)、生活的具體情況和流程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們記錄檔案的方式增多，儲存檔案的途徑也增多。這使原來管理檔案的方法已經(jīng)落后時代的需求，人們需要更科學(xué)的管理檔案的途徑。本文說明提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義、目前檔案管理科學(xué)化管理存在的問題、實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化管理優(yōu)化的措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；科學(xué)化；路徑

檔案是一種原始記錄形成的方式，它記錄著人們生產(chǎn)、生活的具體情況和流程。過去，人們用文字、圖表、磁帶、錄相帶等方式記錄檔案，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們記錄檔案的方式增多，儲存檔案的途徑也增多。這使原來管理檔案的方法已經(jīng)落后時代的需求，人們需要更科學(xué)的管理檔案的途徑。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義

（一）時代發(fā)展的需求

隨著時代感的發(fā)展，人們對檔案的需求已經(jīng)不再只是能快速的調(diào)閱到檔案，人們對檔案的質(zhì)量有更高的需求。人們要求檔案的記錄能更準(zhǔn)確、更直觀化，它們能準(zhǔn)確的反映出人們需要查閱的資料；人們要求檔管的管理方法能更系統(tǒng)化，使人們能迅速找到自己需要的資料和與之相關(guān)的附屬資料；人們要求能用更多的方法法查閱檔案，能利用信息技術(shù)遠(yuǎn)程調(diào)用檔案等。時代的發(fā)展使檔案管理必須向科學(xué)化的方向發(fā)展，只有用科學(xué)的方法管理檔案，人們才能廣泛的應(yīng)用到各種檔案資料。

（二）文化建設(shè)的需求

要建立一個文化的氛圍，就需要從每個細(xì)節(jié)去塑造文化的氛圍。它包括用文字、圖片、影像等建立一個文化意識，讓周圍的人受到文化的感染。這就要求檔案能形成文化意識宣傳的原始資料，它們能成為文化氛圍塑造和宣傳的基礎(chǔ)。如果能做好檔案的管理工作，檔案就能夠成為文化氛圍塑造的原始基礎(chǔ)，支撐文化建設(shè)的發(fā)展。要更好的做好文化建設(shè)，就需要提高檔案管理的科學(xué)化工作。

（三）信息發(fā)展的需求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前人們通常會用網(wǎng)絡(luò)的方式查看自己需要的資料。人們用電腦的方式上網(wǎng)、手機的方式上網(wǎng)、平板電腦的方式上網(wǎng)、筆記本的方式上網(wǎng)。信息技術(shù)已經(jīng)成為人們接受外界信息的重要途徑之一。由于信息技術(shù)的發(fā)展，人們對檔案管理水平的要求也越來越高。人們要求文件檔案既能滿足不同的權(quán)限調(diào)用要求，也能滿足文件檔案保密性的要求。檔案文件必須電子化、信息化，這是信息發(fā)展的必然結(jié)果，傳統(tǒng)紙章化文件管理最終要走向科學(xué)電子化文件管理的途徑。

（四）工作性質(zhì)的需求

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人們對檔案工作的要求也日漸提高，人們要求檔案管理能形成一個系統(tǒng)健全、分類科學(xué)、內(nèi)容完整的檔案系統(tǒng)，在人們需要查閱檔案時，只要根據(jù)需要的關(guān)鍵詞查詢，立刻就能調(diào)用出全部的檔案資料。而傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足人們的需求，這意味著檔案管理要向更科學(xué)的方式發(fā)展，它的管理方式必須滿足檔案管理工作性質(zhì)的要求。

二、目前檔案管理科學(xué)化管理存在的問題

（一）對檔案重視程度存在的問題

部分單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員對檔案管理的目的了解得不夠清晰，他們認(rèn)為檔案管理就是搜集好相關(guān)資料，保管好檔案文件，只要相關(guān)人員需要調(diào)用檔案時能給出檔案資料即完成工作任務(wù)。實際上做好檔案管理工作能讓單位宏觀的了解單位現(xiàn)狀、找出工作中存在的問題、提高經(jīng)濟效益等。對檔案管理工作的目的了解得不清晰成為科學(xué)化管理存在的障礙。

（二）檔案管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}

部分單位的檔案管理工作制度不嚴(yán)謹(jǐn)，這造成在移交檔案、調(diào)用檔案時存在程序不規(guī)范的問題。如果檔案的原始記錄出現(xiàn)問題，管理人員也無法追溯出問題出在哪個環(huán)節(jié)，也不知道該去向誰追究責(zé)任。檔案制度不嚴(yán)謹(jǐn)使檔案科學(xué)化管理無法實現(xiàn)。

（三）檔案工作管理人員素質(zhì)的問題

部分單位由于不重視檔案管理工作，他們對于檔案工作管理人員的素質(zhì)要求不高，他們或者派部分知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)老舊的工作人員管理檔案，或者讓其它的工作人員兼職檔案管理工作。檔案工作人員的素質(zhì)問題成為科學(xué)化管理的一個瓶頸，他們不能以科學(xué)的方法歸納檔納，也不能即時補充檔案資料，這使檔案科學(xué)化管理無法實現(xiàn)。

（四）.檔案管理工作方法落后的問題

在信息時代，要作好檔案管理工作，不僅要求檔案要全部實現(xiàn)電子化管理，同時它還要求能用專業(yè)的計算機軟件管理電子檔案資料。使電子檔案資料形成一個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。然而部分單位的電子檔案或者資料不齊，或者有些單位根本沒有完全實現(xiàn)檔案資料電子化，他們依舊使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這使檔案科學(xué)化管理難以實現(xiàn)。

三、實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化管理優(yōu)化的措施

（一）找準(zhǔn)檔案管理的定位

要作好檔案管理科學(xué)化工作，首先就要重新定位檔案管理的目的。相關(guān)工作人員必須意識到做好檔案管理是為了用檔案資料優(yōu)化單位的運營方式，使檔案管理成為輔助單位運營的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員要更新思想方法，用更科學(xué)的方式做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理的制度

要用科學(xué)的方法管理檔案，就要建立一套科學(xué)的管理制度。它要求從收集整理程序上完善檔案資料的收集過程，從制度上要求檔案工作人員主動能主動收集檔案資料；完善檔案交接流程，使檔案經(jīng)手的每個環(huán)節(jié)都能得到嚴(yán)格控制，一旦出現(xiàn)問題，能依照制度立即找到責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)；建立一套建全的檔案保管制度，檔案管理人員才能通過科學(xué)的方法嚴(yán)格保管原始資料。確保檔案管理的科學(xué)性才能確保檔案管理科學(xué)化能夠?qū)崿F(xiàn)。

（三）提高檔案人員的素質(zhì)

相關(guān)的單位在選擇檔案人員時，必須對檔案工作管理人員的素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格考核。它要求檔案管理人員能以先進(jìn)的理念、先進(jìn)的方法、先進(jìn)的手段管理檔案資料。同時要在日常工作中考核檔案管理人員工作完成的情況，如果檔案工作人員的素質(zhì)不足以滿足檔案管理的需求，則要立即對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)或管理。

四、總結(jié)

要實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化就要從檔案管理的意識環(huán)節(jié)、制度環(huán)節(jié)、人員環(huán)節(jié)、方法環(huán)節(jié)全部用科學(xué)化的方式管理，這樣才能讓科學(xué)化管理水平的目標(biāo)實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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