提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

馮振龍

[摘 要]檔案是一種原始記錄形成的方式，它記錄著人們生產、生活的具體情況和流程。隨著科學技術的發展，人們記錄檔案的方式增多，儲存檔案的途徑也增多。這使原來管理檔案的方法已經落后時代的需求，人們需要更科學的管理檔案的途徑。本文說明提高檔案管理科學化水平的重要意義、目前檔案管理科學化管理存在的問題、實現檔案管理科學化管理優化的措施。

[關鍵詞]檔案管理；科學化；路徑

檔案是一種原始記錄形成的方式，它記錄著人們生產、生活的具體情況和流程。過去，人們用文字、圖表、磁帶、錄相帶等方式記錄檔案，隨著科學技術的發展，人們記錄檔案的方式增多，儲存檔案的途徑也增多。這使原來管理檔案的方法已經落后時代的需求，人們需要更科學的管理檔案的途徑。

一、提高檔案管理科學化水平的重要意義

（一）時代發展的需求

隨著時代感的發展，人們對檔案的需求已經不再只是能快速的調閱到檔案，人們對檔案的質量有更高的需求。人們要求檔案的記錄能更準確、更直觀化，它們能準確的反映出人們需要查閱的資料；人們要求檔管的管理方法能更系統化，使人們能迅速找到自己需要的資料和與之相關的附屬資料；人們要求能用更多的方法法查閱檔案，能利用信息技術遠程調用檔案等。時代的發展使檔案管理必須向科學化的方向發展，只有用科學的方法管理檔案，人們才能廣泛的應用到各種檔案資料。

（二）文化建設的需求

要建立一個文化的氛圍，就需要從每個細節去塑造文化的氛圍。它包括用文字、圖片、影像等建立一個文化意識，讓周圍的人受到文化的感染。這就要求檔案能形成文化意識宣傳的原始資料，它們能成為文化氛圍塑造和宣傳的基礎。如果能做好檔案的管理工作，檔案就能夠成為文化氛圍塑造的原始基礎，支撐文化建設的發展。要更好的做好文化建設，就需要提高檔案管理的科學化工作。

（三）信息發展的需求

隨著信息技術的發展，目前人們通常會用網絡的方式查看自己需要的資料。人們用電腦的方式上網、手機的方式上網、平板電腦的方式上網、筆記本的方式上網。信息技術已經成為人們接受外界信息的重要途徑之一。由于信息技術的發展，人們對檔案管理水平的要求也越來越高。人們要求文件檔案既能滿足不同的權限調用要求，也能滿足文件檔案保密性的要求。檔案文件必須電子化、信息化，這是信息發展的必然結果，傳統紙章化文件管理最終要走向科學電子化文件管理的途徑。

（四）工作性質的需求

隨著經濟的發展，人們對檔案工作的要求也日漸提高，人們要求檔案管理能形成一個系統健全、分類科學、內容完整的檔案系統，在人們需要查閱檔案時，只要根據需要的關鍵詞查詢，立刻就能調用出全部的檔案資料。而傳統的檔案管理方式不能滿足人們的需求，這意味著檔案管理要向更科學的方式發展，它的管理方式必須滿足檔案管理工作性質的要求。

二、目前檔案管理科學化管理存在的問題

（一）對檔案重視程度存在的問題

部分單位的領導與檔案管理人員對檔案管理的目的了解得不夠清晰，他們認為檔案管理就是搜集好相關資料，保管好檔案文件，只要相關人員需要調用檔案時能給出檔案資料即完成工作任務。實際上做好檔案管理工作能讓單位宏觀的了解單位現狀、找出工作中存在的問題、提高經濟效益等。對檔案管理工作的目的了解得不清晰成為科學化管理存在的障礙。

（二）檔案管理制度不嚴謹的問題

部分單位的檔案管理工作制度不嚴謹，這造成在移交檔案、調用檔案時存在程序不規范的問題。如果檔案的原始記錄出現問題，管理人員也無法追溯出問題出在哪個環節，也不知道該去向誰追究責任。檔案制度不嚴謹使檔案科學化管理無法實現。

（三）檔案工作管理人員素質的問題

部分單位由于不重視檔案管理工作，他們對于檔案工作管理人員的素質要求不高，他們或者派部分知識結構已經老舊的工作人員管理檔案，或者讓其它的工作人員兼職檔案管理工作。檔案工作人員的素質問題成為科學化管理的一個瓶頸，他們不能以科學的方法歸納檔納，也不能即時補充檔案資料，這使檔案科學化管理無法實現。

（四）.檔案管理工作方法落后的問題

在信息時代，要作好檔案管理工作，不僅要求檔案要全部實現電子化管理，同時它還要求能用專業的計算機軟件管理電子檔案資料。使電子檔案資料形成一個系統的數據庫。然而部分單位的電子檔案或者資料不齊，或者有些單位根本沒有完全實現檔案資料電子化，他們依舊使用傳統的檔案管理方式，這使檔案科學化管理難以實現。

三、實現檔案管理科學化管理優化的措施

（一）找準檔案管理的定位

要作好檔案管理科學化工作，首先就要重新定位檔案管理的目的。相關工作人員必須意識到做好檔案管理是為了用檔案資料優化單位的運營方式，使檔案管理成為輔助單位運營的重要依據。因此，檔案管理人員要更新思想方法，用更科學的方式做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理的制度

要用科學的方法管理檔案，就要建立一套科學的管理制度。它要求從收集整理程序上完善檔案資料的收集過程，從制度上要求檔案工作人員主動能主動收集檔案資料；完善檔案交接流程，使檔案經手的每個環節都能得到嚴格控制，一旦出現問題，能依照制度立即找到責任人進行問責；建立一套建全的檔案保管制度，檔案管理人員才能通過科學的方法嚴格保管原始資料。確保檔案管理的科學性才能確保檔案管理科學化能夠實現。

（三）提高檔案人員的素質

相關的單位在選擇檔案人員時，必須對檔案工作管理人員的素質進行嚴格考核。它要求檔案管理人員能以先進的理念、先進的方法、先進的手段管理檔案資料。同時要在日常工作中考核檔案管理人員工作完成的情況，如果檔案工作人員的素質不足以滿足檔案管理的需求，則要立即對檔案人員進行培訓或管理。

四、總結

要實現檔案管理科學化就要從檔案管理的意識環節、制度環節、人員環節、方法環節全部用科學化的方式管理，這樣才能讓科學化管理水平的目標實現。

參考文獻：

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[2]傅艷華.朱永強.檔案管理信息化的思考[J].機電兵船檔案，2012（03）.