文書檔案現代化管理探究

趙娜

[摘 要]文書檔案現代化管理的探究。隨著文書檔案管理模式的現代化信息化發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，提高文書檔案管理人員的綜合素質，提升檔案管理的質量和水平是現代化文書檔案管理的重中之重。完善文書檔案管理制度，不斷創新，與時俱進，從而實現文書檔案的科學化、規范化、現代化管理。

[關鍵詞]文書檔案；現代化管理；探究

引言

檔案是貯存和傳播知識的一種形式，記載著人們社會實踐活動中大量有知識價值的事實、數據、成果和理論，是歷史知識的寶庫，同時又是一種重要的信息資源，是今人了解過去、后人了解今天，總結經驗、探求規律、服務現實的重要憑證。隨著文書檔案現代化管理的日新月異，提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，提高文書檔案的科學化管理，切實增強做好檔案工作的責任感、使命感、緊迫感，更好地發揮以檔資政、以檔育人的重要功能。在新的形勢下，就如何加強文書檔案現代化管理提出個人淺見，就教同行。

1.文書檔案現代化管理的優勢

文書檔案現代化管理有利于方便快捷檢索檔案，提高檔案利用率。計算機信息系統的各種數據，具有多種檢索功能，關鍵在于管理人員在建立數據庫初期要選擇或開發適用的軟件系統，將原始數據認真錄入、歸納及分類，使用時就可以達到方便快捷檢索的目的。

1.1信息數字化

檔案信息數字化管理后，可以一次投入，多次產出。檔案業務工作包括檔案的統計、鑒定、借調、催還等參與資料編研工作，需要檔案管理人員定期、不定期地進行檔案基本情況統計、檔案借閱歸還統計、超期檔案催還工作。實現檔案現代化管理后，通過一次編輯輸入工作，可以隨時隨地進行各種數據的統計，打印各種報表，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務中解脫出來，真正實現了檔案業務辦公自動化。

現代化信息技術檔案管理已經與檔案信息的需求者之間建立了相互溝通的關系，通過網絡向他們直接提供信息服務，檔案管理人員利用現代化信息技術對信息進行整理和檢索，其工作效率與信息存儲能力是人工操作無法比擬的，而這些信息的存儲量大，保存時間長，增加了信息的準確度，實現了不同組織機構之間的信息共享與服務。

1.2文檔一體化

隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，就是把過去文件處理和檔案管理獨立分散狀態，統一成一個有機整體進行管理。文檔一體化管理模式使得文書處理工作成為文檔管理工作中的前端任務，文件處理工作質量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。因此，文檔一體化真正實施將對文書檔案科學化管理帶來創新發展，將使文書檔案管理進入更加科學，有序的管理階段。

2.文書檔案現代化管理建議

文書檔案現代化管理，是以現代管理科學為指導，應用現代管理方法和手段，采用先進技術和設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性、創造性，使檔案管理實現系統化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延長檔案壽命，為社會進步和經濟發展服務。

2.1更新文書檔案的管理觀念

檔案管理觀念現代化是當今檔案管理工作的靈魂。沒有檔案管理觀念現代化，是不能解決現有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統檔案管理觀念的基礎上構筑檔案現代化管理的意識。只有實現了思想觀念的轉變，才能適應當前改革開放的形勢和新技術革命發展的需要，為社會提供檔案信息。

2.2強化文書檔案現代化管理的有效方法

加強各級領導和工作人員的檔案管理現代化的認識。利用現代化檔案管理的信息技術突破傳統檔案管理方式的局限性，實現對文書檔案的有效管理。完善文書檔案管理的基礎工作，檔案基礎業務質量的高度直接影響著檔案管理的現代化進程。在推行檔案管理的現代化過程中，要有步驟、有計劃、有方法地盡全力實現對檔案現代化管理，減少物資與人力或者物力以及財力方面的浪費，全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

2.3完善檔案管理人員綜合素質

加強檔案人員專業知識學習。時代在進步，科學在發展，檔案人員不能僅局限于原有的知識范疇內，要開擴視野，多讀書、多學習，必須不斷更新知識，不斷提高專業水平，才能適應信息化的需要。

加強檔案人員計算機網絡管理的培養。檔案人員能夠熟練掌握計算機網絡管理的人才較少，要有計劃、有組織、有步驟、多層次、多渠道地組織人員進行培訓。當今信息時代科學技術發展飛快，知識不斷更新，要不斷學習新知識，了解新科技，探討新理論，研究新方法，不斷充實自己，為利用者提供最優質的服務。

3.結語

文書檔案管理是一項專業性較強的工作，在現代化信息技術的輔助下，已經達到了先進的管理水平，信息技術管理人員要不斷加強自身的建設，增強業務知識，努力提高檔案人員的業務技能，實行對文書檔案的信息化的有效管理，實現文書檔案對人民群眾的有效應用，實施文書檔案科學化、規范化、現代化管理的有效措施，積極適應不斷更新的現代化信息技術，這樣才能實現對文書檔案現代化管理的意義。

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