學校檔案管理的基礎工作與現(xiàn)代化探析

周品

[摘 要]近年來，學校檔案管理已開始逐步進入規(guī)范化管理的軌道，基礎工作和現(xiàn)代化問題正在引起人們更多的關注。

[關鍵詞]校檔案管理；基礎工作；現(xiàn)代化分析

一、問題分析

從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：

（一）案卷標題不規(guī)范

有些案卷有標題，但不能反映的主題；有些案卷基本元素的缺乏，甚至沒有標題是一個普遍的現(xiàn)象；有些案卷引用不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊；卷內目錄缺乏，沒有標題的內容無法檢索很難利用；許多文件沒有分頁，如果使用時掉頁是很難找到的。

（二）主要制約檔案利用

很長一段時間，檔案利用主要為各級領導決策、為部門的參考服務、為教學和科研服務就相對薄弱。由于一些舊觀念和檔案制度的限制，為檔案的使用需求不能得到充分滿足，或大量復雜程序的需要，從而大大影響了檔案利用效率。

（三）館藏檔案門類不全，檔案的利用效率是有限的

據(jù)調查，很多學校的檔案門類不完整，內容單一，主要由黨政、財會類、教學檔案居多，其他類檔案是不完整的，數(shù)量有限。例如，照片檔案、實物檔案、聲像檔案嚴重缺乏，特色檔案更是所剩無幾，檔案利用面也由此變得狹窄，不能滿足各級檔案的需求，直接影響檔案利用效率。

（四）開發(fā)和利用檔案受到限制

檔案主要是通過人工閱讀檔案目錄，檔案管理人員經常遇到查詢人員對檔案形成時間、題目弄不清的情況，查閱起來有一定的困難，既延遲時間，又人力浪費。目前學校檔案的利用基本上還停留在傳統(tǒng)的手工水平，在先進的信息技術之外，雖然檔案已配備了計算機，但使用范圍局限于文件的目錄項，無紙化、電子化、網絡化水平不高。這種滯后的檔案管理，嚴重影響了檔案利用效率。

二、檔案管理基礎工作的標準化、規(guī)范化

學校為提高檔案管理水平，必須進行規(guī)范化、標準化的工作程序和方法，對檔案管理的收集、識別、描述、存儲等環(huán)節(jié)必須按照統(tǒng)一規(guī)劃和科學的方法實施。

（一）全面普查，去粗取精

檔案管理標準化、規(guī)范化的實現(xiàn)，普查案卷是第一步，去粗取精。因為，綜合檔案館多年來沒有一個全面的庫存，再加上傳保管期限不準，不可避免地存在許多重復或無參考的文件。所以，首先要清除這些無用的文件，以避免在計算機管理實施的重復和低效率。

（二）文件重新組合，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化

紙?zhí)耠s項文件的測試內容將組卷過厚內容混雜的案卷重組。重新組卷的原則是把有聯(lián)系的文件組合在一起，對無卷內目錄、無頁碼、無標題或標題不清，重組不僅可以優(yōu)化館藏、科學的管理，而且還可以提高計算機管理后檔案利用效率。

（三）結合工作實際，規(guī)范著錄

著錄是計算機管理的重要基礎工作，而且直接影響輸入計算機的數(shù)據(jù)和信息的準確性。1986國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是最基本的檔案著錄標準。檔案規(guī)范著錄應該以此規(guī)則為要求，并以自己的實際情況開始制定詳細的規(guī)則分類。

（四）統(tǒng)一分類，保證檢索查全率

計算機檢索的一個重要的優(yōu)勢是能夠滿足人們的搜索需求。為了保證檢索的完整性，我們在分類過程中，根據(jù)《中國檔案分類法》分類，然后據(jù)此制定具體規(guī)則。此外，在分類過程中加強審計力度及時糾正錯誤分類。應盡可能統(tǒng)一認識、統(tǒng)一的標準、標引的一致性，從而實現(xiàn)了標準化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范標題，以確保檢索精度

檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證這些還是不夠的，還必須保證準確度。標題名準確可以保證檢索的查準率。因此，在著錄時應統(tǒng)一規(guī)范。標準標題應該掌握的要點和原則是：在填寫題目項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種等要素填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余部分。還要統(tǒng)一文種，題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

三、推進學校檔案工作現(xiàn)代化管理

（一）學校檔案工作現(xiàn)代化管理

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要用現(xiàn)代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲，即進行數(shù)字化檔案館館藏建設。其次要分級次著錄，既省時又省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行：將那些反映問題單一或參考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及相同內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

（二）加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設

學校數(shù)字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設。資源庫應成為學校檔案資料存儲中心和檔案資料處理中心。充分運用計算機技術，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。

（三）積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設

有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法，積極建設相關的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢、不斷提高服務效率和質量。

綜上所述，檔案管理工作是無止境的，檔案的現(xiàn)代化管理建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。只有不斷探索新路，做好學校檔案管理基礎工作，找準學校檔案工作的切入點，適應新時期檔案工作的需要，才能推進學校檔案工作現(xiàn)代化管理。

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