檔案信息開發(fā)創(chuàng)效新機制的創(chuàng)建

王菁慧

[摘 要]改變傳統(tǒng)檔案管理工作方法，推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理。檔案的信息化管理通過先進的技術(shù)、手段和方法提高管理水平與辦公效率。

[關(guān)鍵詞]檔案信息開發(fā)；創(chuàng)效機制；創(chuàng)建

一、新形勢下的檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

檔案信息資源作為信息資源的一個組成部分，是人類參與社會活動，適應(yīng)社會發(fā)展，獲取可利用的檔案信息集合。其特點可以概括為：一是智能性：檔案信息資源是一種知識資源，是人類存儲和傳播知識的一種形式，檔案信息資源中包含了人類的智慧和勞動，就決定其智能性；二是文化性從檔案的產(chǎn)生來看，檔案是文化積累的產(chǎn)物，是對文化信息客觀記錄，長期存儲的傳承載體，也是文化傳播的電子媒介；三是可共享性。檔案信息的可共享性決定了檔案信息資源的可共享性，有效開發(fā)和合理共享決定了它所能創(chuàng)造的價值和效益；四是多元性；檔信息資源是對一個國家、一個地區(qū)或一個組織的政治、經(jīng)濟、文化、技術(shù)等方面發(fā)展的全面反映，賦予了檔案信息的多元性。

檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計算機管理檔案?？梢詫崿F(xiàn)檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實現(xiàn)信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù)，運用信息維護系統(tǒng)，將檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行檔案查詢、統(tǒng)計、整理、分析等，改變了過去傳統(tǒng)的手工管理，向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，大大的提高了檔案利用工作的效率和質(zhì)量，為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是檔案管理及辦公標(biāo)準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。實現(xiàn)檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動，節(jié)省大量人力和時間，以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

二、檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)效

檔案信息開發(fā)創(chuàng)效是開發(fā)利用檔案信息資源的根本所在，通過對檔案信息編研成果的正確評估，構(gòu)建起較為完善的保證檔案信息資源開發(fā)的管理運行體系，形成科學(xué)合理的評價機制，推進檔案信息資源開發(fā)的深入發(fā)展，從而不斷提高檔案信息開發(fā)利用水平，促進歷史文化財富向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化，使檔案工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)、和諧社會服務(wù)。

在開發(fā)利用檔案信息資源辦法的研究上，我們重點解決如何有效地開發(fā)利用檔案資源問題。檔案信息資源開發(fā)工作的方式，既不能拋棄傳統(tǒng)的接待服務(wù)，又必須在此基礎(chǔ)上有所發(fā)展；既要體現(xiàn)對檔案利用工作的延伸，又必須突出較強的針對性和操作的可行性。因此，我們在研制開發(fā)利用檔案信息資源辦法時，提出了6種開發(fā)利用工作形式：1、接待查檔；2、開架閱覽；3、展覽服務(wù)；4、信息報道、交流；5、檔案信息加工；6、配合業(yè)務(wù)技術(shù)部門提供必要的科技檔案資料。從而，利用檔案信息資源有了一個統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一政策、統(tǒng)一行動、方便操作的辦法，較好地解決了檔案部門存在的不思開發(fā)、不善開發(fā)、不講效益的問題。

在檔案信息資源開發(fā)成果考評辦法的研究上，我們重點解決開發(fā)利用檔案所創(chuàng)社會效益的評估問題。研究中，我們把檔案編研成果的評估作為突破口，研制提出了社會效益與經(jīng)濟效益、現(xiàn)實使用價值與長遠潛在價值、推出應(yīng)用與社會效果、定性分析與定量分析相結(jié)合的多指標(biāo)評價的四個原則：提出了從創(chuàng)新程度來衡量編研成果水平、從價值尺度大小來衡量編研成果的實用價值、從應(yīng)用的范圍和效果來衡量推廣價值等每項缺一不可的綜合測評內(nèi)容；同時，對檔案信息開發(fā)創(chuàng)效評審的組織和程序作了規(guī)定。同時規(guī)定了“開發(fā)創(chuàng)效有獎”的政策。從而使檔案信息利用資源有了一個統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一政策、統(tǒng)一行動、方便操作的辦法，較好地解決了檔案部門存在的不思開發(fā)、不善開發(fā)、不講效益的問題。

在開發(fā)利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益測算辦法的研究上，我們重點解決開發(fā)利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益的定量測算方法問題。我們側(cè)重對開發(fā)利用文書檔案、專門檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益測算方法的研究：根據(jù)開發(fā)利用文書檔案、專門檔案所創(chuàng)效益的不同、形式的不同，規(guī)定了建立健全效益測算、登記、統(tǒng)計和獎勵等保證措施。從中使檔案部門開發(fā)利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益有了測算的依據(jù)。

三、檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)效的幾點思考

（一）信息開發(fā)利用反饋與檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)效

對于開發(fā)利用效益評價牽涉到檔案信息的形成、貯藏、信息價值開發(fā)方式，利用各受益情況等各個方面，還牽涉到當(dāng)前效益和長遠效益、直接效益與間接效益、社會效益與經(jīng)濟效益等。建立合理的檔案信息開發(fā)利用反饋機制是檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)效的基礎(chǔ)。

（二）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)效

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及和大量電子文件的涌現(xiàn)，檔案信息的開發(fā)利用必然發(fā)生根本性的變革。逐步向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)上查詢服務(wù)，如以檔案編研成果來充實檔案網(wǎng)站，豐富檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，使館藏檔案成為檔案網(wǎng)站獨特的信息源；利用檔案網(wǎng)站公布檔案編研成果，也是檔案管理部門公布檔案信息的一種最經(jīng)濟、最快捷的方式。這不僅為檔案信息資源利用開辟了一個新界面，同時也對檔案信息資源開發(fā)提出了更高的要求。檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)效應(yīng)由靜態(tài)思維向動態(tài)思維轉(zhuǎn)變。

（三）開發(fā)合作與檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)效

實施檔案信息資源合作戰(zhàn)略，是提升檔案信息資源的價值，降低開發(fā)成本、分擔(dān)風(fēng)險，促進檔案信息資源開發(fā)與利用信息的有效途徑。一方面通過檔案部門自身資源的整合，可以打破條塊分割，集中優(yōu)勢力量，取長補短，共同攻關(guān)，避免重復(fù)；另一方面，通過與社會相關(guān)部門、專家的合作，整合資源，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，創(chuàng)造價值，互相推動，提高信息資源共享。

參考文獻：

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