檔案信息開發創效新機制的創建

王菁慧

[摘 要]改變傳統檔案管理工作方法，推進辦公自動化、實現信息共享和知識管理。檔案的信息化管理通過先進的技術、手段和方法提高管理水平與辦公效率。

[關鍵詞]檔案信息開發；創效機制；創建

一、新形勢下的檔案信息資源開發利用的必要性

檔案信息資源作為信息資源的一個組成部分，是人類參與社會活動，適應社會發展，獲取可利用的檔案信息集合。其特點可以概括為：一是智能性：檔案信息資源是一種知識資源，是人類存儲和傳播知識的一種形式，檔案信息資源中包含了人類的智慧和勞動，就決定其智能性；二是文化性從檔案的產生來看，檔案是文化積累的產物，是對文化信息客觀記錄，長期存儲的傳承載體，也是文化傳播的電子媒介；三是可共享性。檔案信息的可共享性決定了檔案信息資源的可共享性，有效開發和合理共享決定了它所能創造的價值和效益；四是多元性；檔信息資源是對一個國家、一個地區或一個組織的政治、經濟、文化、技術等方面發展的全面反映，賦予了檔案信息的多元性。

檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。其中系統設置和數據維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理檔案。可以實現檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式，由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的檔案信息通用數據庫。通過數據庫建設進行檔案查詢、統計、整理、分析等，改變了過去傳統的手工管理，向信息現代化管理方式轉變，大大的提高了檔案利用工作的效率和質量，為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是檔案管理及辦公標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動，節省大量人力和時間，以進行企業檔案信息資源的開發工作，提高檔案的現代化管理水平。

二、檔案信息資源開發創效

檔案信息開發創效是開發利用檔案信息資源的根本所在，通過對檔案信息編研成果的正確評估，構建起較為完善的保證檔案信息資源開發的管理運行體系，形成科學合理的評價機制，推進檔案信息資源開發的深入發展，從而不斷提高檔案信息開發利用水平，促進歷史文化財富向現實生產力轉化，使檔案工作更好地為經濟建設、和諧社會服務。

在開發利用檔案信息資源辦法的研究上，我們重點解決如何有效地開發利用檔案資源問題。檔案信息資源開發工作的方式，既不能拋棄傳統的接待服務，又必須在此基礎上有所發展；既要體現對檔案利用工作的延伸，又必須突出較強的針對性和操作的可行性。因此，我們在研制開發利用檔案信息資源辦法時，提出了6種開發利用工作形式：1、接待查檔；2、開架閱覽；3、展覽服務；4、信息報道、交流；5、檔案信息加工；6、配合業務技術部門提供必要的科技檔案資料。從而，利用檔案信息資源有了一個統一規范、統一政策、統一行動、方便操作的辦法，較好地解決了檔案部門存在的不思開發、不善開發、不講效益的問題。

在檔案信息資源開發成果考評辦法的研究上，我們重點解決開發利用檔案所創社會效益的評估問題。研究中，我們把檔案編研成果的評估作為突破口，研制提出了社會效益與經濟效益、現實使用價值與長遠潛在價值、推出應用與社會效果、定性分析與定量分析相結合的多指標評價的四個原則：提出了從創新程度來衡量編研成果水平、從價值尺度大小來衡量編研成果的實用價值、從應用的范圍和效果來衡量推廣價值等每項缺一不可的綜合測評內容；同時，對檔案信息開發創效評審的組織和程序作了規定。同時規定了“開發創效有獎”的政策。從而使檔案信息利用資源有了一個統一規范、統一政策、統一行動、方便操作的辦法，較好地解決了檔案部門存在的不思開發、不善開發、不講效益的問題。

在開發利用檔案所創經濟效益測算辦法的研究上，我們重點解決開發利用檔案所創經濟效益的定量測算方法問題。我們側重對開發利用文書檔案、專門檔案所創經濟效益測算方法的研究：根據開發利用文書檔案、專門檔案所創效益的不同、形式的不同，規定了建立健全效益測算、登記、統計和獎勵等保證措施。從中使檔案部門開發利用檔案所創經濟效益有了測算的依據。

三、檔案信息資源開發創效的幾點思考

（一）信息開發利用反饋與檔案信息資源開發創效

對于開發利用效益評價牽涉到檔案信息的形成、貯藏、信息價值開發方式，利用各受益情況等各個方面，還牽涉到當前效益和長遠效益、直接效益與間接效益、社會效益與經濟效益等。建立合理的檔案信息開發利用反饋機制是檔案信息資源開發創效的基礎。

（二）網絡技術與檔案信息資源開發創效

隨著信息技術、網絡技術的日益普及和大量電子文件的涌現，檔案信息的開發利用必然發生根本性的變革。逐步向網絡化方向發展，實現檔案信息資源共享和網上查詢服務，如以檔案編研成果來充實檔案網站，豐富檔案網站的內容，使館藏檔案成為檔案網站獨特的信息源；利用檔案網站公布檔案編研成果，也是檔案管理部門公布檔案信息的一種最經濟、最快捷的方式。這不僅為檔案信息資源利用開辟了一個新界面，同時也對檔案信息資源開發提出了更高的要求。檔案信息資源開發創效應由靜態思維向動態思維轉變。

（三）開發合作與檔案信息資源開發創效

實施檔案信息資源合作戰略，是提升檔案信息資源的價值，降低開發成本、分擔風險，促進檔案信息資源開發與利用信息的有效途徑。一方面通過檔案部門自身資源的整合，可以打破條塊分割，集中優勢力量，取長補短，共同攻關，避免重復；另一方面，通過與社會相關部門、專家的合作，整合資源，實現優勢互補，創造價值，互相推動，提高信息資源共享。

參考文獻：

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