淺談檔案服務(wù)工作

劉學軍

[摘 要]檔案是一個社會時代的寶貴信息和文化精神財富。檔案利用服務(wù)既是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作生存、發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。隨著時代的進步，人們對檔案的利用需求越來越多，對服務(wù)要求越來越高，以往傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作已難以滿足當今社會發(fā)展的需要。檔案部門和檔案工作者應(yīng)當與時俱進，積極創(chuàng)新檔案服務(wù)工作機制，才能使檔案事業(yè)煥發(fā)出新的生命活力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案服務(wù)；工作探析

一、傳統(tǒng)檔案服務(wù)存在的主要問題

傳統(tǒng)檔案服務(wù)存在的主要問題大致表現(xiàn)在以下幾個方面：一是服務(wù)觀念差，服務(wù)意識淡漠。對館藏資源偏重于保管而輕于利用，甚至是藏而不用，把自身等同于機關(guān)衙門，對于普通檔案利用者一副居高臨下的姿態(tài)；二是坐等上門，被動服務(wù)。“體現(xiàn)在為讀者服務(wù)上就是坐等讀者上門，讀者問什么就答什么，館里有什么就提供什么。”缺乏服務(wù)的主動性和積極性；三是館藏檔案門類單一，利用率、查全率和查準率不高。館藏檔案大多是歷史資料和機關(guān)公文檔案，民生檔案、科技檔案、特色檔案等資源少，影響到檔案資源的有效利用；四是服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式和服務(wù)手段單調(diào)落后。傳統(tǒng)檔案館大多在服務(wù)上提供的是：一間用于查閱的閱覽室，一套流水賬本似的案卷目錄，一種你查我調(diào)、不冷不熱的服務(wù)流程；五是服務(wù)對象單一，服務(wù)面狹窄。各級檔案館的利用服務(wù)對象大多僅限于黨政機關(guān)及其工作人員，滿足其工作查考之需。中小單位、私營企業(yè)和普通百姓能走進其中的很少，基本不在其服務(wù)之列。

以上情況嚴重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展，使得檔案工作與時代的要求差距較大。如果說這樣的服務(wù)在計劃經(jīng)濟條件下還可以維持的話，在市場經(jīng)濟條件下，特別是當今信息時代就很難適應(yīng)了。創(chuàng)新服務(wù)機制，必須打破這種看家守攤的傳統(tǒng)服務(wù)方式。

二、創(chuàng)新檔案服務(wù)機制的必然性

首先，就事物發(fā)展上來講，歷史在前進，社會在發(fā)展。當今21世紀，是一個快速發(fā)展的知識經(jīng)濟和信息時代的社會。就我國來說，特別是改革開放以來，國家政治、經(jīng)濟、文化等各個方面都發(fā)生了前所未有的新變化。在知識經(jīng)濟和信息化時代的大背景下，我國實施了以經(jīng)濟建設(shè)為中心工作的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，提出了依靠科學發(fā)展建設(shè)小康社會、和諧社會的奮斗目標。由于檔案是重要的信息資源，在當前信息化時代這一大背景下，無論是國家領(lǐng)導(dǎo)、政府機關(guān)還是單位集體、普通公民，都對檔案服務(wù)表現(xiàn)出前所未有的渴求與需要。面對新的形勢，檔案工作者必須解放思想，與時俱進，注重檔案資源的開發(fā)利用，全面創(chuàng)新服務(wù)機制。

其次，就檔案服務(wù)本身來講，社會對檔案的利用服務(wù)也隨著客觀變化了的生活需求、環(huán)境和物質(zhì)條件而出現(xiàn)新的變化。“時代的發(fā)展要求檔案在內(nèi)容上越來越多，在利用頻率上越來越高，在服務(wù)領(lǐng)域上越來越廣，在服務(wù)方式上越來越活”。具體說來，一是對檔案資源內(nèi)容的需求，不再僅限歷史研究資料，而是更多地轉(zhuǎn)向與經(jīng)濟建設(shè)和日常生活緊密相關(guān)的材料；二是檔案利用群體的變化和擴大。隨著計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)簡單的進館查閱、手工檢索等形式已不能滿足用戶的要求，需要引入新的技術(shù)手段，依托電腦和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實現(xiàn)利用服務(wù)上的數(shù)字化、自動化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。

由此可見，創(chuàng)新檔案服務(wù)機制是應(yīng)對時代變革，推進檔案工作開創(chuàng)新局面的必由之路和必然選擇。“檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新和實踐是科學發(fā)展檔案事業(yè)的內(nèi)在要求，也是檔案工作適應(yīng)改革發(fā)展，更好地實踐檔案經(jīng)濟社會作用的根本保證”。

三、創(chuàng)新檔案服務(wù)機制的基本切入點

首先，就廣義上來說，應(yīng)當包括以下幾個方面：一是政策法規(guī)上的創(chuàng)新。檔案服務(wù)工作要加強法律、法規(guī)和制度上的建設(shè)，使檔案利用服務(wù)做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。二是工作理論上的創(chuàng)新。隨著我國市場經(jīng)濟體制的確立和發(fā)展，以及現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以新型信息數(shù)碼技術(shù)為特征的新型電子檔案的出現(xiàn)，帶來了對傳統(tǒng)檔案理論的沖擊與挑戰(zhàn)，有待檔案理論工作者做大膽的理論創(chuàng)新，以適應(yīng)和指導(dǎo)檔案服務(wù)工作的新實踐。三是管理體制上的創(chuàng)新。檔案工作的基本業(yè)務(wù)內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和開發(fā)利用，是一套緊密相連的工作流程。要創(chuàng)新，必須有健全、完善的工作機制來保證，以克服和防止工作中的隨意性、盲目性。要有一個系統(tǒng)完整的程序來約束和規(guī)范，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉(zhuǎn)靈活的工作機制。

其次，從狹義上講應(yīng)包括以下幾點：一是服務(wù)思想和服務(wù)意識的創(chuàng)新。要解放思想，更新重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，革除看攤守店的習慣思維，打破坐等上門、被動服務(wù)的陳舊思想，增強服務(wù)的主動性、積極性。要“大力弘揚緊跟時代、開拓創(chuàng)新的精神，進一步樹立改革意識、競爭意識、服務(wù)意識、超前意識、文化意識、科技意識、效益意識、法律意識和開放意識，為創(chuàng)新服務(wù)機制打下良好的思想基礎(chǔ)。”努力做到黨和政府的工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里；社會事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就保障到哪里；人民群眾需要什么服務(wù)，檔案工作就提供什么服務(wù)。二是服務(wù)內(nèi)容與形式的創(chuàng)新。既要注重圍繞黨和政府的中心工作為各級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，又要注重為建設(shè)和諧小康社會滿足廣大人民群眾的需要服務(wù)。加強科技檔案、專業(yè)檔案和特色檔案的建設(shè)，提高服務(wù)的主動性、針對性和及時性。既提供查簡單閱服務(wù)，又提供深層次編研服務(wù)，逐步擴大特色服務(wù)和上門服務(wù)，舉辦“檔案下鄉(xiāng)”、“檔案進萬家”等活動。

總的來說，創(chuàng)新檔案服務(wù)機制就是要緊緊圍繞黨的中心工作，圍繞全面建設(shè)小康社會奮斗目標，落實科學發(fā)展觀，堅持解放思想、與時俱進，努力使檔案工作更加貼近社會經(jīng)濟發(fā)展，貼近群眾生活需要，滿足社會多方面的服務(wù)要求。最終實現(xiàn)檔案管理主體由封閉型向開放型的根本轉(zhuǎn)變，管理職能由保管型向利用型的根本轉(zhuǎn)變，服務(wù)理念由被動的要我服務(wù)向主動的我要服務(wù)的根本轉(zhuǎn)變。

參考文獻：

[1]陳偉國.檔案利用服務(wù)就在百姓身邊[N].中國檔案報，2011年.

[2]馬小凡.民生檔案利用服務(wù)實踐中的問題反思[A].檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C]，2011年.