人事檔案管理工作探析

胡春麗

[摘 要]檔案作為社會文明發展的產物，有著深刻的社會影響，是社會發展進步的標志之一。人事檔案的有效管理是人事工作的基礎，提高人事檔案的管理效率對人事工作的開展有著重要意義。所有我們要用科學的眼光來分析人事檔案的問題，逐步提升人事檔案管理的效能。在現階段中人事檔案管理工作有著許多新問題，新情況，關系到未來人事制度的深化和改革，我們應該認識人事檔案管理中的問題并對這些問題進行有效的處理，從而大大提高人事檔案管理的效能。本文主要分析了人事檔案管理的重要性，人事檔案管理的現狀及問題，提升人事檔案管理效能的途徑等內容，希望有一定的借鑒意義。

[關鍵詞]人事檔案；管理；工作探析

一、提升人事檔案管理效能的重要性

隨著改革開放的不斷發展，人事檔案管理不僅在國家機關中發揮的重要的作用，在其他社會組織中也有著重要的作用和影響。企業的快速發展，帶動著人事檔案管理的進步，對其提出了更好的要求。管理專家西蒙曾說過，管理就是決策。不管是在國家機關還是社會上其他的組織，在進行決策的時候都要依據人事檔案中的個人工作生活及工作經歷，日常工作情況和生活思想作風等方面進行抉擇。在進行人事決策的時候，人事檔案就提供了大量客觀，真實，可靠的信息。特別在社會市場經濟高速發展的過程里，由于企業的迅猛發展，人事檔案管理的效能逐漸得到重視和認可，成為企業不斷發展的動力之一。提高人事檔案管理的效能有助于減少企業發展的阻力，促進企業決策的優化選擇，提高企業的管理績效。同時，人事檔案管理水平的提升也有助于促進企業的生產效率，提高市場競爭力，對人事資源管理的發展也有著深刻的影響，為企業的發展提供優秀的服務。所以不管是國家機關還是企業，都應加強對人事管理工作的重視，加強人事檔案管理的效能，做到科學的進行人事管理。

二、人事檔案管理的現狀及問題

（一）缺乏檔案規范指導性。要提高人事檔案管理的效能，首先應提高人事檔案的規范管理水平。目前主要缺乏對人事檔案管理工作的檢查指導，并沒有形成科學有效的規范管理方法。此外，也沒有建立相關的領導小組，存在業務不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的宏觀指導。加上一些單位缺乏對于人事檔案管理人員的重視，沒有給這些員工進行有效的工作培訓，也是導致人事檔案管理工作低效，滯后的原因。

（二）檔案管理意識淡薄。企業人事檔案管理是企業活動中最基本的工作之一，但許多基礎事業單位對于人事檔案管理的認識不足，一些領導對人事檔案管理的重視不夠，存在落實不到位，應付了事，檢查隨意，監督不及時等現象。還有一些工作人員認為現在提升干部只重視能力的德行，至于人事檔案沒什么用處。這些都顯示現在許多企業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，管理的意識不夠強烈。此外還有許多畢業生對人事檔案管理的地位，性質，作用了解不清，意識比較單薄，棄檔的現象非常多，導致人事檔案管理工作一直處在被動的狀態，很難高效的開展人事工作。

（三）檔案管理手段和方式落后。人事檔案管理是一項需要耐心，細心的專業人事來負責的工作，有著機密性，政治性，專業性等特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理，單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職，有些還是半路出家，沒參加過任何人事檔案管理的培訓。還有很多單位存在手工整理檔案資料，即使是在這個計算機十分普及的時代，許多查閱檔案的方式還是以人工為主，無紙化辦公還沒實現，缺少適合人事管理檔案的計算機系統。就是因為人事檔案管理信息化低下導致了企業檔案管理水平和行業要求相差甚遠，與科學的管理要求也不符合。

（四）人事檔案管理缺乏時效性。在目前很多企業的人事檔案管理過程中，存在許多檔案資料過于陳舊，記錄事件久遠等情況。由于長期擱置，歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效的鑒定，常出現信息過時的情況。同時，還有很多人事檔案資料只是走個過場，沒有進行真正有效的管理，對真實人事現狀和工作情況反映較少，阻礙了人力資源部門的工作進展。

三、提升人事檔案管理效能的辦法

（一）建立規范化、信息化的人事檔案管理制度。高質量、高水平的人事檔案管理需要科學的方法和手段，由于傳統的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規范化，信息化的人事檔案管理系統，提高人事檔案管理的效能。

（二）充實認識檔案管理的內容。從企業科學用人的角度來看，企業為了能在激烈的競爭環境下脫穎而出，需要對自身員工有充分的了解，知人善任，才能有針對性，更有效的給員工安排適合的工作。為了提高企業人力資源部門的工作質量，在編寫和記錄人事檔案內容的時候就要盡量把個人工作經驗，工作經歷，專業特長，性格優勢，道德水平等都記錄在檔案內，提高人事檔案的價值，為企業用人決策提供可靠的依據，也可以適當加一些更具個人特色的內容在里面，作為參考。

（三）完善監督機制。人事檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照人事檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來維護，用管理來保證工作質量，需要定期對人事管理工作進行監督指導，成立人事檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實情況，提出有效的改進建議，進一步提升檔案工作的管理效能。

除了制度手段上的改進，企業檔案管理人員也應不斷增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新的行業要求，在新環境中迎接新的挑戰。在信息化的時代中，計算機軟件已經逐漸深入到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應擅于利用新技術，有效提高人事檔案管理的效能，為企業更好的發展鋪平道路。

參考文獻：

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[2]富鐸.淺析如何提升人事檔案管理效能[J].現代營銷，201212）.