整理單在古籍文獻使用中的作用

劉玉芬

[摘 要]古籍文獻藏品的使用率在逐年增加，需要從多方面保護藏品。合理使用整理單，充分發揮整理單的記錄備忘作用，可以避免古籍文獻使用過程中出現問題。

[關鍵詞]古籍文獻的使用與保護；整理單的作用卷帙浩繁的古籍，是我們祖國寶貴文化遺產的重要組成部分，是我們偉大民族物質文明和精神文明及其歷史進程的記錄。這些文化瑰寶對于我們研究古代社會面貌以及生產、科學的發展歷史，及其重要和寶貴。近幾年隨著文化事業的發展，古籍文獻越來越受到人們的重視，并被宣傳開發利用。

一、多方面多用途使用古籍文獻

我國是世界上著名的文明古國。國家圖書館館藏居全國圖書館之首，作為收藏古籍文獻最多的單位，古籍藏品的使用率在逐年上升。不僅到圖書館閱覽室閱覽人數在增多，而且舉辦各種專題展覽及講座也在逐年增加，特別是許多單位、社團、各省地方也多方面使用古籍文獻，如：一些地方單位編修地方方志，需要不同時期的地方文獻；一些院校需要一些文獻做教材；為了弘揚祖國的文化遺產，一些出版社、企業單位使用有關的文獻藏品，用于出版發行；國家政府重視古籍文獻的保護，古籍文獻數字化的加工工作，也使古籍藏品的使用率大幅度提升。在使用率提高情況下，如何在不影響正常使用情況下，減少古籍文獻提取使用的次數，做到最大限度保護古籍藏品，是我們書庫管理的一項重要工作。

二、目前使用古籍藏品時存在的問題

古籍文獻經過百年的流傳，由于保護使用不當，有許多藏品已經破損嚴重，如蟲蛀鼠咬、水侵受潮粘連、紙張老化等問題。在沒有修復之前，不能再閱覽拍照使用，有些文獻由于裝幀形式原因，有夾框夾字，殘缺，頁碼重頁缺頁，書內有夾條，粘簽等等情況，在全書需要掃描或拍照時為了不漏拍或重，還需要知道每種文獻的冊數頁數的多少。多用途使用藏品，一般都需要對實物文獻進行拍照或掃描。以上諸多情況會都影響到出版使用印刷效果。這些問題，如果在拍照或掃描時才發現處理，就很耽誤時間和精力。

三、目前書庫處理問題的方法

我們書庫工作人員根據多年的實際情況，對出現的種種問題，逐步摸索出了一些規律，對某些專題項目在使用前做了整理工作，我們稱之為某某項目前整理。2001年在拍照一期中華再造善本時，對700多種善本文獻做了整理，內容包括書名、書號、冊數、每冊每卷的頁數、前后護葉，及封面封底的殘破情況，對拍照、校審工作多有很大幫助。但是由于當時沒有很多經驗，整理單做在紙質上，又是多人共同所做，沒有很統一標準。并且紙質記錄不易查找。在后來許多開發項目中，我們發現，有許多藏品，有重復拍照或掃描現象，為了減少此種情況的發生，我們修改了紙質的表格，增添了一些項目，如，版本項，著者，行款、有否夾條粘簽，紙張是否透字等等，（如有透字的，需要襯紙，以便拍照或掃描的效果更好）但是整理單是按照各個項目所需要的文獻做的，沒有規律檢索，只能憑記憶查找是否已拍照掃描。我們又規整了各個項目做的整理單，根據索書號，進行了排序，可按照書號，進行檢索是否用過。但是由于目前所做的整理單還很少，只占總藏品的2%。而且有些項目沒有整理單，只是知道此種文獻的拍數和頁數。另一方面由于掃描和拍照的制式像素不同，不能互通使用。刻在光盤上的文獻，有時由于保護不當，再次使用時，無法打開。有時又不符合用戶的要求，如清晰度問題像素格式問題。有時為急于完成一個項目，只需要知道頁數拍數，沒有整理單，沒有明確記錄，也有重復做的現象。這樣從使用范圍來說，整理單并不被廣泛使用，只是在拍照或掃描時，使用。看看有無漏拍的而已。這樣看來，所做的整理單所起的作用并不大，而且只是一次性使用。

四、問題的解決途徑

保護藏品，提高工作效率，減少藏品的提取次數，應充分發揮整理單的作用。書庫工作人員應加強與使用文獻藏品的部門、單位的溝通與協調。深入多方面了解使用單位的標準要求。另一方面不能僅限于在拍照或掃描時，才做整理單，而應該讓所有的藏品都有一份整理單，這也是書庫工作人員的一項工作任務，使其在使用任何藏品時，都能通過整理單發現其藏品的使用情況和其本身的特性如夾字、透字等情況。另一方面應對現有整理單進行調整修改，裝幀形式，殘損程度，是否可閱覽使用，使整理單有其更多的用途和作用。如：有題跋的要標注是何人的題跋，要具體到冊和頁，對多函的文獻要具體到在第幾函，每函的卷冊，對一些叢書類的藏品，更要標注多一些內容。如某某人的詩詞，在其他方面也能使用到整理單。每種藏品整理單應與藏品存放在一起，在做某個項目時，首先檢查是否掃描拍照過。這樣，整理單不僅在掃描過程中使用，也可補充文獻數據上的不足。負責掃描拍照的部門，也應建立掃描文獻檔案，應考慮數字化掃描文獻的保存形式及技術問題。使其一次掃描，能夠多次循環使用。