關于設計院信息化建設的思考與分析

王海濤

摘 要：在設計院的建設和管理中，越來越離不開與計算機及網絡息息相關的信息化技術的支持。信息化不僅能改善設計院經營能力，還能提高其處理和運用信息的能力。本文旨在介紹設計院信息化建設的優勢、發展及未來展望。

關鍵詞：設計院信息化建設 優勢 發展 展望

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（c）-0022-01

市場競爭已經越來越激烈，在這樣的大環境下，企業的管理經營理念需要迅速轉變。為了提高工作效率，利用先進的計算機技術，加強信息化建設，升級日常工作模式已經迫在眉睫。

設計院通過開發信息資源，加以廣泛利用，使設計院在設計、管理、決策等方面的能力得到提高，從而獲得豐富的經濟利益，提升自身在市場中的競爭力。這是設計院信息化建設的宏觀概述，而一些具體的優勢和發展，下面將一一闡述。

1 設計院信息化建設的優勢

1.1 信息化建設提高了設計工作的效率

設計工作一般涉及許多不同專業，需要相關專業人才之間的高度配合。在任務分配時，又會規劃出不同的工作組，最后細化到每個人的工作任務。在這個過程中，高效、通暢的交流就顯得至關重要。計算機網絡實現的信息化擺脫了傳統交流方式的束縛，加強各方的交流，讓設計工作高效、出色的完成。

1.2 信息化建設降低了設計、開發工作的成本

在設計工作中，一般需要打印大量的圖紙，反復的修改、討論中，造成了大量打印資源的浪費，設計開發的成本也隨之加大。利用計算機、網絡的修改和傳輸，不僅方便大家的交流，也節約了成本。

1.3 信息化建設方便設計成果的管理

隨著時間的推移，大量的設計作品誕生，利用紙質保存相關的圖紙和資料，不僅需要大量的打印資源，還會占用極大的儲存空間。在需要查閱過去的相關設計成果時，也會浪費很多的時間。利用計算機或網絡儲存，能隨時隨地下載查閱，也不需要擔心重要文件的遺失。這一部分可以參考許多企業和事業單位將檔案管理信息化的做法。

1.4 信息化建設保障設計工作的安全性

在設計工作中，部分敏感信息在傳遞過程中經常遇到諸多不便，在設計院的日常管理中，許多的績效評價、客戶信息等也需要一定的保密措施。信息化建設解決了工作人員可能遇到的種種問題，提升了信息的保密性。

以上這些只是信息化管理優勢的一部分，還有像方便全面地了解設計進度，把握工作效率情況等方面，信息化管理的優勢也十分明顯。總之，信息化建設完全滿足設計院的諸多需求，降低成本的同時又提高工作效率。

2 設計院信息化建設的發展

目前，各鄰域的發展程度不同，各個設計院信息化建設的腳步也不同。但其宗旨都是建設高效的信息網絡。以下是信息化建設作為基礎的三個方面。

2.1 硬件建設

硬件是支撐信息網絡的物質條件，包括計算機、服務器、機房等。在硬件建設中，需要針對設計院各部門的工作要求，設計詳細的建設計劃。建立計算機局域網絡是后面工作的基礎，整個網絡通過交換機以較高的速度到達桌面，方便員工日常工作。然后，接入高速的光纜專線鏈接外網，在內、外網之間設立防火墻隔離，保障網絡安全。建立設計院自身網站，塑造公司形象，方便院內工作信息的分享，也架起與外界的聯系。

2.2 軟件建設

設計是一個智力高密集型工作，對其的管理需要較多的輔助手段。選擇一些通用的平臺來編輯應用軟件，可根據自身的需求來設計，也能在適當的時間進行修改、擴充。下面是比較實用的兩款系統。

辦公自動化系統（OA）是一種新型的辦公方式，在信息化建設的基礎上，將現代辦公與計算機、網絡連接起來。自動化辦公將設計院中每個部門連接起來，人們不僅僅是利用計算機進行簡單的文字處理、制作電子報表等辦公活動，而是在信息共享的基礎上了解設計院中各個部門的工作動態，以達到跨越時間、地點的信息交流工作。目前，在自動化辦公系統這個平臺上，公共信息、個人管理、資源中心、系統管理等幾個部分發展較完善。公共信息上主要是一些公告通知、院事動態；個人管理主要是員工信息的公布，包括個人郵箱、個人工作目錄、日程安排等；資源中心包含設計院中的一些專題資料、設計院管理辦法、日常工作的標準規范、軟件下載、期刊雜志等；系統管理則有用戶管理、權限管理、組織管理等幾個部分。這些部分雖然還不算全面，但很實用，穩步建設下將推動設計院健康的發展。

項目管理系統的發展在設計院的正常運行中也發揮著越來越重要的作用。整理設計院內的大量數據信息，集合起來成為完整的數據庫。設計人員在項目管理系統這個平臺上，利用數據庫中相關信息，從立項開始，控制設計全過程。同時，在這個平臺上設置權限配置，方便任務分配，在復雜的設計工作中，提升效率，保障任務分配物的準確性。設置反饋和評價的功能，方便交流和批示的同時，為日后的工作績效提供了參考依據。

2.3 培養信息管理專業人才

信息管理專業人才是指能運用信息技術，為設計院中信息化建設提供技術支持的專業服務性人才。主要由管理人員、硬件操作人員、軟件操作人員、輔助人員的組成。他們負責設計院信息設備、系統正常和安全地運行，根據反饋出的問題及時修改。通常，設計院會為這些計算機專業人才提供設計工作的相關培訓，提高他們在工作中效率，以便于滿足設計工作中對于信息系統更高的要求。設計院也會對這些相關人才授予明確的權限，定時考核期工作。

3 設計院信息化建設的展望

計算機技術日趨成熟，信息化的管理已經越來越多地應用于設計院的管理中。在目前來看的，信息化基礎建設已經慢慢普及，給設計院的工作提供了諸多便利。但是，在建筑、金融等行業，其信息化進程中都發現了潛在的風險，我們不得不考慮在設計院信息化建設中的風險性。例如，在實施信息化的同時就改變原有的設計院結構，需要花費人力物力來組織；形成新的規章制度會耗費員工大量的時間來適應；權利的重新分配必定會造成利益沖突，阻礙信息化建設的穩步完成。這些風險性在許多企業的信息化建設道路中都得到證實。另外，信息化是一個長期投入的過程，投入大量人力物力。然而，考察許多單位時發現，在落實信息化這一科學的管理方法過程中，結果并不理想。計算機網絡并沒有被充分利用，大多只流于形式。

考慮到信息化建設中的各方因素，設計院的需要制定一個切實可行的建設方案。組建專業的建設團隊，合理分配各方面的資源，將信息化建設作為一個循序漸進而又堅持完成的目標。正真做到鏈接起設計院的內、外部，成為組織起設計院的大腦中樞，貫徹科學、現代化的管理手段，優化設計院的各項工作。

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