淺談人事檔案信息化管理

李丹娜

摘 要：人事檔案是對人力資源管理的重要憑證，其在當前社會的快速發展情況下，由于信息技術的發展、社會規范化和誠信化程度的提高，使人事檔案變得更加重要，需要我們給予充分的重視，同時還要積極的采取一些切合實際的措施，加強人事檔案的信息化建設，從而打造詳細的、全面的人事，實現人事檔案的信息化管理，提高其管理水平，從而實現人才的合理使用。本文從人事檔案信息化管理的優越性入手，分析了人事檔案信息化管理的途徑和網絡環境的安全性，并進一步對人事檔案信息化管理對保證人事知情權的促進作用進行了具體的闡述。

關鍵詞：人事檔案 信息化 管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）02（b）-0211-02

隨著計算機技術和信息技術的快速發展，在各行各業中得以廣泛的應用，為各行業在發展中帶來了技術性的革命，對各行業水平的提高和快速發展起到了重要的推動作用。信息技術在檔案行業中的應用，顛覆了傳統檔案的記錄方式和管理理念，給檔案行業帶來了天翻地覆的改變。而近年來由于社會的規范化和誠信化程度的提高，使人事檔案的重要性得以日益體現出來。人事檔案是對干部個人的經歷、思想、作用及能力、業績等進行記載的重要文字資料。可以作為選拔和使用干部的重要依據，因此，信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，可以使人事檔案管理工作更加有效和簡潔。

1 人事檔案信息化管理的優越性。

1.1 輸入更為簡捷

信息化技術在人事檔案管理中進行就用，有效的減輕了傳統人事檔案管理人員的勞動強度，實現了人事檔案發生變動時能夠及時進行記載，快速進行信息的登錄，確保了記載人事信息的全面和準確性，有效的避免了手工進行記載時所出現的缺檔和斷檔的情況的發生。

1.2 信息化的數字處理功能的快速、及時

通過信息化技術的數字處理功能，可以及時快速的對人事檔案進行處理，有效的保證人事檔案信息的動態性和連續性，通過數字化處理功能，可以自動完成人事信息的數據處理。

1.3 信息化的搜索功能

人事檔案利用信息化進行管理，可以實現快速查詢的功能，更利于實現對員工的管理。領導在進行人事決策及人事處理時，可以快速的對個的檔案信息進行全面的了解，只需輕輕點擊一下鼠標即可完成查詢功能，從而更利于實現對員工培訓計劃及績效管理等方面提供詳細的信息依據，實現人才的合理配置。

1.4 信息化的痕跡功能

信息的痕跡處理功能可以有效的推進員工合同的法律化進程。因為信息化的痕跡功能可以實現信息人及時、準確的采集，而在員工與企業發生，可能效的避免傳統人事檔案管理工作中由于信息的不全而導致糾紛的復雜化的問題，而信息化痕跡功能可以為人事糾紛的處理提供有效的幫助。

1.5 信息化的保密功能

人事檔案需要具有較強的保密性，而信息化技術利用密碼所實現的保密性符合人事檔案的保密要求。而且作為人事檔案的管理工作人員，不僅需要具體的一定的信息化知識，同時還要加強密碼的保護功能，從而避免人事檔案發生信息的泄漏。

2 加強人事檔案信息化管理途徑

當前我國人事管理信息化的重要目標是網絡的全面、實用的人事管理信息系統建設。這對于人事管理系統的透明性和工作效率的提高具有積極的作用，可以更利于進行人事和相關的決策的進行，確保決策的科學性。

2.1 加強信息化建設，實現人事檔案管理手段現代化

當前我國對檔案資源的一切利用不斷加強，而信息化技術的發展更是一個良好的機遇，為進行人事檔案建設提供了先進的科學技術知識和科技手段，加快了我國干部人事檔案管理信息系統的構建。這一系統的建立，可以實現三大功能性，即檔案檢索管理系統、干部信息查詢系統和信息綜合開發系統。實現了對干部信息的統計、分析和預測功能，使人事信息質量的重要性得以體現。一是基礎性信息突出準確性，嚴格信息的審查制度。二是動態性信息突出時效性，對緊急、突發性事件產生的信息處理更要快速。三是經驗性信息突出指導性，而且要盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力。四是政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執行服務。

2.2 加快人事檔案全文數據庫建設，滿足利用需求

人事檔案信息數據庫雖然在信息的查詢、檢索、統計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內容進行查閱，這是人事檔案信息數據庫無法提供的。所以需要進行全文數據庫的建設，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數據庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容，這些則是人事檔案信息數據庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數據庫的建設就顯得尤為重要。建立一個全文數據庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，以實現單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。

2.3 加強人事檔案信息動態化管理，提升使用價值

人事檔案的管理不能再拘泥于傳統的統一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉的速度相協調，從而實現人事檔案信息的動態化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現代化手段在人事檔案信息動態化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。

2.4 加強網絡建設，構建信息平臺，實現資源共享endprint

建立干部人事檔案網絡化管理體系，按管理權限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，實行干部檔案的網絡化管理，確保干部人事檔案管理的高效性。實施人事檔案現代化，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和發布者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大、構成多維、要求精確、動態變化頻繁、信息發布交流面廣量大，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把人事信息庫的建設和人事檔案管理有機地結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要實現這一目標，必須保證足夠的技術人員儲備，既熟悉人事業務又熟悉信息系統建設的專業技術人員是首選。網絡技術的應用是全面實現人事檔案管理信息化的技術前提。要想實現人事檔案管理的信息化，信息共享必須解決。目前，高校校園網建設速度很快，網絡技術支持基本到位。必須充分發揮網絡優勢，以信息中心為樞紐，對信息需求者實行授權和分等級開放，實現信息服務的良性循環。

3 遵循安全性原則，迎接網絡環境新挑戰

（1）人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。

我們要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，應做到檔案內部局域網通VYN與外網連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問。加密技術是在電子通信系統和應用系統中采用“雙密鑰碼”。一個是公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰。發出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網絡和不安全的網絡之間設置障礙阻止對本機構信息資源的非法訪問。為了安全，在計算機上設置只能讀取狀態而不能對軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

（2）人事檔案工作的存在和發展是為了使人事檔案得到有效的利用，對人事檔案的利用是人事檔案存在的動力和源泉，否則人事檔案也沒有存在的意義。要想實現人事檔案的利用，則需要提高人事檔案的服務方式，使其從傳統的管理模式中解脫出來，增加文化產品及個性化的服務方式，從而使人們對人事檔案的重要性有個清楚的認識，改變社會的人事檔案認識上存在的不足之處，從而使人事檔案的文化屬性得以充分的體現出來。

4 人事檔案信息化對保障人事檔案知情權的促進作用

在現代化的管理模式下，人事檔案的管理模式也要不斷的進行改革，使其能夠與時俱進，在法律法規的基礎上，將人民群眾的利益放到首要位置，其對人事檔案管理工作的出發點和落腳點都以服務于人民群眾的利益為主，增加檔案信息的透明度，遵循以人為本的原則，對于一些信息可以向個人開放。進行公開。使個人清楚自己的檔案里都有些什么內容，而且個人檔案中的一些信息可以向個人進行開放，個人利用計算機進行檔案的查閱，由于不會接觸到原始人事檔案，所以有利于保證檔案實體的安全性。

5 結語

信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現代化建設對實現機關單位的人事人才信息管理工作的社會化服務有著非常突出的現實意義。機關單位檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的信息化，實現機關單位的檔案管理的根本變革。

參考文獻

[1] 賀焱.改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008（3）：36-37.

[2] 樊美麗.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].山西檔案，2010（S1）：5-6.

[3] 李玉芹.人事檔案管理的弊端與解決措施[J].山東檔案，2010（4）：75-76.endprint