學(xué)校檔案的特點(diǎn)與管理對策

[摘 要] 學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色等的真實(shí)記錄和見證，在學(xué)校管理這盤棋中，起著舉足輕重的作用，我們必須改進(jìn)工作思路，拓展工作對象，創(chuàng)新工作手段，豐富學(xué)校檔案資源，提高檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率，使其更好地服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)。本文探討了學(xué)校檔案的特點(diǎn)與管理對策。

[關(guān)鍵詞] 學(xué)校；檔案；特點(diǎn)；管理；對策

學(xué)校檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，在學(xué)校管理中具有不可低估的作用。因此，學(xué)校檔案管理工作不可不予以充分重視，要使學(xué)校全員形成依法治檔的共識，提高學(xué)校檔案工作水平，以便更好地為學(xué)校管理提供良好的服務(wù)和必要的保障，促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展。

一、學(xué)校檔案的特點(diǎn)

1、學(xué)校檔案是學(xué)校黨政管理、教育教學(xué)管理活動(dòng)的憑證。完整的學(xué)校檔案包括了學(xué)校各項(xiàng)管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的原始記錄、憑證、臺(tái)賬、報(bào)表、教學(xué)、科研成果在內(nèi)的各種載體檔案，通過科學(xué)整理集中統(tǒng)一在綜合檔案室內(nèi)，成為學(xué)校的一種重要信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考、憑證和借鑒，使學(xué)校各項(xiàng)管理工作能夠順利進(jìn)行，使學(xué)校、教職工、學(xué)生的合法權(quán)益得到維護(hù)。

2、學(xué)校檔案是學(xué)校人才培養(yǎng)水平評估的依據(jù)。人才培養(yǎng)水平評估工作實(shí)際上就是對學(xué)校多年來辦學(xué)質(zhì)量的一次大檢驗(yàn)，要體現(xiàn)學(xué)校人才培養(yǎng)水平的狀況，就必須有大量的事實(shí)材料來佐證。

3、 學(xué)校檔案是編寫校史和進(jìn)行德育教育的基礎(chǔ)。學(xué)校在創(chuàng)建和發(fā)展過程中形成了大量的珍貴材料，記錄了學(xué)校創(chuàng)業(yè)的過程、教學(xué)科研的成果和人才培養(yǎng)的情況，利用檔案編寫校史或利用檔案的多種載體如照片、圖表等舉辦展覽，可以讓學(xué)生直觀地去了解學(xué)校的歷史，激發(fā)學(xué)生愛校熱情，樹立“今天我以學(xué)校為榮，明天學(xué)校以我為榮”的觀念，努力學(xué)習(xí)為校爭光。

4、學(xué)校檔案是衡量學(xué)校綜合管理水平和反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的標(biāo)志。學(xué)校檔案來源于學(xué)校各項(xiàng)實(shí)際管理工作和各職能部門的實(shí)際工作中，是隨著學(xué)校的發(fā)展逐步積累起來的，其中有教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)建設(shè)與課程改革、教學(xué)總結(jié)、自編教材以及學(xué)生學(xué)籍、成績登記、獎(jiǎng)懲情況等，這些材料凝聚了教師的智慧和汗水，能直接真實(shí)反映出學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。

二、提高學(xué)校檔案管理工作的對策

1、完善學(xué)校的檔案管理機(jī)制

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理，要把檔案工作列入學(xué)校的議事日程，增加人、財(cái)、物的投入，學(xué)校設(shè)置綜合檔案室，各管理部門設(shè)立兼職檔案管理員，改善學(xué)校和各管理部門的檔案保管條件，及時(shí)研究和解決檔案工作中出現(xiàn)的問題。要對學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，成立與學(xué)校管理體制相適應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，組建一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭、辦公室主任主抓、學(xué)校檔案專干負(fù)責(zé)、各部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理員參與的學(xué)校檔案管理隊(duì)伍。

2、領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入

檔案工作人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況， 及時(shí)深入基層、班級了解收集各種信息資料，掌握學(xué)校教學(xué)動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革等提供準(zhǔn)確、及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，用實(shí)際行動(dòng)贏得領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。加大對學(xué)校綜合檔案室的資金投入，改善檔案保管條件，如配備去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等設(shè)備，使學(xué)校檔案室真正符合“六防”工作要求；繼續(xù)推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化管理，完善全校統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，對特殊檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、及時(shí)更新，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、查詢等，提高工作效率，加速檔案現(xiàn)代化管理步伐。

3、加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

抽調(diào)政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有吃苦耐勞精神的同志，充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。同時(shí)，要積極開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理技術(shù)及檔案專業(yè)知識，督促檔案管理人員掌握并應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和科學(xué)管理手段，開展好學(xué)校檔案工作，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

4、積極的和學(xué)校的文化活動(dòng)融為一體

它是體現(xiàn)該校面貌的關(guān)鍵要素，因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌。為更好的滿足校園文化建設(shè)的需要，確保相關(guān)的內(nèi)容可以在形式多樣的方式和措施中傳承給使用人，進(jìn)而確保信息內(nèi)容高度的共有，檔案工作者要爭取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，進(jìn)一步完善學(xué)校檔案室的功能建設(shè)，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機(jī)構(gòu)，成為校園文化建設(shè)的重要基地。

5、加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的信息化建設(shè)水平

首先，要做好檔案管理組織工作，以系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，通過科學(xué)化的管理方法、高效化的管理機(jī)構(gòu)、現(xiàn)代化的管理工作和標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序來促進(jìn)檔案管理組織的規(guī)范化；其次，要做好檔案管理技術(shù)工作，在檔案的記錄、整理、分類、存儲(chǔ)、查找、傳遞過程中充分運(yùn)用現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、印刷技術(shù)、縮微技術(shù)和聲像技術(shù)等，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量；再次，要做好檔案資源信息管理工作，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)水平，將檔案資源和檔案管理過程， 通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸， 實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會(huì)共享；最后，要做好檔案保護(hù)工作，除了用傳統(tǒng)的檔案庫房進(jìn)行原始檔案資料的保存外，充分利用新型載體如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，運(yùn)用磁帶、磁盤和光盤等新型手段加強(qiáng)對檔案資料的保護(hù)。

6、建立學(xué)校檔案信息安全保障體系

在學(xué)校檔案信息化管理中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲(chǔ)安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲(chǔ)安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密鑰管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行的安全可靠；在利用安全上既不能只強(qiáng)調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容公開或不設(shè)置訪問權(quán)限，又不能只強(qiáng)調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重的原則，在信息安全的前提下做好檔案信息的充分利用工作。

7、 積極拓寬檔案利用渠道

首先，健全檔案檢索工具。編制各類檢索工具對學(xué)校所有館藏檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，提高檢索效率。其次，豐富檔案服務(wù)利用方式。除傳統(tǒng)的提供檔案閱覽、檔案外借、檔案復(fù)制本、檔案展覽等方式外，可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)網(wǎng)絡(luò)、有線電視網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)成的先進(jìn)手段，借助其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，上載檔案內(nèi)容，開發(fā)檔案信息，為廣大師生乃至社會(huì)提供檔案信息。最后，優(yōu)化檔案編研，打造利用精品。在檔案利用工作中，編研是一種深層次的檔案利用工作，做得好、挖掘得深，不僅可以為本校提供服務(wù)，還可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。然而，當(dāng)前學(xué)校檔案利用中大多提供一次性編研資料，深度編研微乎其微，我們可將校園文化建設(shè)與學(xué)校檔案價(jià)值開發(fā)緊密結(jié)合，多編寫一些與教學(xué)活動(dòng)密切相關(guān)、與師生校園生活貼近的圖文并茂的深度編研，加大檔案資源開發(fā)力度，方便廣大師生利用。

總之，檔案管控活動(dòng)是學(xué)校開展各項(xiàng)基礎(chǔ)活動(dòng)的關(guān)鍵前提，在開展好與之相關(guān)的收集等活動(dòng)的時(shí)候，還要確保其得到全面的使用，確保管控活動(dòng)開展順暢，確保管控措施有效，形成合理的機(jī)制模式，確保價(jià)值得以有效地發(fā)揮，進(jìn)而帶動(dòng)教育活動(dòng)的順利開展。

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作者簡介：申亭亭（1979—），女，專科，單位：山東外國語職業(yè)學(xué)院，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。