重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題與應(yīng)對(duì)措施

王維娜

[摘 要]為了做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，本文針對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理存在的問題，提出加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)對(duì)措施。

[關(guān)鍵詞]重大建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；問題；措施

近年來，國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目工程逐年增多，項(xiàng)目檔案既是工程的歷史記錄，也是項(xiàng)目竣工后業(yè)主單位進(jìn)行維修、管理、改建、擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)，是工程質(zhì)量的重要組成部分。為保證重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整準(zhǔn)確和系統(tǒng)，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化，提高項(xiàng)目檔案管理水平，國(guó)家檔案局先后制定印發(fā)了《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，并開展了一些業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查，這對(duì)推動(dòng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化建設(shè)無疑起到了積極作用。然而由于重大建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)周期較長(zhǎng)，參建單位眾多，工程資料比較復(fù)雜，因而造成重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作存在一定的難度。如何采取有效措施，保證國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整和有效利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)管理工作服好務(wù)是我們檔案工作者面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)，這就要求我們必須深入了解和掌握重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，積極探索項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律，切實(shí)地做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。

一、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理存在的問題

1、檔案意識(shí)薄弱，對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前，有部分重大建設(shè)項(xiàng)目單位檔案意識(shí)比較簿弱，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，沒有認(rèn)識(shí)到重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃和管理的重要依據(jù)，是工程建設(shè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的技術(shù)保障，而缺乏管好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的歷史責(zé)任感。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重、項(xiàng)目多，這時(shí)候參建單位的領(lǐng)導(dǎo)往往比較重視工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量、資金等，而忽視了檔案工作，沒有將項(xiàng)目檔案工作“五納入”（既：納入項(xiàng)目工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制、招投標(biāo)、工程監(jiān)理和合同管理制）落實(shí)到位。待到工程要驗(yàn)收竣工時(shí)，才納入議事日程。這種“秋后算帳”的管理方式，致使項(xiàng)目檔案的成套性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保證，從而影響到日后檔案的提供利用。

2、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理運(yùn)行機(jī)制不完善，各部門職責(zé)不清。重大建設(shè)項(xiàng)目涉及到項(xiàng)目法人、管理總承包、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等眾多工程參建單位。目前，檔案部門雖然制定了規(guī)章制度，但存在形同虛設(shè)的現(xiàn)象，對(duì)工程沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。而管理總承包對(duì)重點(diǎn)工程檔案工作管理任務(wù)又不明確，沒有做好組織協(xié)調(diào)布置檔案工作，沒有形成有效檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)部門職責(zé)劃分不明確，缺乏溝通與配合，造成文件材料運(yùn)行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完整得不到保證，有的甚至不知在何處的現(xiàn)象，直接影響了檔案收集歸檔工作。

3、承包單位檔案管理人員更換頻繁，檔案管理缺乏保障機(jī)制。因監(jiān)理、施工單位大多采用靈活的用工制度，檔案管理崗位工作被錯(cuò)誤認(rèn)為技術(shù)含量要求較低，導(dǎo)致專職管理檔案的人員少，兼職管理檔案的多，人員流動(dòng)頻繁，加上許多單位沒有將重點(diǎn)工程文件的形成、積累、整理、歸檔納入到有關(guān)人員的職責(zé)范圍，檔案移交手續(xù)不完備，往往容易造成檔案遺失或需歸檔的檔案資料分散在工程管理部門或技術(shù)人員手中，工程竣工時(shí)常因時(shí)間長(zhǎng)、人員流動(dòng)等原因?qū)е聶n案資料流散。

4、項(xiàng)目檔案管理制度不健全，執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的力度不夠。工程開工后，工作千頭萬緒，檔案工作有時(shí)被疏忽，在建設(shè)過程中，往往忽視建立各個(gè)環(huán)節(jié)文件材料形成、積累、整理、歸檔制度。由于制度不健全，大批材料分散在各分包單位和工程技術(shù)人員手上，工程竣工后各參建單位的人員已撤離，這更增加了收集工作的難度。工程質(zhì)量監(jiān)督不力，既沒有按工程進(jìn)度的每個(gè)環(huán)節(jié)檢查施工文件進(jìn)度，也沒有按檔案工作國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檢查工程檔案整理情況，致使施工文件材料不全，資料收集零亂、整理不規(guī)范。

5、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量不符合要求。從歸檔情況看項(xiàng)目檔案的質(zhì)量存在諸多不盡人意之處，其表現(xiàn)主要有以下幾個(gè)方面：一是工程材料歸檔不齊全，尤其是工程安裝及設(shè)備調(diào)試的紙質(zhì)材料和照片、聲像等載體的檔案歸檔不到位，難以保證檔案的齊全完整和開發(fā)利用。二是檔案的整理質(zhì)量不規(guī)范，存在著文件材料分類不科學(xué)、組卷不合理現(xiàn)象，文件材料簽字手續(xù)不完備等等。三是有個(gè)別竣工圖沒有將變更文件或現(xiàn)場(chǎng)變更修改的內(nèi)容全部準(zhǔn)確無誤地修改補(bǔ)充到相應(yīng)的圖紙上，或沒有準(zhǔn)確說明修改依據(jù)的出處，以至無法確保竣工圖的真實(shí)性、完整性，直接影響了竣工圖編制的質(zhì)量。

二、加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的措施

為了有效地解決重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)范管理，我認(rèn)為應(yīng)著重做好以下工作：

1、完善項(xiàng)目檔案管理制度，建立符合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制。檔案部門要根據(jù)本單位重大建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定出操作性較強(qiáng)的各項(xiàng)規(guī)章制度，提出項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交、驗(yàn)收等工作的具體要求，為確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理提供有力的保障。要由項(xiàng)目建設(shè)單位牽頭建立檔案管理網(wǎng)絡(luò) ，要求各施工、設(shè)計(jì) 、監(jiān)理等單位配備專職或兼職檔案人員負(fù)責(zé)建設(shè)期間工程資料的收集、整理、歸檔工作 ，建設(shè)單位要設(shè)一位項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)主抓項(xiàng)目檔案工作，做好統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，同時(shí)要明確檔案部門切實(shí)對(duì)施工、監(jiān)理等單位履行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查職責(zé)，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，真正形成重大建設(shè)項(xiàng)目檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的格局，使整套工程檔案在建設(shè)全過程都處在受控狀態(tài)中，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全完整。

2、嚴(yán)把合同簽訂關(guān)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。重大建設(shè)項(xiàng)目工程均是通過招標(biāo)簽訂合同或協(xié)議后開始實(shí)施的，乙方檔案部門要積極參與合同或協(xié)議的簽訂工作，以了解工程情況和甲方需求。甲方應(yīng)把工程文件材料的積累整理歸檔工作納入合同或協(xié)議中，作為一項(xiàng)獨(dú)立的條款，按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，對(duì)竣工文件材料的歸檔份數(shù)、移交時(shí)間、歸檔質(zhì)量及違約責(zé)任等提出明確要求，以引起承包商的足夠重視，保證工程檔案的完整準(zhǔn)確和真實(shí)。要在合同中明確監(jiān)理單位對(duì)竣工文件和竣工圖的審核責(zé)任，同時(shí)履行監(jiān)督檢查職責(zé)，對(duì)施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整，竣工圖與實(shí)體是否吻合，書寫材料是否規(guī)范，文件材料的質(zhì)量是否符合歸檔要求進(jìn)行監(jiān)督檢查，特別要重視對(duì)工序、質(zhì)量和隱蔽工程產(chǎn)生的質(zhì)量保證材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性的審核，形成監(jiān)督檢查工作機(jī)制，定期或不定期進(jìn)行檢查，做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。

3、加強(qiáng)檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保工程檔案質(zhì)量。針對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量及檔案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊的現(xiàn)象，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，專職檔案人員除平時(shí)手把手進(jìn)行指導(dǎo)外，還要幫助項(xiàng)目一線的專兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能，可以通過講座、培訓(xùn)等方式進(jìn)行，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一方面應(yīng)配備專業(yè)水平和檔案管理水平高、工作能力強(qiáng)的專兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程形成的文件材料的收集、整理工作。另一方面檔案人員要相對(duì)穩(wěn)定，這樣有助于了解工程動(dòng)態(tài)，掌握文件材料的形成部門、方式和過程，了解工程檔案材料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。

4、采用先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的信息化。從近幾年項(xiàng)目檔案信息的利用情況看，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行項(xiàng)目檔案信息管理和利用，是信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高項(xiàng)目檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段。要積極創(chuàng)造條件為項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)配備相關(guān)的設(shè)備，加快電子計(jì)算機(jī)終端網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，逐步提供項(xiàng)目檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，它可以為項(xiàng)目檔案信息利用和開發(fā)創(chuàng)造優(yōu)越的條件，使檔案工作人員能夠從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，使大力開發(fā)和科學(xué)合理、有效利用項(xiàng)目檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)。

5、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理過程控制，按照國(guó)家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》把好工程檔案驗(yàn)收關(guān)。建設(shè)項(xiàng)目法人單位的檔案部門要根據(jù)檔案驗(yàn)收的有關(guān)規(guī)定，通過過程控制和預(yù)驗(yàn)收，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收的檢查工作，并形成長(zhǎng)效工作機(jī)制。要檢查各個(gè)建設(shè)階段文件形成是否收集齊全、完整；檢查文件責(zé)任人的簽字、蓋章手續(xù)是否完備；檢查字據(jù)、圖紙質(zhì)量是否符合歸檔要求，是否滿足今后信息化管理的需要，特別要注意竣工圖的審核工作，以確保工程竣工圖的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，滿足工程竣工后生產(chǎn)運(yùn)行及改擴(kuò)建的需要；檢查是否按分類方案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，以確保工程檔案的完整齊全、整理規(guī)范。

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜、收集整理難度較大的工作，同時(shí)也是企業(yè)重要的基礎(chǔ)管理工作之一。要做好重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，項(xiàng)目建設(shè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，檔案專、兼職人員要切實(shí)履行崗位職責(zé)，建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位及監(jiān)理單位要相互配合，在制度建設(shè)上，要完善項(xiàng)目檔案管理制度，建立檔案機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一文件材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)。只有具備了這些必要條件，重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作才能取得實(shí)效，才能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。