淺談數字檔案信息資源建設

胡春麗

[摘 要]信息化已經成為全球共同的路徑選擇，成為世界各國的發展戰略，成為各行各業的建設重點。檔案信息化是國家信息化、地區信息化、行業信息化和機構信息化的重要組成部分，也是當代檔案學理論和實踐的核心任務。

[關鍵詞]數字檔案；信息資源；建設

一、數字檔案信息資源的含義

（一）信息資源的含義。信息資源的含義，雖然國內外的學者都具有不同的爭議。但是，在眾多觀點中，其中具有代表性的有兩種種：（1）狹義信息資源，認為信息資源是文獻資源或者數據資源以及各種媒介和形式的信息集合；（2）廣義信息資源，認為信息資源是信息活動中各種要素的集合總稱，不僅包括信息本身，而且還具有設備和技術以及相關的工作人員等各種資源組成。

（二）檔案信息資源的含義。檔案信息資源是整個信息資源當中作為重要的一個部分。傳統檔案信息資源均是由紙張作為主要的載體，利用文字的記述方式作為主要儲存對象，其主要來源是生活中人們直接產生或者形成的各種紙質文件資料。但是，這種檔案信息檔案對于具體的物理載體和物理過程以及空間位置有著較強的依賴性。

（三）數字檔案信息資源的含義。數字檔案信息具有層次豐富和種類多等特點，本文所講的數字檔案信息是可以有效的通過網絡環境進行成功傳遞。數字信息資源可以統稱為電子資源，數字檔案信息資源主要是利用電子作為載體進而達到對文獻資料進行儲存的目的，同計算機操作對其進行記錄和傳輸以及儲存利用等。當然，數字檔案信息也存在著一定的依賴性，主要是針對計算機系統管理的依賴。

二、數字檔案信息資源的特點

（一）存儲介質的高密度性。數字檔案資源可以將過去傳統的紙質檔案進行有效地融合在一起，利用先進的科學技術對其進行全面的制作，利用光盤和磁帶以及硬盤作為載體進行儲存，與紙質檔案儲存量相比較有了很大的提高。通常我們使用的普通只讀光盤的儲存容量大概是3.4億文字，然而，一張密度較高的只讀光盤的儲存量更是一個驚人的數字，將一個紙質的檔案館里面所有的文獻資料全部儲存在幾張光盤當中已不在是幻想。

（二）傳播方式的快捷性。數字檔案的傳播媒介主要是利用網絡進行同步傳輸，與傳統的傳輸速度相比較是一個質的飛躍，而且對于信息內容的傳輸量也在很大程度上遠遠的超越了傳統的紙質檔案，在正常的速度下只需要一分鐘左右的時間就可以從網絡上下載一篇幾千字的文字資料。

（三）信息資源檢索的智能化。科學技術不斷高速發展的今天，網絡信息技術在社會中已經具有了空前的發展，在辦公自動化環境中電子文件，可以通過網絡系統轉變成電子檔案。利用電子掃描和漢字識別系統也可以對過去傳統的紙張檔案進行有效的處理，將其成功的轉換成今天人們更加方便索取的電子檔案。信息檢索從對精心設計的短記錄查找，逐漸的發展成為在大量館藏中對每一個信息的全文查找。數字檔案的檢索不僅采用了高度規范的檢索語言，而且還將先進的智能技術運用其中，利用自然語言作為檢索語言對全網絡進行概念性搜索。自然語言有著非常多的特點，如查找準確率高和通用性好以及方便實現自動標引等。

（四）信息資源的共享性。信息資源能夠同時滿足多個用戶的使用稱之為數字信息資源共享。也就在一定范圍之內有效的將檔案機構成功的融入到一個有組織的網絡當中，各個檔案機構之間按照互補余缺的原則進行有效的互相協調和共享檔案資源活動。對于信息資源的利用方面，使用者之間并不存在相互的制約性，也就是說多個用戶可以在統一時間共同的對同一個信息資源進行有效的利用，而不會產生相應的影響。

三、檔案信息數據庫建設

（一）基藏數據庫。檔案館和檔案信息中心以及文件中心所收集的檔案文獻，通常都汲取于文件的形成單位。在檔案的管理階段其主要還是作為原單位的服務對象，隨著檔案逐漸向檔案館進行移交，那么，檔案的服務對象就相應的發生的改變和拓展，導致對于檔案信息的利用和服務的重點發生轉變。完整以及經過系統化條理化的檔案，對于立檔單位的歷史能夠有效的進行再現和查閱真實的記錄信息。那么，建立基藏數據庫就顯得極其有必要，因為據藏數據庫能夠有效的反映出檔案館藏的真實情況，能夠將原先在物理狀態下的實體檔案在師資環境中得以全面再現，有效的實現了檔案信息的優化管理。基藏數據庫的建設，能夠充分的發揮出氣主要特性，不但能夠滿足日常管理和服務的需要，而且還能夠為國家積累數字檔案信息資源，為檔案信息的集成服務做好基礎。

（二）基本素材數據庫。人們在日常的生活生產過程中的原始記錄生成了檔案，是同一個單位部門以及一個國家歷史的真實寫照。想要更好的滿足一個國家和社會單位的長遠利用必須要做好基本素材數據庫的建立。所以，基礎素材數據庫的建設具有非常重要的積極意義。基礎素材數據庫的成功建設，還是需要以本地區和部門之前所形成的檔案信息作為基礎內容，將數據庫建設的基礎性和數據利用的長期性進行充分的發揮，能夠全面的以及集中的反映立檔部門的基本情況。

（三）特色數據庫。檔案是立檔單位形成的，其中有很多資料都是單一形式記載存在，所記錄單位和部門的檔案信息內容都是獨一無二的，檔案記錄信息所反映的部門和單位的情況也均是各不相同。數據庫特色化建設，不僅是數據庫建設的發展方向，而且也是信息產業面向縱向發展的趨勢。特色數據庫的建立就是要服務與社會和經濟建設，對立檔單位的特色進行有效的突破，突出其獨有性。建立特色數據庫，需要與立檔單位的實際情況進行緊密的相互結合在一起，對于歷史能夠真實的記錄和真實的反映，對于檔案的真實性需要格外的重視。在建設的過程中需要將已有的館藏檔案信息資源作為主要依托，將檔案信息部門的服務功能進行充分的發揮，全面體現出檔案信息服務的特色和優勢。

總之，對于數字信息資源的建設，還需要全面加快檔案信息資源管理專業人才隊伍的建設，充分發揮人的積極性和創造性。檔案能否在信息服務中發揮作用，關鍵在于檔案工作者掌握知識和技能的水平。

參考文獻：

[1]劉麗佳.試論我國數字檔案信息資源建設[J].渤海大學學報（哲學社會科學版），2011（06）.

[2]李啟明.城建檔案信息資源建設創新的幾點思考[J].中國檔案，2006（03）.