淺談房產檔案管理與利用

耿長榮

[摘 要]隨著我國經濟的迅速發(fā)展，我國各行各業(yè)都得到了快速的發(fā)展。其中房地產業(yè)的發(fā)展更是超出了所有人的預料，達到了一種空前的熱潮。而且人們的購房熱更是居高不下。近幾年內，大量的房屋被建設并銷售出去，隨之而來的就是大量的房產檔案，因此房產檔案管理問題變得十分重要。本文將主要探討一下房產檔案的管理和利用。

[關鍵詞]房產檔案；管理與利用；現狀分析

隨著房地產行業(yè)的迅速崛起，大量的房產檔案涌現出來，檔案對于客戶和公司本省擁有很重要的意義，面臨檔案數量過多的問題應當如何管理和利用，只有一條解決路徑。那就是針對實際情況制定相應的檔案管理制度，然后針對一些具有價值的檔案進行合理的利用，把一個“麻煩”用一種最合適的辦法，變成一個“寶貝”。實現企業(yè)的利益化。

1、我國房產檔案管理現狀剖析

檔案管理工作由于我國國情的原因，一直被忽略。很多企業(yè)都認為這些東西都無關緊要，沒有必要下功夫去做。但是實際情況卻并非如此，它的重要性可以體現在很多方面。目前，我國房產檔案由于收集時間不同、標準不同等原因造成了檔案存在差異。另外，在實際收集過程中，檔案管理人員素質與專業(yè)水平的差異也導致了房產檔案中存在錯誤或其他問題。這一問題嚴重的影響了我國房產檔案管理開展，造成了檔案查閱與利用的困難。

2、房產檔案管理工作改善措施

2、1建立數字化的房產檔案管理系統(tǒng)

計算機技術的發(fā)展極為迅速，20年前的今天，計算機剛剛傳入中國，沒有看好那個又笨又重的東西。二十年后的現在也沒有人愿意相信，計算機已經變成了我們生活中不可或缺的一部分。因為它的便利性很多行業(yè)都應用它辦公。而繁重的房產檔案管理工作交給計算機去做也變得十分容易。現代房產方案管理應加強數字化的建設與完善，加強數據庫的建立。通過對房產檔案數據庫的更新、管理與維護實現房產檔案管理的實時性，為提高方案檔案工作效率、促進資源共享奠定基礎。針對房產產權變動的問題，房產檔案管理部門還應加強房產信息動態(tài)管理工作。

2、2加快新時期下的房屋檔案管理轉型工作

隨著社會的快速發(fā)展，我國已經全面進入了一個新的時期。人們對于各個方面的需求都有所改變，這就要求房產檔案管理工作也能夠適應時代的變化，及時的更新管理制度，跟上時代的潮流進而保證企業(yè)的快速發(fā)展。在現代知識經濟快速發(fā)展的今天，房產檔案管理工作也應針對市場需求從傳統(tǒng)的管理型向科技型轉變，以此適應新形勢下房產檔案管理工作的需要。在現代房產檔案管理中，房產檔案管理部門還應由傳統(tǒng)的被動型向主動型服務轉變。由主動型服務理念指導房產檔案管理工作，以此使房產檔案發(fā)揮更大的作用。

3、目前我國房產利用現狀剖析

房產檔案管理是做什么用的，答案是對已經存在的檔案進行整理，存儲。那么我們?yōu)槭裁匆ㄙM那么大的力氣把那些檔案儲存起來了呢？當然是為了利用啊，沒錯存儲就是為了再次的利用，從理論上來說，檔案的利用價值十分巨大，但是在現實的生活中，那些擁有巨大利用價值的檔案卻變成了一堆又一堆廢紙。我國房產檔案利用目前的狀況是：房產檔案利用為大眾服務的觀念滯后、房產檔案信息內容單調且缺乏特色、館藏利用服務的方式存在缺陷。房產檔案仍以傳統(tǒng)的檔案利用服務方式為主，檔案管理基本上是實行傳統(tǒng)檔案與電子檔案共有的雙軌制。無可置疑，電子檔案的建立和網絡技術的發(fā)展，無論在量上還是在質上都為房產檔案利用創(chuàng)新突破提供了條件。

4、房產檔案利用改善措施

4、1樹立為大眾服務的思想

房產檔案管理的終極目標就是實現檔案的重新利用，從而更好的為人名服務。因此要向實現房產檔案的利用，就要提高工作人員為大眾服務的思想，從基本上下手，讓工作人員知道工作的意義，進而實現檔案利用的目標。所謂大眾不僅包括內部機構和政府機關的利用者，同時也包括廣大的需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料，對一些重要的單位和個人定期上門，建立廣泛的房產檔案信息利用服務網絡，隨時掌握房產檔案利用者的動態(tài)。為提高服務的效率，檔案館可針對利用者查閱檔案“求快”的心理，在“快”字上做文章，盡量在第一時間內滿足他們的查詢需求。

4、2改革房產檔案利用的方式

新時期下的房屋檔案利用方式正在發(fā)生著巨大的改變，有很多企業(yè)卻并不能跟上時代的步伐，導致企業(yè)的檔案利用工作落后于其他企業(yè)，給企業(yè)帶來了一些沒有必要的損失。因此，當下企業(yè)一定要注重房產檔案管理的轉型工作的建設。房產檔案利用的發(fā)揮程度直接取決于檔案利用服務方式，傳統(tǒng)的檔案利用服務方式主要有檔案閱覽、外借、檔案展覽與陳列服務，制發(fā)檔案復本、制發(fā)檔案證明、檔案咨詢服務等。隨著市場經濟的進一步發(fā)展，傳統(tǒng)的服務方式仍然不可少，但也迫切需要在服務方式上創(chuàng)新，只有積極地把檔案推向市場，充分發(fā)揮其現實功效，才能取得良好的社會效益和經濟效益。例如，主動到市場上尋找“服務”商機，針對不同的人群進行專題性開發(fā)等。

結語：綜上所述，當下房地產行業(yè)的發(fā)展瓶頸之一就是，企業(yè)的房產檔案管理工作，這個看似不重要的工作，如果處理不當，會給企業(yè)帶來十分嚴重的影響。為什么這么說呢，因為我國正處于一個法律轉型期，很多方面的法律都在不斷的根據實際的社會需求而改變著，而房產方面的法律變更頻率更是頻繁。因此，房產檔案對于房地產企業(yè)來說至關重要，在必要的時候是一種證據。對于客戶的重要性也不言而喻。希望相關企業(yè)高層，能夠給予檔案管理工作足夠的重視，適應時代的需求建立完整的檔案管理體系，并合理的加以利用。為企業(yè)的發(fā)展做好鋪墊。

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