檔案管理信息平臺的深化與應用

齊秀艷

[摘 要]新世紀以后，我國檔案管理事業與科學信息技術都有了很大程度上的進步，應用信息技術來輔助檔案管理這一做法也得到了更多的支持與響應。伴隨著我國科技信息技術的再一次發展，檔案管理事業中信息平臺的應用前景也必將越來越光明。本文就檔案管理信息平臺的深化與應用背景進行分析，并在此基礎上探討了檔案管理信息平臺實現深化和應用的具體做法，以供同行參考。

[關鍵詞]檔案管理；信息平臺；深化；應用

信息經濟時代的到來促進了我國檔案管理事業的發展，各種先進信息技術的引進與應用從根本上提高了檔案管理的質量，實現了檔案管理的信息化建設。在當前，隨著我國科技信息技術的不斷發展，依托信息技術而生存的檔案管理事業也得到了相應的進步，現代檔案管理不僅實現了信息化和數字化，還徹底克服了傳統手工檔案管理模式無法解決的難題，推動了我國檔案事業的進一步發展。在這一基礎上，檔案管理信息平臺的建立便成為了必然趨勢，平臺深化和應用是未來實施檔案信息管理的主流技術。

一、檔案管理信息平臺深化和應用的背景

目前，我國檔案部門尤其重視檔案的管理，并且結合科技信息技術不斷發展的宏觀背景，我國檔案事業在今天已經實現了信息化和自動化管理，引進并利用先進的信息化技術建立起了檔案管理信息平臺，并且將這個信息化平臺推向了各個行業，進一步促進了各個行業檔案事業的發展。拿我國電網公司的檔案信息化管理來說，為了更好的管理電網公司內部檔案，公司在內部建立了一個相應的檔案信息管理平臺，并采取措施對這個平臺進行了應用和深化，取得了良好的試點成績。據相關調查顯示，我國現階段的檔案管理工作，或者說檔案管理信息平臺的深化與應用還存在多個方面的問題，詳細如下：

1、盡管檔案管理信息平臺已經被建立起來，也基本實現了檔案管理的信息化，但仍然不排除少數紙質信息無法錄入到檔案管理信息平臺中進行管理、使用這一問題。而面對紙質信息無法全部錄入平臺中加以使用問題，最終所反映出來的現象只能是平臺信息不完整，無法涵蓋所有檔案信息。

2、檔案管理信息平臺建設中，企業或單位部門之間可能存在信息數據不共同，卻又無法實現數據連接等問題，進而造成企業各部門數據信息變得獨立，無法實現信息共享，這對企業檔案管理工作質量造成了嚴重影響。

3、各個部門所使用的檔案信息管理軟件類型不同，使用技術水平也不同，所以導致不同部門之間的檔案管理水平產生差異，導致一些管理水平低的檔案信息要重新錄入和管理，影響了企業檔案管理效率。另外，企業內部檔案管理軟件在使用時還可能存在質量上的缺陷，這也阻礙檔案管理信息平臺深化與應用中存在的質量隱患。

4、目前企業內部現有的檔案管理制度有些不合時宜，表現在具體行為上就是，檔案管理工作不靈活，管理行為不能快速的跟隨企業檔案機構調整而變動，導致現行的檔案管理工作無法滿足新形勢下檔案管理的新要求。

以上種種跡象均表明國內當前的檔案管理工作需要重新部署，所應用的檔案管理信息平臺要繼續深化，直到實現統一管理。

二、檔案管理信息平臺深化應用分析

1、深化應用目標

針對當前檔案管理工作中所存在的諸多問題，相關人士在綜合考慮了企業當前的檔案管理信息化水平以后，決定在企業內部構建B/S多層應用結構體系，通過應用SOA等先進的管理技術來對現有的檔案管理軟件應用系統進行深化，以全面解決現有的檔案管理問題，提高檔案信息化管理質量。此外，對檔案管理信息平臺進行深化的另一個目標還在于實現企業內部檔案信息的縱向貫通、橫向集成以及全面分享。具體表現在：深度開發檔案管理信息平臺，深化信息化系統的功能，使其實現檔案信息的網絡化傳輸、自動化管理以及在線化利用，使企業內部檔案管理部門的職能作用能得到充分的發揮。

2、實施步驟

2.1 首先，引入文件連續體模型

文件連續體模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸。

2.2 其次，引入知識管理理論

知識管理是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。

2.3 最后，實施紙質檔案數字化

即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

三、結束語

截至目前，我國各大企業內部所建立的檔案管理信息平臺的應用與深化工作已經得到了全面的落實，同時也取得了不小的成績。對于檔案管理信息平臺未來的發展趨勢，筆者認為，從當前局勢來看，檔案管理信息平臺深化還存在著更多、更廣的完善空間，還需要各大企業、單位或部門進一步配合，采取更加先進、有效的措施來深化檔案管理信息平臺的應用，以便為未來檔案管理信息平臺的發展奠定基礎，使檔案事業更好的發揮作用，為人類社會做出更大的貢獻。

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