對新形勢下人事檔案管理的思考

徐彤艷

[摘 要]人事檔案及其管理工作在企事業單位體制改革中起著關鍵作用，它為單位提供各類人才基礎信息，記錄著人員調動、變動的信息資料，為勞動工資制度改革、專業技術職稱評定和職工福利及提拔任用等提供依據。所以，應重視人事檔案管理，更新人事檔案管理理念，實現檔案管理科學化、規范化、現代化。

[關鍵詞]醫

隨著各項制度的改革，人事制度改革也日益深入。進入事業單位改革過渡期后，人事檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，更新人事檔案管理的內容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。現就哈爾濱機械研究所人事檔案管理現狀、存在的問題和解決辦法進行分析，與同行們探討。

一、人事檔案現狀及存在的問題

1.檔案管理人員及主管領導人員，對人事檔案管理制缺乏重視，對人事檔案交接手續管理不嚴密。檔案人員大多不是專職，故離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，該存檔的件不存檔，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清，檔案內容不完整。甚至有的人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節。由于科研單位工作重點是科研、開發、生產。單位管理的重點是如何研發更多高精端的產品，如何擠身于科研市場，如何提高專業技術人員的專業水平，為科研市場提供優質的服務，而對人事檔案管理不夠重視。

檔案管理人員對人事檔案補充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時、準確地得到補充。另外，某些科研、職稱考評、繼續教育、業績考核、甚至是職工最原始的工作調令等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

2.檔案管理人員本身對檔案管理認識模糊。檔案管理人員對自己從事的管理工作沒有清晰的認識和工作思路，工作程序混亂，上至單位的主管領導，下至職工本人都不十分了解人事檔案的重要意義。職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地接受專業培訓掌握檔案管理工作的新知識、新技術。另外，人事檔案管理硬件設施不夠完善，缺少應有的設備，致使檔案材料質量不達標。

3.人事檔案管理沒有完整的規章制度，工作起來沒有可遵循的依據，借閱、查詢、復印、轉出轉入、交接等手續不齊全，材料缺失時有發生，一但發生材料遺失，出現問題的環節很難確定，很難查找責任人，為補充材料增加了難度。

4.檔案管理人員對檔案重要性的宣傳不到位。員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

5.人事檔案管理手段落后。一直延用著十年前，甚至是二十幾年前的管理方法。因此，工作存在問題較多，在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能較理想應用。

二、對策及思考

單位人事檔案是對個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實際等內容的真實記載和反映，所以，加強企事業單位人事檔案的管理，充分發揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門工作，為職工本人服務。針對以上存在的問題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點對策及思考：

1.提高對人事檔案重要性的認識，嚴格按程序交接。人事檔案記載著個人的工作履歷、生活經歷等，在當今社會化發展環境要求下，每個人的人事檔案直接關系到個人方方面面的利益，如社會保險、財產的繼承、出國出境手續的辦理等等，因此提高各層次管理人員對人事檔案的重視，是做好此項管理工作的首要問題。另外，人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，并整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，清理排序后及時存檔：四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

2.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化單位領導干部檔案管理意識，充分認識檔案管理的意義，提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。弓I進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。單位不僅是人事管理工作的重要環節，在與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關的同時，更應提高檔案管理人員綜合素質，按周期時段對檔案人員進行業務培訓，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。

3.建章立制，有章可循，規范操作，積極主動做好檔案收集工作。制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便，在可能的情況下，及時補充缺失資料的證明等材料。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和不斷補充新的資料，真正起到人事檔案的依據作用。

4.積極做好宣傳工作，加強檔案人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，使領導干部和職工個人都能重視人事檔案的存在和管理，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

提高對職工檔案材料重要性的認識。一是加強宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向職工宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對職工今后重新就業有著重要的影響。二是加強對職工人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。三是加強收集工作，完善檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

5.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能增強全體職工的檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發現人才、培養人才和使用人才奠定信息基礎。

截至目前，單位共有人事檔案105卷，為了實現人事檔案管理的現代化，我們計劃對檔案人員加強計算機管理的業務培訓，利用先進的計算機技術和科學的檢索系統，實施人事檔案動態管理，利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸人電腦，使檔案數據化、信息化。在檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等日常工作方面，實行微機化操作。

通過人事檔案現代化管理，在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面合理性和公正性得以體現，從而真正做到人盡其才，才盡其用。

總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。