結(jié)合教學(xué)特點(diǎn)扎實(shí)做好檔案管理工作

張洪達(dá)

[摘 要]學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。學(xué)校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄，學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要保障，故應(yīng)扎實(shí)做好學(xué)校檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)特點(diǎn)；檔案管理；扎實(shí)做好

一、教學(xué)檔案的特點(diǎn)

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)，故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn)： （1）內(nèi)容廣泛：一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大，招生形式越來越多樣化，辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬，新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn)，使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛；另外，教學(xué)內(nèi)容越來越豐富，學(xué)校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外，多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng)，使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯，與之相適應(yīng)，檔案材料也越來越豐富；（2）材料來源較分散：學(xué)校教學(xué)檔案來源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng)，即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件，又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料，同時(shí)還有在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案；（3）歸檔時(shí)間不同：文書檔案是按年度歸檔，而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的，歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。

二、教學(xué)檔案管理中存在的問題

（一）材料收集較困難：因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，應(yīng)該由自己來管理，擔(dān)心材料會(huì)遺失，或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒，使的收集起來有一定困難。

（二）有的學(xué)校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著，由于有些教師不配合，就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些老師認(rèn)為自己的主要工作是教學(xué)，對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了，，無須按什么規(guī)則整理歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。

（三）資金緊缺：收集到的材料并不能馬上移交，因經(jīng)費(fèi)不足有些學(xué)校連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。

三、幾點(diǎn)建議

（一）結(jié)合單位特點(diǎn)，有針對(duì)性地做好教學(xué)檔案管理工作

學(xué)校檔案室具有專業(yè)部門的特性，工作中需要運(yùn)用和掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。因此，也相應(yīng)賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對(duì)檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。如：檔案室工作人員要對(duì)所有存檔的學(xué)籍、資料進(jìn)行全面的核查，保證“三個(gè)一致”。要求更改標(biāo)記正確，簽字及日期齊全，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤限期整改，以確保學(xué)籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能做到其要件齊備、完整有效。

（二）創(chuàng)新管理模式，進(jìn)一步做好教學(xué)檔案的管理和開放利用

1.在教學(xué)檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內(nèi)容，增強(qiáng)檔案資料的針對(duì)性和時(shí)效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實(shí)地記錄了教學(xué)檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。

2.建立起電子查詢、索引系統(tǒng)，并在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學(xué)檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強(qiáng)度，方便了檔案的管理和利用。最大強(qiáng)度低開發(fā)利用教學(xué)檔案。學(xué)校檔案部門和檔案人員應(yīng)改變?cè)械墓ぷ髁?xí)慣和保守的工作觀念，把工作重心轉(zhuǎn)向提供服務(wù)這個(gè)環(huán)節(jié)。不但要在工作態(tài)度上積極主動(dòng)，而且要在服務(wù)模式上有所創(chuàng)新，圍繞學(xué)校教學(xué)的特點(diǎn)，提供超前服務(wù)和跟蹤服務(wù)，努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務(wù)，建立起檔案信息資源共享平臺(tái)；另一方面要及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)，匯編各個(gè)方面的信息資源，提供綜合信息服務(wù)。

3. 加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。從教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā)，各學(xué)校由于檔案工作規(guī)范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責(zé)不明，歸檔機(jī)制不健全，導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍，亟需在科學(xué)劃分檔案類目的基礎(chǔ)上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對(duì)檔案工作的督查，提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性，加速學(xué)校檔案信息化建設(shè)。

（三）對(duì)下一步檔案管理工作的設(shè)想

1.抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。進(jìn)一步加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)，把學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)與教學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)緊密的結(jié)合起來。加強(qiáng)教學(xué)檔案學(xué)習(xí)的針對(duì)性和計(jì)劃性，學(xué)以致用，知行統(tǒng)一。提高教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

2.抓好基礎(chǔ)性工作。教學(xué)檔案管理作為教育行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，將嚴(yán)格按照主管部門的具體要求，進(jìn)一步建立健全教學(xué)檔案歸檔制度，要嚴(yán)格按照要求規(guī)范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。

3.提高教學(xué)檔案工作者的政治素質(zhì)。檔案工作的政治性、服務(wù)性決定了檔案人才要具有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。檔案人才不僅要事業(yè)心強(qiáng)、愛崗敬業(yè)、勤奮努力，還要具有全新的服務(wù)意識(shí)，熟悉檔案工作規(guī)律，遵守檔案工作紀(jì)律，確保技術(shù)資料的安全，不泄密。

4.抓好檔案信息化建設(shè)。檔案人才應(yīng)具有與時(shí)代步伐相一致的思想觀念，要有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和進(jìn)取精神。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息存取自動(dòng)化、檔案信息管理智能化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向。檔案人員要站在信息化建設(shè)的前列，敢于向傳統(tǒng)挑戰(zhàn)，用新的管理理念來改革和創(chuàng)新檔案服務(wù)思路，豐富服務(wù)手段，開拓檔案工作新途徑。

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