加強圖書館檔案管理工作的幾點思考

霍妍

[摘 要]隨著科學技術的發展，目前已經進入信息化時代，給檔案管理工作也帶來了新的變化，傳統實體檔案管理模式已不能適應社會的發展，必須進行檔案信息化建設，檔案的服務職能也發生了轉變，提供多種社會化服務，檔案信息已逐步實現資源共享。本文在研究當前圖書管理工作現狀的基礎上，提出了幾點意見和建議，希望能夠對圖書館的檔案管理工作有所幫助。

[關鍵詞]圖書館檔案管理；創新；信息化；措施

隨著社會的發展，當前已經進入信息化時代，傳統實體檔案已不能適應當前社會發展的要求，必須進行信息化建設，檔案的服務職能也發生了轉變，提供多種社會化服務，檔案信息逐步實現資源共享，圖書館的檔案管理工作也應進行信息化建設。

一、圖書館檔案管理工作現狀研究

1.缺乏完善的檔案管理制度

在圖書館的檔案管理中，很多圖書館缺乏完善的檔案管理制度。關于檔案管理也沒有制訂統一的標準。很多檔案材料不能得到及時整理，只是臨時堆放在一起，管理工作不能有序進行。也不能及時進行檔案資料的分類，缺乏完整的標注，不利于查找與應用；在檔案管理當中，辦公室工作人員只重視日常檔案管理，忽視了業務檔案的管理工作。致使業務檔案不整齊、不統一，有打印的、也有手寫的，使用的紙張大小也不一致，這樣的檔案材料進行裝訂，非常困難，外觀也不整齊，更沒有建設電子檔案。

2.缺乏認真的檔案管理工作

圖書館檔案在圖書館的發展中具有非常重要的作用，屬于圖書館管理的一項重要工作，應該長期保存。但在實際操作中，并沒有重視到圖書館的檔案管理工作，主要表現有：第一，圖書館的檔案管理沒有專職工作人員，大多是由辦公室的工作人員兼職管理，沒有單獨設置檔案管理人員。而檔案管理工作千頭萬緒，任務繁重，是一項必須長期堅持的工作，要想短時期內完成檔案的整理、入檔，根本不可能，必須經過長時間認真細致的工作才能完成。由于檔案管理沒有專人負責，所以很多檔案材料都保存在臨時管理人員手中。形成了檔案資料不齊全、不完整的現象。長此以往，檔案工作則不能保證質量。第二，沒有單獨設置檔案室，所以檔案材料不能集中管理。現有的檔案材料都臨時存放在檔案盒當中，不利于長期保存。由于長時間內不能做到整理歸類，導致大量資料長期堆壓，對于開發文獻資料非常不利。

3.缺乏合理的檔案結構

分析檔案的類別，在很多圖書館當中，文書檔案占有絕大部分，缺少具有特色的業務檔案；分析檔案載體，紙質檔案較多，運用現代科學手段存放檔案較少。這種傳統特點的檔案建設已不能適應當前時代的發展，必須進行改革。

二、圖書館檔案管理工作的創新措施

1.圖書館檔案管理信息化

在圖書館的檔案管理當中，實現信息化管理是時代發展的必然要求。我們現階段工作的主要內容是，不但要重視收藏豐富的文獻資料，并且還需及時做好資料的分類入檔工作，大力抓好檔案的信息化建設，爭取在最短的時間內將圖書館資源轉變為數字信息，實現檔案信息的資源共享。工作人員要提高信息服務水平，加強檔案資源的信息化管理。在檔案管理工作中，運用現代化管理技術，使圖書館檔案資源發揮應有的作用。

2.創新管理觀念

圖書館檔案管理工作要緊跟時代發展的腳步，保證檔案管理工作的穩定發展。首先應該樹立新型檔案管理理念，不受舊思想、舊觀念的束縛。假如依然運用傳統管理辦法，片面追求檔案資料的齊全，只重視收藏大量文獻，思想守舊，不對外開放，就會使大量豐富的檔案資源白白擺放在那里，起不到應有的作用。管理人員管理觀念的創新可以促進管理手段的創新，所以要求管理人員必須首先改變管理理念，創新發展。運用現代化管理手段進行檔案資料的整理與歸類，使圖書館資源做到物盡其才。

3.創新管理內容

在圖書館的發展中，應緊緊圍繞城市建設的主題，使圖書館結構更加合理，提供各種專業知識與文獻資料，打造特色知識服務，著手創建新型數據庫，以滿足日益增多的讀者需求。另外，圖書館還應重視開發各種知識，對各種知識進行二次加工和生產，以新穎形式呈現在廣大讀者面前，工作重點不應只是提供圖書的借閱服務。圖書館工作人員應該是“知識傳播員”，加快文獻開發和網絡專題數據庫的建設，創造新型服務項目。

4.開發檔案信息資源

圖書館檔案建設的主要目的就是為了方便人們的應用，使檔案資源得到廣泛應用，才能不斷促進圖書館檔案工作的發展。在檔案資源的開發與應用方面，要做到下面幾點：第一，必須實現檔案資源的信息化建設，目前已經進入網絡化時代，讀者要求隨時隨地獲得準確的信息，所以要求檔案管理人員必須順應時代潮流，運用現代信息技術進行檔案資料的管理。第二，在圖書館的檔案管理當中，為了使領導決策更具前瞻性，工作人員應該及時提供最新信息，積極開展各項工作。第三，宣傳當前檔案管理的特點，依據城市發展目標和圖書館檔案建設特點，不斷推出新型服務方式，開放檔案內容，努力做到檔案資源共享。

三、結語

總之，在圖書館檔案管理發展中，隨著時代發展的要求，必須進行檔案資料的信息化建設。因此當前我們的工作重點是，不但要重視收藏豐富的檔案資料，還應及時做好檔案資料的分類整理工作。另外，還應不斷開發檔案信息資源，將現有的文獻資料轉變為數字信息，檔案管理工作也應實行信息化管理，在圖書館的檔案管理當中應用現代化管理方法，大力發展圖書館檔案信息化建設，使圖書館檔案發揮應有的作用。

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