人事檔案管理與利用創(chuàng)新探究

曾瑜

[摘 要]人事檔案的管理與利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。本文以創(chuàng)新工作機(jī)制為重點(diǎn)，探索、挖掘出人事檔案在管理與利用上的新思路和新做法，提高人事檔案服務(wù)水平。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理與利用；創(chuàng)新

人事檔案真實(shí)地記載和反應(yīng)干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為組織人事工作的決策提供可靠的原始依據(jù)。因此，解放思想，改革創(chuàng)新，探索管理與利用干部檔案信息資源，在改革創(chuàng)新中提升社會(huì)效益，是檔案工作者探索重要課題。

一、人事檔案在管理的創(chuàng)新

（一）宏觀管理創(chuàng)新。宏觀管理包括人事檔案工作的當(dāng)前發(fā)展方向和未來發(fā)展趨勢(shì)、人事檔案工作的宏觀決策以及人事檔案人員職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。重點(diǎn)要把握：1、長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的創(chuàng)新。把當(dāng)前的工作與人事檔案工作的方針、政策、法律法規(guī)結(jié)合起來，把近期發(fā)展目標(biāo)與未來發(fā)展需要的結(jié)合起來。2、大局觀念的創(chuàng)新。要走出人事檔案工作單純是檔案部門誤區(qū)，把人事檔案工作定位在全校各項(xiàng)工作需要的基礎(chǔ)之上。3、深層次編研加工的創(chuàng)新。人事檔案不但要管好，更要開發(fā)和利用好。重視開展人事檔案資料的編研加工，通過去粗取精、去偽存真，把人事檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的利用價(jià)值。4、全方位開發(fā)利用的創(chuàng)新。要改變過去重管輕用的傳統(tǒng)做法，逐步做到管理和利用同步進(jìn)行，開發(fā)與利用，加強(qiáng)專業(yè)檔案和特色檔案的依法管理與開發(fā)利用。

（二）微觀管理創(chuàng)新。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，是一系列密不可分的工作程序，每一程序都有很強(qiáng)的規(guī)定性。人事檔案工作的實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，一改傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，既兼顧計(jì)算機(jī)和手工管理，又兼顧檔案室和檔案館的有機(jī)銜接，其實(shí)質(zhì)就是對(duì)檔案整理程序規(guī)定的一種創(chuàng)新。

（三）制度和理念的創(chuàng)新：細(xì)化檔案管理制度要進(jìn)一步建立干部人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、檔案質(zhì)量通報(bào)登記等檔案管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真的問題，以確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。

1、要從信息資源的角度管理干部人事檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作。2、提高信息服務(wù)范圍。對(duì)不屬于保密范圍并能公開的部分信息，可建立個(gè)人電子檔案，對(duì)查看個(gè)人工作履歷等基本信息設(shè)立查看權(quán)限，方便個(gè)人或用人單位查詢的同時(shí)，可減輕檔案人員的工作量，也可減少紙質(zhì)案卷因磨損造成的毀壞，提高檔案信息的利用價(jià)值。

（四）思想觀念上創(chuàng)新。思想觀念上提升，要有以人為本，品行端正，事業(yè)心強(qiáng)，愛崗敬業(yè)，勤奮工作，要有求實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和開拓創(chuàng)新精神。檔案管理知識(shí)精通，開發(fā)利用能力強(qiáng)。為社會(huì)、為民做實(shí)事、做貢獻(xiàn)的思想境界，檔案不僅是保管好，更重要的是將檔案相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，為組織人事工作服務(wù)。

二、人事檔案在利用、開發(fā)上的創(chuàng)新

（一）利用現(xiàn)代化管理手段，發(fā)揮人事檔案的歷史作用。干部人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)不斷運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)，開拓創(chuàng)新開發(fā)新手段，加大投入，對(duì)干部人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)。開發(fā)研制部人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng).檔案部門要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，堅(jiān)持以人事檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價(jià)值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)。高校干部人事檔案管理也是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案管理人員的職責(zé)是收集好、管理好人事檔案，在此基礎(chǔ)上提供檔案給利用者，為學(xué)校的教學(xué)、科研服務(wù).檔案管理人員素質(zhì)的高低也是影響干部檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的因素之一，管檔人員必須要有過硬的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德，較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要樹立為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的意識(shí)。

（三）人事檔案信息資源的開發(fā)利用是人才信息資源基礎(chǔ)工作，發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基本作用。其目的為檔案利用創(chuàng)造有利條件，以促進(jìn)檔案價(jià)值由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)服務(wù)，用改革創(chuàng)新的思路和措施推進(jìn)工作，既注重加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作，重抓創(chuàng)新性工作，運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀分析新問題，認(rèn)識(shí)新事物，研究新情況，開展新實(shí)踐，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，改造傳統(tǒng)的檔案管理方式和傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目，提高干部人事檔案工作的質(zhì)量和效率。

（四）構(gòu)建人事信息溝通平臺(tái)：由于人事檔案涉及的方面比較多，并且對(duì)于組織和個(gè)人而言均具有較重要的意義，這就要求組織在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，需要擁有良好的人事信息溝通平臺(tái)，通過人事信息溝通平臺(tái)的構(gòu)建，及時(shí)獲取和發(fā)布相關(guān)的人事信息，以確保人事檔案管理工作的有效性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

三、人事檔案管理目的是提供、利用服務(wù)

（一）發(fā)揮人事檔案的歷史作用。檔案部門要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價(jià)值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

（二）發(fā)揮人事檔案在選用干部上的基本作用。人事檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)維護(hù)更改干部信息，保證信息的真實(shí)可靠，并主動(dòng)提供所需要的依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

（三）發(fā)揮人事檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，人事檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為個(gè)人提供歷史憑證，為干部出具歷次任職憑證、工資變動(dòng)憑證、社會(huì)關(guān)系憑證、黨團(tuán)關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學(xué)歷層次憑證等，為晉升職稱、解決老干部待遇、機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革等提供有價(jià)值的服務(wù)。

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