醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑

李洪偉

[摘 要]隨著醫(yī)院管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，醫(yī)院行政檔案信息資源正發(fā)揮著越來越大的作用，這對正處在改革與發(fā)展過程中的醫(yī)院有著極其重要的意義。作為醫(yī)院的檔案工作者，我們應當抓住機遇，積極參與，做好醫(yī)院行政檔案的管理工作。

[關鍵詞]醫(yī)院行政檔案管理；問題；途徑

醫(yī)院行政檔案管理工作必須適應醫(yī)院管理現(xiàn)代化的要求，使管理環(huán)境、管理系統(tǒng)、服務工作得到創(chuàng)新。上述三個方面，管理環(huán)境的創(chuàng)新是基礎，管理系統(tǒng)的創(chuàng)新是手段和途徑，服務工作的創(chuàng)新是目標。只有創(chuàng)新，才能提高醫(yī)院檔案管理工作的水平，更好地服務于醫(yī)療、科研、教學等工作。

一、醫(yī)院行政檔案管理存在的問題

從當前醫(yī)院文件材料收集歸檔的實際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現(xiàn)象十分突出，有的醫(yī)療科技成果文件材料長期散失在個人手中，得不到及時的收集整理歸檔；有的記載醫(yī)院各個時期工作情況、發(fā)展史料以及職工先進事跡等的資料、素材沒有詳盡的歸檔等等，通過調查發(fā)現(xiàn)，造成這種狀況的主要原因有：一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認識不足。有的只注重紅頭文件的收集，忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集，沒有認識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是歸檔制度不健全，平時管理工作銜接性差，沒有約束機制，科室配合不夠。三是沒有確定專門的檔案人員。現(xiàn)有檔案人員因兼職過多，顧此失彼，影響了檔案材料的收集。

二、醫(yī)院行政檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）重視檔案室建設，充分發(fā)揮檔案室的作用

醫(yī)院檔案室是對醫(yī)院除病案之外的所有檔案進行集中管理的場所。檔案室的地位主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，檔案室是醫(yī)院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫(yī)院領導和各行政科室的助手，是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質量的必要條件，是醫(yī)院管理工作和業(yè)務職能得以延續(xù)的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎。檔案室的任務主要表現(xiàn)在以下3方面：（1）對醫(yī)院各行政科室和業(yè)務部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督；（2）負責管理全院檔案及相關資料；（3）積極做好檔案的開發(fā)利用，為醫(yī)院管理和各項工作服務。因此，應充分認識到醫(yī)院檔案室的重要性，重視檔案室的建設，為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學化奠定基礎。

（二）加強檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性

當前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質提出了很高要求。醫(yī)院領導和行政管理部門應加強對檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專業(yè)素質和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發(fā)揮工作的主觀能動性。

1.檔案工作人員的職業(yè)道德根據(jù)《檔案法》和國際檔案理事會1996年通過的《檔案工作者職業(yè)準則》的精神，檔案工作者的職業(yè)道德包括以下3點；忠于職守，愛崗敬業(yè)；遵守法律，保守機密，博學求進，公正服務。

2.檔案工作人員應具備的知識檔案工作者應努力使自己具各方面的知識，即專業(yè)理論知識、法律知識、哲學理論知識和現(xiàn)代管理知識。同時，檔案人員還應努力學習現(xiàn)代信息技術，熟練應用檔案管理軟件和各種檔案設備，并不斷充實和更新知識，卓有成效地做好工作。

3.醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法第十一條規(guī)定：“檔案工作人員（包括以檔案工作為主的兼職人員），均屬檔案專業(yè)技術人員，其業(yè)務能力的考核、技術職務的評定和晉升，應按國家有關規(guī)定執(zhí)行，并實行檔案專業(yè)技術職務聘任制（或任命制），檔案專業(yè)技術人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專業(yè)技術人員同等待遇。檔案工作隊伍要保持相對穩(wěn)定。”在實際工作中，醫(yī)院管理者應在職稱晉升、待遇、培訓等方面為檔案人員創(chuàng)造條件，提供機會，以激勵檔案人員的工作，促進檔案管理水平的提高。

（三）加強檔案信息化建設，提高工作效率

近年來，隨著辦公自動化（OA）的普及，使用計算機制作文件的醫(yī)院越來越多。大部分醫(yī)院將文件打印成紙制文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門。也就是說，電子文件多處于分散保存狀態(tài)，沒有完全歸檔。醫(yī)院應重視電子文件的收集，努力實現(xiàn)其統(tǒng)一管理。目前，由于電子文件在證據(jù)性、管理制度、管理技術即方法等方面存在問題，所以，大部分醫(yī)院采用電子文件和紙制文件雙套歸檔保存。電子文件歸檔應注意完整齊全、真實有效、統(tǒng)一載體形式、統(tǒng)一登記、履行歸檔手續(xù)等。電子文件的保管方法，可根據(jù)國家檔案局《電于文件歸檔與電子檔案管理辦法）中的規(guī)定執(zhí)行。

1.永久保管凡是反映醫(yī)院主要職能活動和基本面貌的，對醫(yī)院建設和歷史研究有長遠利用價值的，應列為永久保管。主要包括：醫(yī)院制定的規(guī)章制度和有關規(guī)定，處理重要問題形成的文件資料，重要會議的文件材料，重要的請示、報告、總結、綜合統(tǒng)計報表，醫(yī)院演變、領導人任免的文件材料，直屬上級機關和非上級機關頒發(fā)的需貫徹執(zhí)行的重要文件材料等。

2.長期保管凡是反映醫(yī)院一般性工作活動，在較長時間內對醫(yī)院工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管，期限為16-50年左右。主要包括：本醫(yī)院一般性工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直屬上級機關頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料等。

3.短期保管凡是在較短時間內醫(yī)院工作有查考利用價值的文件材料，列為短期保管，期限為15年以下。

三、結論

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調動全員意識來共同配合。因此，醫(yī)院檔案管理工作則應該在模式上、思想觀念上、管理方式上、服務方式上、管理隊伍素質上不斷創(chuàng)新。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應新形勢對檔案管理的要求。

參考文獻：

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