淺談數字檔案信息的安全性管理

王哲

[摘 要]近年來，現代信息技術得到了極大的發展，因此檔案信息的管理模式也在逐步的發生著改變，即由紙質模式到數字式檔案，由人工檢索到計算機技術檢索，由原來只能在館內利用到遠程就能利用，檔案信息的管理日漸方便、快捷、準確，然而與此同時，也必須面對這一改變帶來的其他問題，在這其中最重要的就是數字檔案信息管理的安全性，本文主要分析了數字檔案信息安全管理的重要性，并提出了管理的相關措施。

[關鍵詞]數字檔案；信息；安全性；管理對策

前言

相對而言，傳統的檔案館藏大都是紙質的材料，或者是錄音、照片等實體資料，多以實物的形式的存在，然而數字檔案信息的資源管理，相對于傳統的紙質管理有著許多不可比擬的優點，如數字檔案管理中信息檢索較為方便，進而能夠使檔案管理的工作效率得到提高，也在很大程度上節省了工作人員的時間，通過數字化的檔案管理來查信息，不受地域與時空的限制，但是要非常注意管理的安全性問題。針對目前數字檔案信息的安全性管理存在問題，進行分析探討，進而采取有效的措施是非常有必要的，只有明確檔案信息安全的重要性，建立健全安全管理工作的科學合理模式，進而制定有效的實踐對策或方案，才能有效提升工作的水平。

1.數字檔案信息安全性管理的重要性

在信息化大發展的今天，檔案信息的應用在逐步加深。隨著應用的進一步發展，數字檔案安全性管理上也出現了一些問題，因此，為了滿足用戶的要求，首先就要保證檔案信息管理的安全性。提高安全性管理的力度，進而預防重要信息的丟失與盜竊，最大程度降低危機的產生，對于檔案信息的安全性管理是非常重要的。在具體的工作實踐中要創建相應的信息管理系統，制定相關的執行標準，建立管理保障體系，進而能夠使管控工作協調進行。與此同時，還要引進相關的信息技術，進一步保障管理體系可靠、合理的運行。另外，對于工作人員要提升其安全工作的能力、科學管理的意識，工作人員通過規范的應用、合理的開發、系統的評估以及嚴格的監督等工作，來為數字檔案信息的有效利用制造優質的環境。同時，還應該能夠科學的執行工作、更細化分工以及全面的調節，來優化完善工作的效果，進而能夠給數字檔案信息的工作有效開展開創出新的局面。

2.數字檔案信息安全性管理的對策

2.1加強宏觀管理的力度

首先，數字檔案信息管理的安全性其內涵較為豐富，不僅包含了專業的知識以及綜合的理論還涵蓋了前沿的技術，所以要想發揮其綜合的使用價值，就必須加強對其管理，進行科學的指導，樹立起有價值的理論思想，進而建立健全相關機構設施。另外還需要設立專門的檔案信息管理機構。網絡體系的安全性與合理規劃設計是不容忽視的，因此要格外重視網絡體系的安全規劃和設計，進一步優化和完善技術，加強宏觀調控的力度，開設信息化檔案管理安全使用的良好環境。所有安全管理工作的有效執行都必須要有根據，所以要細化并制定合理的安全管理制度，這主要包括了四個方面的問題，即檔案信息的安全、人員的安全、實踐管理規定體制的安全以及整個系統運行的安全。對于人員的安全管理還要包括崗位的管理安全、評估審核以及相關的管理制度等。

其次，在文檔信息的管理中需要分類來處理，按照存儲管理所需要的秘密級別進行分類，即可以分為絕密信息、機密信息、保密信息以及公開信息等級別。對于絕密信息和機密信息需要進一步使用加密的手段來管理，使之處于一種脫機但不聯網的工作狀態，這樣就能有效預防機密的檔案信息被竊取，或者是被非法變更來破壞其完整性等。在系統應用環境的管理工作中還要包括出入的限制、機房的應用、設施的有效保養和應用以及防磁干擾等多方面的具體保護措施。在系統進行運營以及服務的過程中，需要嚴格執行安全操控步驟，根據員工分工的不同，要分別給予不同的操作權限，進而在較大范圍內做好維護與安全備份，還要對軟件做定期的系統升級工作，另外在技術指標上，要時刻注意防止黑客攻擊數字檔案管理系統。要提高系統的安全性、防攻擊性能，要定期的進行入侵檢查、木馬殺毒、網絡安全系統維護等工作。工作人員要不斷的研究、分析、總結經驗，并細化分析以往出現過漏洞的案例，進而制定出切實可行的計劃，使安全管理和保障的水平有所提高。

2.2建立健全檔案信息應用的記錄體系

在數字檔案信息體系建立之后，在一些情況下，如載體形式的變化、信息的使用次數多等變化，使其形式發生一定變化。如果對于使用過的信息沒有加以證明其是否可靠，就不能明確的知道其是否是可信的。所以，建立健全檔案信息應用的記錄體系，將所有的數字檔案信息的使用進行綜合記錄，并且要對其受管理的狀況、使用的過程以及應用的狀態等進行詳細的使用登記，從而保證使用過的數據是真實可信的，只有這樣才能體現其綜合的應用價值。

2.3建立制度保障的支持策略

數字檔案信息的安全性管理是一個較為復雜且龐大的系統工程。需要建立健全相關的法律、法規或制度，并構造出可靠、完善的數字檔案信息的安全保障體系。數字檔案信息的安全性管理需要完善計劃、策略與實施步驟，而不是單純的只靠計算機系統來執行所需要的安全保障相關的任務，是需要制度保障共同來完成，因此，需要積極的爭取得到國家政策的支持，根據數字檔案信息管理的實際情況，參考相關的法律法規，進而制定出最適合檔案部門信息管理的規章或制度，用這一辦法對用戶進行約束，使信息得到系統的管理，進而能夠保證檔案信息的安全與可靠。

2.4提高體系的科技技術含量

在數字檔案信息在進行安全保障建設的過程中，要積極的運用現代的科學技術。要充分實現數字檔案信息的管理安全，不僅需要建立完善的保障制度還要重視科學技術的研發，進而保障體系的建立與技術之間合理的互動、相輔相成。工作人員要重視技術的安全使用，還要重視體系的安全，及時的采用入侵及時檢測、防病毒以及防火墻等技術手段，保證數字檔案信息處于真正的安全保障環境當中。

2.5提高從業人員的職業道德與素質教育

要提升從業人員的職業道德與綜合素質，就要加強檔案管理人員的安全意識，只有這樣才能讓他們意識到檔案信息安全的重要性，工作人員要嚴格的按照相關的規章制度來執行工作，增強每一個工作人員對于檔案信息的責任心，讓他們具有積極認真且負責的工作精神，強化管理技術，進而保證檔案信息的安全與真實性。

3.結語

綜上所述，數字檔案信息的安全管理是非常重要的部分。因此，只有明確檔案信息的重要性，建立健全安全管理工作的科學合理模式，制定有效的實踐對策或方案，才能有效提升工作的水平，為推進檔案信息的數字化管理、安全性管理以及可靠性應用打下堅實的基礎，隨著信息時代發展的要求，進而實現可持續的全面發展目標。

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