企業(yè)檔案管理模式探索

楊赫

[摘 要]自我國(guó)改革開(kāi)放以來(lái)，企業(yè)的管理模式也在積極轉(zhuǎn)變，其中鐵路運(yùn)營(yíng)模式的轉(zhuǎn)變尤為突出。筆者就對(duì)鐵路企業(yè)檔案的管理模式重要性進(jìn)行了分析，并提出了提高檔案管理水平的方式。

[關(guān)鍵詞]鐵路運(yùn)營(yíng)；檔案管理；信息化管理模式

企業(yè)檔案管理工作是一門(mén)科學(xué)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，同時(shí)企業(yè)檔案管理的內(nèi)容豐富，并且管理過(guò)程較為復(fù)雜，需要企業(yè)檔案管理人員的共同配合。鐵路企業(yè)需要有效管理企業(yè)檔案，以順應(yīng)社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理發(fā)展要求，創(chuàng)建新型企業(yè)檔案管理模式，將管理信息化，只有這樣才可以使企業(yè)檔案成為鐵路企業(yè)的有效資源，從而促進(jìn)鐵路企業(yè)的蓬勃發(fā)展。

1.鐵路企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

1.1管理對(duì)象范圍廣

檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象則是檔案利用者。但鐵路企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理不同，鐵路企業(yè)檔案更加的分散，并且檔案數(shù)量較多，與社會(huì)利用檔案聯(lián)系較大。對(duì)檔案需求的不斷增加，在一定程度上促進(jìn)了鐵路企業(yè)檔案管理水平的提高，鐵路企業(yè)檔案管理的對(duì)象范圍的更加廣泛使鐵路檔案管理工作不斷向前發(fā)展，由過(guò)去的分散管理變?yōu)榻裉旖y(tǒng)一管理。

1.2管理理念新穎

信息時(shí)代促進(jìn)了鐵路企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，管理理念更加新穎，運(yùn)用領(lǐng)域也更加深廣。鐵路企業(yè)檔案管理工作者需要有善于接受新事物、新知識(shí)的態(tài)度，適應(yīng)時(shí)代變化，適時(shí)改變工作方法與策略，科學(xué)合理地進(jìn)行企業(yè)檔案管理，使企業(yè)檔案工作更加高效、有序地進(jìn)行，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

2.鐵路企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案在鐵路企業(yè)發(fā)展中占有重要地位，因此檔案管理也就成為了鐵路企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，成為影響鐵路企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的因素之一。鐵路企業(yè)檔案記錄著鐵路企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，真實(shí)有效地反映了鐵路企業(yè)的發(fā)展歷程，其中的知識(shí)信息和科技資源切實(shí)地反映了鐵路企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，同時(shí)也成為了鐵路企業(yè)發(fā)展的催化劑。鐵路企業(yè)如果可以對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理，抓住機(jī)遇就可以加快鐵路企業(yè)檔案的管理進(jìn)程，從而發(fā)揮鐵路企業(yè)檔案的實(shí)用價(jià)值，促進(jìn)鐵路企業(yè)發(fā)展。

2.1提高信息組織的工作效能

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理結(jié)合已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，在鐵路企業(yè)的檔案管理工作中廣泛應(yīng)用，由此鐵路企業(yè)的檔案管理有效地提高了信息組織的工作效能。信息服務(wù)是企業(yè)國(guó)際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在加強(qiáng)企業(yè)的信息服務(wù)工作的過(guò)程中，鐵路企業(yè)需要發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，通過(guò)建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，為鐵路企業(yè)管理上提供有效的依據(jù)，保證鐵路企業(yè)持續(xù)、快速發(fā)展。

2.2保證企業(yè)檔案的安全

鐵路企業(yè)檔案管理采用信息化的技術(shù)將檔案信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，然后以電子文件的方式分類(lèi)、管理和保存。信息化的手段有效避免了檔案信息丟失的危險(xiǎn)，保證了鐵路企業(yè)檔案的安全。

由于多數(shù)的檔案管理都采用了信息化手段，鐵路企業(yè)需要高度重視，并利用多種信息化手段保護(hù)確保進(jìn)行檔案管理時(shí)網(wǎng)絡(luò)的足夠安全。通過(guò)防火墻等技術(shù)保證企業(yè)檔案的安全，避免外部因素對(duì)企業(yè)檔案造成的不利影響。

3.提高鐵路企業(yè)檔案管理的方式

3.1構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，鐵路企業(yè)檔案管理也面臨著環(huán)境變化的難題，管理環(huán)境變化多樣改變了企業(yè)檔案信息的收集方式。一方面，鐵路企業(yè)的檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行收集整理。除此之外，鐵路企業(yè)也可以將檔案信息直接錄入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，免去了中間環(huán)節(jié)。由于鐵路企業(yè)檔案管理變化多樣，檔案管理人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)，從而隨時(shí)對(duì)存入系統(tǒng)的檔案進(jìn)行采集核對(duì)。

鐵路企業(yè)檔案管理部門(mén)可以對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行調(diào)整和完善，結(jié)合實(shí)際情況，以企業(yè)自身的檔案管理特點(diǎn)為依據(jù)，構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)，提高鐵路企業(yè)檔案管理效率。鐵路企業(yè)應(yīng)積極借鑒相關(guān)企業(yè)的檔案管理模式，從中吸取經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建出符合鐵路企業(yè)特點(diǎn)的知識(shí)管理平臺(tái)。另外，鐵路企業(yè)也可以構(gòu)建企業(yè)日常運(yùn)行的檔案檢索目錄，通過(guò)企業(yè)檔案信息高效傳輸交流，使鐵路企業(yè)的檔案信息可以永久性地保存。

鐵路企業(yè)也應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的檔案安全管理，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需要不斷調(diào)整鐵路企業(yè)內(nèi)部檔案利用的機(jī)制，有效利用檔案信息的高效傳輸，最大限度地發(fā)揮檔案在鐵路企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)鐵路企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.2適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的需要

隨著社會(huì)發(fā)展的需求不斷增加，鐵路企業(yè)檔案管理也應(yīng)該適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的需要，采取文檔一體化的管理模式。將過(guò)去的文件與檔案統(tǒng)一地進(jìn)行管理，使之形成一個(gè)有機(jī)整體。文檔一體化的管理模式可以使鐵路企業(yè)檔案管理適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的需要，從而使鐵路企業(yè)檔案能夠得到有效的控制。

3.3提高工作效率

企業(yè)檔案管理方式需要適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，促進(jìn)鐵路企業(yè)檔案管理工作效率的提高，因此鐵路企業(yè)檔案管理工作模式必須順應(yīng)時(shí)代變化進(jìn)行相應(yīng)的改革。

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)鐵路企業(yè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，應(yīng)用信息化、現(xiàn)代化手段進(jìn)行企業(yè)人力資源管理。鐵路企業(yè)需要緊隨時(shí)代發(fā)展的潮流，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，掌握先進(jìn)的企業(yè)檔案管理技術(shù)，同時(shí)鐵路企業(yè)也可以適引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，學(xué)習(xí)國(guó)外檔案管理的新技術(shù)，不斷提高自身的檔案管理水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化相結(jié)合的目標(biāo)。

4.結(jié)語(yǔ)

鐵路企業(yè)檔案管理工作需要適應(yīng)時(shí)代需要，對(duì)檔案管理要給予重視，對(duì)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決。鐵路企業(yè)只有充分重視檔案管理，才可以充分利用企業(yè)檔案，為鐵路企業(yè)提供更為人性化的服務(wù)。因此，鐵路企業(yè)需要不斷優(yōu)化自身的檔案管理工作，從而促進(jìn)企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化模式探索。

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