高校二級學院辦公室主任“五位一體”工作思路探討

文/陸覺明

高校二級學院辦公室主任“五位一體”工作思路探討

文/陸覺明

高等學校二級學院辦公室承擔著學院的人才培養、科學研究、學科建設、人事、物資、經費使用等日常管理工作，是處于承上啟下、綜合協調的綜合辦事機構。在日常工作中，與學校各職能部門及學院師生有著廣泛的工作聯系。辦公室的主要職能是圍繞高等學校“人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承”的中心工作，做好服務、管理、信息處理、協調和監督等。辦公室有黨政辦公室、教務辦公室、科研辦公室、研究生辦公室等管理機構。辦公室人員由行政秘書、人事秘書、教學秘書、研究生秘書、科研秘書等人員組成，每位秘書均有一定的專業知識，又有一定參與日常事務管理的能力。辦公室主任肩負著領導“五大秘書”的責任，工作性質要求具備較高的人文修養、創新意識、工作方法、工作能力，其個人行為將直接影響辦公室人員的工作作風和效率，直接影響到學院的教學、科研等管理工作的正常展開和整體形象。辦公室主任樹立“服務、管理、危機、創新、發展”等“五位一體”思想意識顯得尤為重要，以適應學校事業科學發展的新形勢，開創學院辦公室工作新局面。

一、樹立服務意識，強化“以人為本”

服務，是指為別人、為集體的利益而工作或為某種事業而工作，搞好服務工作是辦公室人員的一項基本職責。學院的教學、科研、社會服務、文化活動、計劃執行等行政管理工作都是通過學院辦公室具體組織實施。意識決定行動，要把服務意識放在首位，辦公室是一個服務窗口，學院辦公室服務的對象分為各級領導、教師和學生。首先要樹立“以人為本”的教育理念，服務于師生教學，提高師生滿意度，有利于實施教育方案。辦公室人員要有強烈的服務意識，增強服務的主觀能動性，要換位思考，將心比心；以領導、教師、學生為本，想領導、教師、學生之所想，急領導、教師、學生之所急；做到以“教學為中心”，圍繞大局，不斷提高服務水平；既要服務好領導，又要服務好老師；既要服務好校級職能部門，又要服務好系級等基層單位。學院辦公室主任肩負著領導職能，無論對上對下，對外對內，都要以“服務”為理念，從自己做起，從小事做起，發揮表率和引領作用；要講究工作方法，切實做好辦公室人員的思想工作，互相溝通、互相探討問題，培養辦公室人員服務觀念，增強服務意識，提升服務水平。

二、樹立管理意識，強化節約廉儉

管理，是主體（人）通過客體（對象）來實現個人目的的一種活動。學院辦公室管理工作有教學、科研、人事、設備、財務、信息、制度等帶多方面的管理，實施管理目的是為人才培養、科學研究等創造條件，提高工作效率。二級學院辦公室負責對學院的人、財、物、信息等方面進行具體管理工作，可細化到每一事物或每一個人。辦公室主任作為一個基本教育單位具體組織實施者開展領導管理職能，在“服務意識”基礎之上，必須建立“管理意識”理念，以科學的管理理念指導實際工作，為學院培養高層次、高質量的人才做好優質保障。學院辦公室管理主要是針對辦公室內部而言，具體要做好三方面工作，一要宏觀上把握辦公室全局，對外要主動密切配合學校各職能部門和學院黨政領導，做好教育改革與發展等重大事項的具體協調及有關政策實施的管理工作。二要主動加強辦公室人員思想教育管理，提高從人為主觀意識轉變為“以人為本”科學管理的理念，提升責任意識，規范工作程序。三要加強學院人、財、物管理等制度建設與績效考核，將日常工作納入科學化、制度化、規范化管理，合理安排各項經費的支出，杜絕浪費，降低各種使用和管理成本，提高辦公室的整體管理水平，為學院發展提供強有力的保證，具體做好方案設計、組織實施和工作總結。

三、樹立危機意識，強化知識學習

危機是對組織的基本價值和行為架構產生重要威脅，要求組織在時間緊迫的情況下作出決策的情境狀態。危機具有突發性、不確定性、緊迫性、破壞性、無序性、隱蔽性、擴散性等特征。《左傳》曰：“居安思危，思則有備，有備無患”。“居安思危，未雨綢繆”，是一種超前的危機意識。危機意識是清醒劑，能讓人在危機來臨之前保持清醒。眾所周知的“溫水煮青蛙”的故事，曾經的輝煌并不意味著現在的成功，人最好的時候可能是最不好的開始——“危機往往就是這時悄悄來臨的。美國未來學家阿爾文托夫勒認為：生存的第一定律是：沒有什么比以往的成功更加危險。因此，我們不能陶醉于以往的成功經驗，必須永遠保持如履薄冰的危機意識。不滿足現狀，持續不斷地挑戰自我，向更高的目標邁進。

隨著社會發展，知識更新越快，知識折舊率越來越高。教育服務的對象都是具有較高的專業水準、文化層次和學科多樣性，這就要求辦公室主任能適

應深層次、全方位和不斷改革發展的形勢，深感知識匱乏危機；要樹立終身學習理念，加強理論及實踐方面的學習與總結，不斷拓寬知識。辦公室主任應博學多識、做善于學習和善于創新的表率。

要努力學習國家有關教育方面的政策和科學發展觀的理論知識，增強貫徹執行黨的教育路線政策的自覺性和堅定性，在學習中提高理論水平，提高科學判斷形勢的能力，駕馭辦公室的管理能力，應對突發事件處理的能力。

要面對教育發展的新情況、新問題，掌握新知識、提高新能力。只有不斷學習、更新知識，在實踐中鍛煉自己，使自己真正適應新的形勢和新的要求，提高辦文、辦會、辦事方面的能力，努力成為辦公室工作的“通才。

要根據履行工作崗位職責的要求，深入了解不同學科背景，系統學習專業知識，拓寬、完善知識結構，幫助提高業務素質，努力提升領導科學發展與組織實施的能力。

四、樹立創新意識，強化科學發展

創新是個人在工作中保持蓬勃朝氣和昂揚銳氣的力量源泉。創新是一種銳意進取的精神面貌，是一種勇于探索的工作態度，是一種不斷追求卓越、追求進步、追求發展的理念。

觀念的創新是基礎。思想是行動的指南，觀念是行動的先導。思想觀念的創新應滲透于工作、學習、生活和一切社會事務中，使創新成為自覺行動和永恒主題。當好學院領導參謀的前提下，要進一步圍繞高等學校“人才培養、科學研究、服務社會、文化傳承與創新”的中心任務，順應高校改革發展形勢，不斷促使思想觀念創新，沖破一切妨礙發展的思想觀念，突破思想的保守性、思維的陳舊性、思路的局限性，走出因循守舊、墨守成規，滿足現狀、不思進取，順其自然、溫飽即安的思維模式，用新觀念、新思維研究新情況，用新舉措、新辦法解決新問題。敢于競爭，奮力拼搏，勇攀高峰，不斷創造新業績。

方法的創新是關鍵。辦公室管理工作明確目標，找準方向，要下大力不折不扣地一以貫之。更多地深入進行調查研究，充分運用會議協調、組織協調，信息協調 、逐個溝通等多種方式，協助反映、分析和解決改革和發展中遇到的問題，為領導、師生提供更多更好的服務。因此要全力推行求真務實、注重實效的工作方法；要大力提倡工作方式、工作手段的創新；通過創新方式方法，大力提高整體合力和凝聚力，從而提高工作效率；要注重在工作中邊實踐、邊探索、邊總結，不斷豐富創新內容，完善創新措施，要加大創新力度，推動創新工作上水平、上臺階。

制度的創新是靈魂。創新就是一股氣，一股不甘落后的志氣、奮起直追的勇氣、后來居上的豪氣；一股勇于探索的氣勢、敢為人先的氣概、尊重個性的氣量；一股鼓勵創新的氣氛、崇尚創新的氣魄、競相創新的氣象。發展創新文化、培育創新精神，需要觀念的支撐。在強調工作規范的同時，更應強調創新，開創工作新局面；方法的執行，更呼喚制度的保障。制度創新的靈魂，是尊重人、服務于人、平等待人。既要建章立制，要根據學院辦公室人員的不同崗位，明確工作職責，規范具體工作行事規程；要培養辦公室人員不斷更新工作理念和方法，樹立創新意識，認真學習科學發展觀理論，不斷完善規章制度，規范工作思路和辦事規則，以創新型管理方式，提高學院的辦學水平。

學院辦公室作為學院的綜合部門，面對新形勢，管理工作要適應教育形勢和知識經濟時代的要求，作為辦公室的領導者，要不斷吸收借鑒先進的管理經驗，尋找工作規律，注重工作觀念、方法、制度的創新，既要發揚務實精神，更要有開拓進取精神，真正做到科學管理辦公室工作，在辦公室工作創新中發展事業。

五、樹立發展意識，強化能力培養

發展是指人或事物由小到大、由簡單到復雜、由低級到高級的變化或指變化的趨勢。二級學院辦公室主任既是一個基層服務工作者，又是一個具有一定專業知識的領導者。在實際工作中，既要有責任與擔當的氣魄，又要有自我發展的意識；科學發展觀的第一要義是發展。學院教育事業要發展，辦公室主任事業也要發展，辦公室主任發展的前提是要有良好的素質和工作能力，所以要準確定位，身體力行，加強自身修養和素質的培養和提升。一要篤學尚行，在知識海洋的游弋中，提高自身的素質能力。要向書本學習、向周圍學習、向實踐學習。既要學習管理知識、學科專業知識，特別要多學習國學經典，吸取精華，從經典中擴展與提升思維。《大學》中提到篤學尚行，止于至善；宋代著名詩人蘇軾的《題西林壁》“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同。不識廬山真面目，只緣身在此山中。”要學會站在不同的角度、高度看問題，形成觀點不同、尋找不同的解決方法，只有努力學習，才能達到最高境界。二要善于處世，學會理解，在營造和諧的人際環境中，提高自身的素質能力。既要做到寬宏大度、淡泊名利；又要學會換位思考，針對學生、教師和領導等不同對象，解決問題要扮演不同角色，采用不同的方法達到解決同題的目的。三要修身養性，在人格的塑造中，提高自身的素質能力。堅定信念，完美自我人格，注重錘煉，努力具備堅定不移的信念、誠實守信的品格、求真務實的作風、堅定果斷的魄力、堅韌不拔的精神。

高等學校是實施“人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承與創新”的基地， 同時也是一個高級人才集聚的高地。隨著高校招生規模的擴大，二級學院的師生人數劇增，而二級學院辦公室人員編制受限，且工作涉及面廣、難度大、節奏快。學院辦公室主任職位是一個錘煉和造就人才的工作崗位，辦公室主任既是一個服務者，又是一個管理者，要求具有全面的知識結構和較好的工作理念、方法與辦事能力。辦公室主任要在工作中學會學習，在學習中學會工作，主動樹立“服務、管理、危機、創新、發展”等“五位一體”的指導思想，并將有機結合付諸實施，不斷完善自我人格，實現自我價值，提升管理工作水平，促進高等教育事業的發展。

（作者單位：江南大學人文學院）