淺析人事檔案發展趨勢與對策

文/李維娜 茍俊杰 郝智慧

人事檔案是反映個人思想品德、專業技能和業務素養的重要材料，是全面考察和了解一個人的有效依據，是個人成長和實踐經驗的真實的歷史記錄。一切事物都是發展變化的，人事檔案的管理也不例外，傳統的黨政機關管理干部人事檔案管理模式已無法適應當今社會的發展，因此只有隨著社會發展的腳步并依據新形勢、新環境及時發現存在的問題，不斷發展完善，人事檔案才能為社會、為個人提供更優質的服務。

一、建國以來人事檔案工作所取得的成就

1949年中華人民共和國成立后，隨著新中國人事制度的建立與發展，人事檔案管理工作也受到了高度重視。中央華北局組織部制定的《關于保管干部檔案的兩項規定（草稿）》明確了各級組織部門保管干部檔案的范圍，而中共中央組織部于1952年和1956年先后下發的《中央組織部關于轉遞干部檔案材料的通知》和《中央組織部關于轉遞干部檔案材料應注意事項的通知》則使具有我國特色的干部檔案轉遞制度得到確定。20世紀五、六十年代《干部檔案管理工作暫行規定》和《關于建立學生檔案的通知》通過，我國干部人事檔案和學生人事檔案相繼取得了可喜的成績，進一步促進了我國人事檔案的發展。

十一屆三中全會以后，我國人事檔案工作得到恢復和整頓。1980年中共中央組織部召開了第二次全國干部檔案工作座談會，會上討論修改了《關于加強干部檔案工作的意見》《干部檔案工作條例》《干部檔案整理辦法》等文件，為此后干部檔案管理步入新的發展階段起到了重大作用。20世紀80年代中后期，隨著改革開放的深入，我國用人制度發生了重大變化，為了適應當時人事檔案管理的需要，1990年12月中共中央組織部召開的第三次全國干部檔案工作會議通過了新的《干部檔案工作條例》及《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》，使干部檔案工作更加規范化。1996年12月，中共中央組織部、人事部發布的《流動人員人事檔案管理暫行規定》促進了流動人員人事檔案規范化的發展。進入21世紀后，中共中央組織部于2005年11月召開了第四次全國干部檔案工作會議，對干部檔案收集歸檔規定和干部履歷表兩個文件根據新時期的工作需求進行了修訂。次年，中組部又發出了《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》，從而使得干部檔案的真實性得到維護，也促進了全社會對人事檔案權威性的關注與重視。2009年，中央組織部又根據當時干部任用、考核工作中的現實情況發布了新的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。

總之，經過建國后60多年的發展，我國的人事檔案工作取得了重大發展，干部檔案、學生檔案和流動人員人事檔案、企業職工檔案等都得到較好的管理和發展。

二、當前人事檔案工作所面臨的新環境與新需求

（一）人事檔案工作面臨的新環境。

隨著我國經濟的飛速發展以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作環境發生了重大變化，面臨著更多新的挑戰。我們只有認清人事檔案工作所處的新環境、了解社會對人事檔案工作的新要求，適時地加以創新改革，人事檔案管理的工作才能更好地適應社會的發展，更好地發揮其作用。

1.新的制度環境。在過去的計劃經濟時代，人事檔案管理實行的是“集中統一、分級管理”體制，這種體制是時代的產物，適應了當時社會的發展。而如今，我們國家早已開始實行市場經濟，人員流動性大大增強，人才競爭日益激烈，在這樣的社會背景下，原有的封閉式的管理體制束縛了人才的合理流動，因此，20世紀90年代之后，“人才服務中心”“人才交流機構”等各種機構開始涌現，為流動人員提供人事檔案的安置處所，使人事檔案的社會化管理體制得到發展，成為傳統的封閉式管理體制的有力補充。至今，人事檔案代理制度下的各種機構已逐步成熟，它們在激活用人機制，促進人才合理流動及加大人力資源開發的力度方面起到了重要作用。

2.新的管理環境。以往的人事檔案管理工作主要是針對干部、學生、工人這三大類群體，特別是干部人事檔案，是組織上在干部人事管理工作中形成的干部個人各方面材料的集合體，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔干部的重要依據，一直以來都是人事檔案管理的重中之重。然而，隨著社會的發展，人事檔案的門類逐漸開始增多，特別是流動人員的大量增加引發了大家對“流動人員檔案究竟應該何去何從”這一問題的熱議。人事檔案門類的不斷增加，使管理對象呈現復雜化的特點，在管理人事檔案的過程中，要注意依據不同人員的特點確定具體的管理要求，無論是從該類人事檔案所必須包括的材料內容還是從具體的管理方法上都要根據現實情況加以區別，以具體反映不同職業人群的特色和不同行業的用人需求。

3.新的技術環境。20世紀90年代以來，人類科技發展日新月異，尤其是計算機技術的飛速發展，使得一切領域都受到了巨大影響，帶來了革命性的變化，人事檔案的管理工作也不例外。以往的傳統的紙質檔案無論是在檢索還是利用方面都存在很大弊端，完全依賴人工檢索所需檔案的辦法在如今這樣一個信息大爆炸的時代已經行不通了，依靠計算機技術將檔案數字化后進行保管，檢索者可以通過鏈接好的文件直接進行標題式檢索會大大提高利用效率，這樣不僅可以節省利用者的時間，同時也有利于檔案工作人員更好地管理檔案。此外，隨著我國檔案信息化建設的推進，人事檔案同樣可以在辦公自動化系統中生成，應用人事檔案管理系統管理，人事檔案的載體不再是單調的傳統的紙質，而是呈現多樣性的特點（如光盤、磁帶等介質）。人事檔案的管理方式、管理手段因技術環境的變化正發生著重大變革。

總的來說，面對新的管理環境、制度環境以及新的技術環境，傳統的人事檔案管理觀念、體制、模式、方法已不再能完全適應現代社會發展的需要，人事檔案管理工作必須與時俱進，積極迎接挑戰，探索適應新時期要求的管理模式與方法。

（二）人事檔案管理面臨的新需求。人事檔案是人才信息的縮影，通過人事檔案可以了解一個國家、一個地區或一個系統、一個單位人才的數量、專業素質等各方面的詳實信息，因而人事檔案是了解人力資源情況的重要工具，是進行人才預測、制定人才培養計劃的可靠信息庫，對于個人來說則是落實相關待遇、維護其合法權益的重要保障。在市場經濟條件下和現代文明社會中，人事檔案的功用實際在不斷擴大，無論是社會組織還是人事檔案的相對人都對它越來越關注。

1.提供全面而真實的信息。新的發展環境下，社會對人事檔案管理工作的新需求首先就是能夠利用到具有較高價值的人事檔案信息，具有較高價值的人事檔案信息是兼具全面性與真實性的信息。符合社會需求的人事檔案應是內容真實并充實的信息集合體，不僅如實反映人事檔案相對人的姓名、年齡、經歷等自然狀況，還要包含能凸顯該人員業績、誠信守法等方面的信息。只有在原有的人事檔案內容基礎上，注意收集補充能動態記載個人特長、業績、公德操守、信用等內容的信息，才能提高人事檔案的可信度和利用價值。

2.服務快捷方便。新環境下我國人事檔案管理工作不僅要服務于政府機構、組織,還要為廣大社會公眾生活和公民參與社會經濟、政治、文化活動提供保障和創造條件,切實保障廣大人民的根本利益。當前社會整體對人事檔案的利用需求大幅度提高，信息化社會人們要求能通過先進的技術手段提高獲取信息的速度和方便程度，如何革新管理手段以及服務方式，快速回應社會對人事檔案信息的合理利用需求、為利用者提供便利成為衡量人事檔案管理工作優劣的一項重要標準。

3.保障個人知情權。人事檔案的個人知情權，這里主要是指當事人合法擁有的對人事管理部門保管的有關自己的檔案材料狀況及其利用情況等進行知曉的權利。近些年來，因原單位在當事人人事檔案中記錄了“不實之詞”，或塞進“缺乏事實根據的對當事人不利的材料”等，造成對當事人的傷害，由此引起的檔案糾紛、爭議甚至訴訟的事件，頻頻在各媒體曝光。近年來隨著民主政治的推行，政府信息的公開，增強人事檔案透明度的呼聲越來越高，這是人們要求尊重個人人格、尊重公民權利的表現。適度地公開人事檔案的內容，是保障個人知情權的重要措施，有利于維護社會公平，保障檔案相對人的權益不輕易受侵害。

三、人事檔案管理工作的發展趨勢與對策

新的社會背景下，要想保證人事檔案管理工作的健康發展，必須首先認清人事檔案管理工作的發展趨勢，通過對新環境下社會需求的研究與人事檔案工作未來發展趨向的科學預測，才能有的放矢地制定具體的發展對策。

（一）人事檔案管理工作的發展趨勢。總體而言，人事檔案管理工作將體現出信息化、專業化、制度化的發展趨勢。

1.信息化。人事檔案管理工作的發展趨勢之一就是人事檔案管理工作的信息化，人事檔案管理工作的信息化是以網絡、通訊、計算機技術廣泛應用為主導，以人事檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，人事檔案信息法規、政策、標準為保障的綜合體系，它需要不斷發展的軟硬件基礎設施、真實有效的人事檔案數據、法律法規標準、技術標準、專業化的管理人員、服務功能強大的網絡平臺來支撐，信息化是人事檔案管理工作在科學技術迅猛發展態勢下的必然選擇，有利于解決傳統管理模式下存在的管理模式保守、管理理念滯后、技術手段落后等突出問題。

2.專業化。由于管理的現代化與科學化要求，未來的人事檔案管理人員隊伍必然朝著專業化的方向發展。以往的人事管理工作中，對管理人員強調政治素質，對其專業技術要求比較低。但是在信息化社會，要勝任人事檔案管理工作的發展需要建設一支具有現代科學技術知識和業務知識的人事檔案管理專業人員隊伍。許多單位對原有的工作人員進行現代管理技術、專業技能的培訓，豐富他們的專業知識、提高其操作能力，這些實際表現出了對專業化人才的迫切需求。人事檔案管理工作復雜繁瑣，新環境下，要提高人事檔案工作管理水平，必須建構專業化的高水平的管理人員隊伍。

3.制度化。以往的干部檔案、國有企事業單位人員的檔案都免費存放在相應單位并不收取任何費用，但社會中眾多流動人員卻只有繳納一定的費用才能在人事檔案保管中心寄存自己的人事檔案，這種有失公平的情況是導致 “棄檔”現象的重要原因之一，我國人事檔案管理機構作為一種公共服務性信息管理機構，負有管理人事檔案的職責，對人事檔案加以管理也是出于國家對人力資源進行管理的需要，因此，人事檔案管理工作理應納入政府公共服務范圍，實現人事檔案管理公益化。

（二）人事檔案管理工作的發展對策。為更好地開展人事檔案工作，促進人事檔案管理工作的發展，就上述論述的人事檔案管理工作面臨的各種新環境、新需求以及發展趨勢，我們應從以下幾方面入手，對我國人事檔案管理工作的改革提出有效發展對策。

1.完善人事檔案材料內容。隨著社會的發展，人事檔案管理工作中要努力保障人事檔案內容的真實可靠性，從收集、鑒定、歸檔等各個環節對其內容的質量都要嚴格把關，并對出現的問題予以及時糾正等。此外，還要完善人事檔案的內容，依據不同社會群體的特點，充實能夠反映其專業技術特長、從業經歷、工作實績、遵紀守法等方面的材料，從而更好的發揮人事檔案的參考憑證作用，也只有這樣，人事檔案才能滿足新的社會背景下新的社會需求。

2.建立開放式的管理模式與服務方式。服務性是人事檔案工作賴以生存與發展的基礎，傳統人事檔案工作主要注重人事檔案的收集、整理、保管、傳遞等，但是時代的發展不斷地賦予了人事檔案管理工作新的內涵，主動化、人性化、開放化的服務模式成為社會迫切的需求，人事檔案管理工作要緊隨社會發展采用相應的現代管理手段與方式，公開部分非保密性的人事檔案信息，促進人事檔案信息資源的合理合法的開發利用，依據我國當前用人制度的特點，將傳統的封閉管理模式向現代化的開放式管理轉變，這樣不僅有助于整個社會人力資源的合理流動，同時也為人事檔案管理的發展奠定了堅實基礎，與社會發展的新趨勢相一致。

3.完善監督機制，建立問責制。人事檔案的真實可靠性是其本質特征之一，要想減少或者杜絕人事檔案“造假”等現象，必須完善監督機制，建立問責制。通過監督機制的建立，擴大檔案形成程序的透明度，制定嚴格的審查手續，可以設立專門的評估機構，定期或不定期監測人事檔案材料的真實性、合法性和實用性，并能對個人或用人單位就材料真假提出的異議做出鑒定，使社會、個人和用人單位之間應形成相互監督、相互制約的互動機制；其二，要建立好責任追究等問責制度從源頭上遏制虛假材料進入人事檔案，對違規行為進行嚴厲的制裁和打擊。